Enterprise AP Automation: Crediteurenadministratie van morgen
Van handmatige controle naar geautomatiseerde inkoopfactuurverwerking voor duizenden facturen per maand
Plan een enterprise demo
ERP-integratie
Naadloze koppeling met SAP, Oracle, Unit4, Exact en meer.
AI-gestuurde extractie
Machine learning herkent leveranciers en velden automatisch.
Touchless processing
Tot 80% van facturen volledig automatisch verwerkt.
ISO 27001 ready
Enterprise-grade security met Nederlandse dataverwerking.
Wat is Enterprise AP Automation?
Enterprise Accounts Payable (AP) Automation transformeert de manier waarop grote organisaties facturen verwerken. In plaats van handmatige invoer, validatie en goedkeuring automatiseert AP automation het volledige procure-to-pay proces: van factuurontvangst tot betaling en archivering. Met AI-gestuurde technologie worden facturen automatisch geclassificeerd, worden velden geëxtraheerd en worden gegevens gevalideerd tegen je ERP-masterdata.
De uitdaging in de crediteurenadministratie
Financiele afdelingen besteden gemiddeld 15-20 uur per week aan het handmatig controleren van inkoopfacturen. Elke factuur moet worden vergeleken met de oorspronkelijke bestelling en de ontvangstbon. Bij grote organisaties met honderden facturen per dag is dit een tijdrovende en foutgevoelige klus.
Handmatige matching leidt tot vertragingen in betalingen, gemiste kortingen voor vroegtijdige betaling, en frustratie bij zowel de financiele afdeling als leveranciers. Met geautomatiseerde PO-matching worden deze problemen verleden tijd.
Daarnaast groeit het compliance-risico naarmate de volumes toenemen. Zonder gestandaardiseerd proces ontstaan er blinde vlekken: facturen die kwijtraken in overvolle e-mailboxen, goedkeuringen die weken blijven liggen op het bureau van een afdelingsmanager, en dubbele betalingen die pas bij de jaarafsluiting aan het licht komen. De Belastingdienst verwacht een sluitende administratie – en handmatige processen maken dat steeds lastiger te garanderen.
Het gevolg? Finance teams raken gevangen in een reactieve cyclus. In plaats van strategisch mee te denken over cashflowplanning en leveranciersmanagement, zijn ze bezig met brandjes blussen. CFO’s missen real-time inzicht in openstaande verplichtingen, waardoor accurate forecasting eerder een schatting wordt dan een onderbouwde prognose.
Het AP Automation proces in 6 stappen
Capture
Facturen via email, scan, EDI of upload worden automatisch binnengehaald.
Classify
AI classificeert documenttype en routeert naar juiste workflow.
Extract
OCR en machine learning extraheren alle relevante velden.
Validate
Automatische matching met PO’s en validatie tegen ERP-masterdata.
Approve
Workflow routeert naar juiste approvers met context en aanbevelingen.
Post
Automatische vouchering en posting in je ERP-systeem.
Herkenbare uitdagingen bij handmatige AP-verwerking
Tijdrovende data-invoer
Finance medewerkers besteden tot 60% van hun tijd aan het overtypen van factuurgegevens. Bij volumes van 5.000+ facturen per maand is dit onhoudbaar.
Menselijke fouten en duplicaten
2-5% van handmatig ingevoerde facturen bevat fouten. Dubbele betalingen en verkeerde bedragen kosten gemiddeld 1-2% van de totale spend.
Gebrek aan visibility
Waar zit die factuur in het goedkeuringsproces? Hoeveel staat er nog open? Zonder real-time inzicht wordt cash management gokwerk.
Gemiste kortingen en boetes
Trage verwerking betekent gemiste early payment discounts (vaak 2%) en late payment penalties. Bij miljoenen aan spend loopt dit snel op.
Schaalbaarheid
Groei betekent meer facturen, maar lineair meer FTE erbij zetten is niet de oplossing. Hoe schaal je efficiënt zonder kostenstijging?
Compliance en audit-risico’s
Zonder volledige audit trail en gestandaardiseerde processen groeit het risico bij externe audits en Belastingdienst-controles.
Hoe EasyData AP Automation deze uitdagingen oplost
Touchless invoice processing
Tot 80% van facturen wordt volledig automatisch verwerkt zonder menselijke tussenkomst. Je team focust alleen op uitzonderingen die echt aandacht vragen.
99%+ extractie-nauwkeurigheid
Hybride OCR met ABBYY-technologie en machine learning zorgt voor betrouwbare veldextractie. Confidence scores per veld geven inzicht in betrouwbaarheid.
Real-time dashboards
Volledige visibility in je AP-pipeline: open facturen, goedkeuringsstatussen, bottlenecks en KPI’s. Export naar je BI-tooling voor management rapportages.
Discount capture optimization
Snellere verwerking betekent meer early payment discounts. Bij 2% korting en miljoenen aan spend is dit direct extra cashflow.
Schalen zonder extra FTE
Van 5.000 naar 50.000 facturen? Geen probleem. Volumes verwerken zonder lineaire kostenstijging is de kern van AP automation.
Volledige audit trail
Elk document, elke wijziging, elk goedkeuringsmoment wordt gelogd. Volledige traceerbaarheid voor interne audits en externe compliance.
ERP-integraties en technologie
🔗 ERP-koppelingen
- SAP ECC / S/4HANA
- Oracle E-Business Suite
- Unit4 ERP / Agresso
- Microsoft Dynamics 365
- Exact Globe / Online
- Custom via REST API
🔍 Validatie & matching
- 3-way PO matching
- Vendor master validatie
- KvK/BTW-nummer check
- IBAN-verificatie
- Duplicate detection
- Tolerance thresholds
📤 Output & workflow
- Automated GL coding
- Multi-level approvals
- Exception handling
- Batch posting
- PDF/A archivering
- Analytics dashboards
Voordelen voor enterprise organisaties
90% kostenbesparing
Van gemiddeld 12 euro naar 1-2 euro per factuur. Bij 10.000 facturen per maand is dat 100.000+ euro besparing per jaar.
Cycletime van weken naar uren
Facturen die voorheen dagen in goedkeuringsqueues bleven, worden nu binnen uren verwerkt.
Betere leveranciersrelaties
Snelle, accurate betalingen verbeteren leveranciersrelaties en openen mogelijkheden voor betere condities.
Focus op strategie
Finance teams besteden tijd aan analyse en advies in plaats van data-invoer. Verhoog de toegevoegde waarde van je team.
Multi-entity support
Centraliseer AP-verwerking over meerdere entiteiten, landen en currencies. Eén platform voor de hele organisatie.
Fraud prevention
Automatische detectie van verdachte facturen, gewijzigde IBAN’s en fraudepatronen. Bescherm je organisatie.
📊 ROI van Enterprise AP Automation
De business case voor AP automation is helder: lagere kosten per factuur, snellere verwerking en minder fouten. Maar wat betekent dit concreet voor jouw organisatie?
De werkelijke ROI hangt af van je huidige volumes, kosten en processen. Wij maken graag een specifieke business case op basis van jouw situatie.
Vraag een vrijblijvende ROI-analyse aan en ontdek wat AP automation voor jouw organisatie kan betekenen.
Enterprise AP Automation in de praktijk
🏭 Manufacturing & industrie
Complexe supply chains met honderden leveranciers en hoge factuuraantallen. 3-way PO matching met goods receipts. Multi-plant verwerking met centrale controle. Meer over OCR voor logistiek en industrie.
🏥 Healthcare & zorginstellingen
Strikte compliance-eisen in combinatie met hoge volumes. Integrates met zorg-specifieke ERP-systemen en declaratieportalen. Meer over OCR voor de zorg.
🏛️ Overheid & publieke sector
Transparantie, audit trails en compliance staan centraal. Multi-entity verwerking voor samenwerkingsverbanden en shared service centers. Meer over oplossingen voor gemeenten.
🏢 Shared Service Centers
Centraliseer AP-verwerking voor meerdere business units of werkmaatschappijen. Standaardiseer processen en realiseer schaalvoordelen over de hele groep.
🛒 Retail & wholesale
Hoge volumes, veel leveranciers en seizoenspieken. Schaal mee met je business zonder lineaire FTE-groei. Koppeling met merchandise en inventory systemen.
🏗️ Bouw & vastgoed
Project-gebaseerde kostentoerekening en complexe goedkeuringsworkflows. Koppeling van facturen aan projecten en kostenplaatsen voor accurate jobcosting.
Start met Enterprise AP Automation
Ontdek hoe EasyData jouw factuurverwerking kan transformeren. Van assessment tot implementatie, wij begeleiden het hele traject.
🏢 Onze enterprise aanpak
Assessment & business case Analyse van je huidige proces en ROI-berekening
Pilot met je eigen data Proof of concept met je eigen facturen en ERP
Gefaseerde implementatie Gestructureerde uitrol met change management
Dedicated support Account manager en technisch team voor je organisatie
Veelgestelde vragen over Enterprise AP Automation
Wat onderscheidt enterprise AP automation van standaard factuurverwerking?
Enterprise AP automation is specifiek ontworpen voor hoge volumes en complexe organisaties. Dit betekent: bi-directionele ERP-integratie met systemen als SAP en Oracle, 3-way PO matching, multi-entity en multi-currency ondersteuning, geavanceerde workflow-engines voor complexe goedkeuringsmatrices, en enterprise-grade security met role-based access control. Standaard factuurverwerking mist vaak deze diepte van integratie en schaalbaarheid.
Hoe integreert dit met ons bestaande ERP-systeem?
Wij bieden native integraties met de meest gebruikte enterprise ERP-systemen: SAP ECC en S/4HANA, Oracle E-Business Suite, Unit4/Agresso, Microsoft Dynamics 365 en Exact. De integratie is bi-directioneel: factuurdata wordt gevalideerd tegen je ERP-masterdata (leveranciers, PO’s, goods receipts) en goedgekeurde facturen worden automatisch geboekt. Voor andere systemen kunnen we via REST API of andere connectoren integreren.
Wat is een realistische touchless processing rate?
Bij goed opgezette implementaties halen onze klanten 60-80% touchless processing. Dit hangt af van factoren als: kwaliteit van je masterdata, percentage PO-facturen vs. non-PO, variatie in leveranciers en factuurformaten, en toleranties voor automatische matching. Tijdens de pilot meten we je baseline en geven we een realistische target voor jouw situatie.
Hoe lang duurt een enterprise implementatie?
Een typische enterprise implementatie verloopt in fasen. De pilot (proof of concept met je eigen data) duurt 4-6 weken. De volledige implementatie inclusief ERP-integratie, workflow-configuratie en user training neemt 8-16 weken, afhankelijk van complexiteit. Wij werken met een gestructureerde methodologie die risico’s minimaliseert en zorgt voor succesvolle adoptie.
Welke volumes kunnen jullie verwerken?
Ons platform is ontworpen voor enterprise volumes: van enkele duizenden tot honderdduizenden facturen per maand. De architectuur is schaalbaar zonder dat dit lineaire kostenstijging betekent. Voor extreme piekbelastingen (bijvoorbeeld eindejaar of fusies) kunnen we capaciteit flexibel opschalen.
Hoe zit het met security en compliance?
Security staat centraal in onze enterprise oplossing. We verwerken data uitsluitend op servers in Nederland, werken met TLS 1.3 encryptie, en zijn ISO 27001 voorbereid. Je krijgt volledige audit trail, role-based access control, en SSO-integratie met je identity provider. We tekenen uiteraard een verwerkersovereenkomst en voldoen aan AVG-vereisten.
Wat kost enterprise AP automation?
Pricing voor enterprise oplossingen is maatwerk, gebaseerd op volumes, complexiteit van integraties, en gewenste service levels. Typisch werken we met een combinatie van implementatiekosten en een maandelijks abonnement. De business case is vaak helder: bij volumes vanaf 2.000 facturen per maand verdient de investering zich binnen 6-12 maanden terug. Neem contact op voor een vrijblijvende offerte.
Kunnen jullie ook non-PO facturen verwerken?
Absoluut. Non-PO facturen (zoals utilities, professional services, subscriptions) worden automatisch geclassificeerd en gerouteerd naar de juiste goedkeurders. AI-gestuurde GL coding zorgt voor automatische toerekening aan kostenplaatsen op basis van leverancier, categorie en historische patronen. Dit vermindert handmatige codering significant.
🏢 Over de auteur
Disclaimer: Percentages zijn gebaseerd op gemiddelde resultaten bij vergelijkbare enterprise organisaties. Werkelijke resultaten variëren per organisatie, volumes en implementatie.