Maatwerk Software Documentverwerking
Van stapels papier naar gestructureerde data.
AI die jouw documenten begrijpt én verwerkt.
Waarom documentverwerking automatiseren?
Elke organisatie worstelt ermee: de eindeloze stroom facturen, contracten, formulieren en rapporten die allemaal handmatig verwerkt moeten worden. Medewerkers besteden uren aan het overtypen van gegevens, het controleren van informatie en het archiveren van documenten. Fouten sluipen erin, deadlines worden gemist, en niemand heeft overzicht.
Met maatwerk software voor documentverwerking draai je dit om. AI leest en begrijpt je documenten, extraheert automatisch de relevante gegevens en verwerkt ze direct in je systemen. Wat voorheen uren kostte, gebeurt nu in seconden.
Meer weten over de achtergrond? Lees over onze Data Capture expertise en document-intelligentie.
Hoe werkt geautomatiseerde documentverwerking?
Van binnenkomend document tot verwerkte data in vier stappen:
Ontvangst
Document komt binnen via email, scan, upload of API
Herkenning
AI classificeert het documenttype en extraheert relevante velden
Validatie
Automatische controle tegen je bedrijfsregels en bestaande data
Verwerking
Data stroomt naar je ERP, CRM of andere systemen
Welke documenten kunnen we automatiseren?
📄 Financiële documenten
Inkoopfacturen, verkoopfacturen, creditnota’s, bankafschriften en betalingsbewijzen. Automatische matching met orders en contracten, directe boeking in je financiële administratie.
📋 Contracten & Overeenkomsten
Leescontracten, arbeidsovereenkomsten, leverancierscontracten en SLA’s. Extractie van looptijden, bedragen, clausules en automatische herinneringen bij verloopdatums.
👥 HR-documenten
CV’s, sollicitatiebrieven, identiteitsbewijzen, diploma’s en certificaten. Automatische screening, gegevensextractie en archivering in personeelsdossiers.
🏥 Sector-specifiek
Medische rapporten, verzekeringsclaims, bouwvergunningen, technische specificaties. We bouwen herkenning voor jouw specifieke documenttypes.
De technologie achter documentverwerking
25+ jaar OCR-ervaring, nu met AI
EasyData begon in 1999 met Optical Character Recognition (OCR), de technologie die tekst van gescande documenten omzet naar digitale tekst. Sindsdien hebben we duizenden projecten uitgevoerd en miljoenen documenten verwerkt.
Vandaag combineren we die jarenlange ervaring met de nieuwste AI-technologieën. Waar traditionele OCR alleen tekst herkende, begrijpt onze AI de context en betekenis van documenten. Het systeem weet dat een bedrag naast “Totaal” de factuursom is, niet zomaar een getal.
Zelflerende systemen
Onze modellen zijn zelflererend. Elke correctie die een medewerker maakt, wordt gebruikt om het systeem te verbeteren. Na verloop van tijd wordt de herkenning steeds nauwkeuriger voor jouw specifieke documenttypes en leveranciers.
Lees meer over onze technologische evolutie.
Bewezen producten als basis
We bouwen niet vanaf nul. Onze maatwerk oplossingen zijn gebaseerd op bewezen producten die we al jaren succesvol inzetten:
📄 PDFCommunicator
Krachtige tool voor geautomatiseerde PDF-verwerking. Leest inkomende PDF’s, extraheert gegevens en genereert nieuwe documenten. Perfect voor factuurstromen en geautomatiseerde correspondentie.
🔍 EasySeparate
Geavanceerde documentseparatie die automatisch documenttypes herkent en scheidt. Ideaal voor het verwerken van gescande batches met gemengde documenttypes.
Human in the Loop: de beste van twee werelden
- ✓ Automatische verwerking van standaard documenten met hoge zekerheid
- ✓ Menselijke controle waar nodig, bijvoorbeeld bij uitzonderingen of lage confidence scores
- ✓ Continu leren van menselijke correcties voor steeds betere herkenning
Meer over deze aanpak: Human in the Loop Interface
Documentverwerking in de praktijk
Tientallen jaren ervaring
Van gemeenten die duizenden vergunningsaanvragen verwerken tot zorginstellingen die patiëntendossiers digitaliseren, onze documentverwerking draait bij honderden organisaties.
“Al meer dan twee decennia werken GMS en EasyData samen in diverse projecten. Innovatieve OCR-kennis waar we in onze projecten op kunnen vertrouwen!”
Martijn Stam, GMS Digitaliseert
“Slimme Engineers die effectief ondersteuning bieden in onze projecten. Zodra handmatig werk te automatiseren is denken we aan EasyData!”
Thomas Dalin, Qintos
Bekijk meer succesverhalen van organisaties die hun documentverwerking hebben geautomatiseerd.
Klaar om je documentchaos te temmen?
Plan een demo waarin we live laten zien hoe onze software jouw documenten verwerkt. Upload voorbeelddocumenten en zie direct het resultaat.
🏆 Onze documentverwerking garanties
Proof of Concept – Test met jouw eigen documenten voordat je beslist
95%+ nauwkeurigheid – Op gestandaardiseerde documenten
AVG-compliant – Data blijft binnen de EU
Veelgestelde vragen over documentverwerking
Welke documenten kunnen geautomatiseerd worden?
Vrijwel alle zakelijke documenten: facturen, inkooporders, contracten, personeelsdossiers, medische rapporten, bouwplannen, verzekeringsclaims en meer. Onze AI leert specifieke documenttypes te herkennen en verwerken. Hoe gestandaardiseerder het format, hoe sneller de implementatie.
Hoe nauwkeurig is geautomatiseerde documentverwerking?
Met AI-gestuurde herkenning bereiken we 95%+ nauwkeurigheid op gestandaardiseerde documenten zoals facturen. Voor complexere of variabelere documenten bieden we Human-in-the-Loop verificatie om 100% zekerheid te garanderen waar dat nodig is.
Wat is de doorlooptijd voor implementatie?
Standaard documentverwerking zoals facturen is operationeel binnen 4-6 weken. Complexere implementaties met meerdere documenttypes en integraties duren 8-12 weken. We starten altijd met een Proof of Concept op jouw eigen documenten zodat je het resultaat ziet voordat je beslist.
Kan het systeem leren van correcties?
Ja, onze AI-modellen zijn zelflererend. Elke correctie die een medewerker maakt wordt gebruikt om het systeem te verbeteren. Na verloop van tijd wordt de herkenning steeds nauwkeuriger voor jouw specifieke documenttypes, leveranciers en uitzonderingen.
Hoe integreert dit met onze bestaande systemen?
We bouwen koppelingen met vrijwel elk systeem: ERP-pakketten zoals SAP, Exact en AFAS, CRM-systemen, financiële software en custom applicaties. Via API, bestandsuitwisseling of directe database-integratie, afhankelijk van wat jouw systemen ondersteunen.
Is onze data veilig?
Absoluut. Alle verwerking vindt plaats binnen de EU in AVG-conforme datacenters. We hanteren strikte beveiligingsprotocollen, encryptie en toegangscontrole. Op verzoek kunnen we verwerking zelfs volledig on-premise uitvoeren.
📝 Over de auteur
Rob Camerlink
CEO & Oprichter van EasyData
25+ jaar pionier in documentautomatisering. Van de eerste OCR-implementaties in 1999 tot de AI-gestuurde oplossingen van vandaag.
Disclaimer: Nauwkeurigheidspercentages zijn gebaseerd op projecten met gestandaardiseerde documenttypes. Resultaten variëren afhankelijk van documentkwaliteit en -variatie. We bieden een kosteloze Proof of Concept om realistische verwachtingen voor jouw situatie te bepalen.