Inkoopfactuur-matching: automatisch orders koppelen
Van handmatige controle naar automatische 2-way en 3-way matching
Vraag een gratis demo aan
Automatische matching
Koppel facturen automatisch aan inkooporders en ontvangstbewijzen.
Tolerantie-instellingen
Stel acceptabele afwijkingen in voor bedragen en hoeveelheden.
Exception handling
Slimme routering van afwijkingen naar de juiste medewerker.
AVG-compliant
Nederlandse servers. Je financiele data blijft in Nederland.
Wat is inkoopfactuur-matching (PO-matching)?
Inkoopfactuur-matching, ook wel PO-matching (Purchase Order matching) genoemd, is het automatisch koppelen van binnenkomende facturen aan de bijbehorende inkooporders en goederenontvangsten. Dit proces zorgt ervoor dat je alleen betaalt voor wat je daadwerkelijk hebt besteld en ontvangen, en voorkomt fouten, dubbele betalingen en fraude.
De uitdaging in de crediteurenadministratie
Financiele afdelingen besteden gemiddeld 15-20 uur per week aan het handmatig controleren van inkoopfacturen. Elke factuur moet worden vergeleken met de oorspronkelijke bestelling en de ontvangstbon. Bij grote organisaties met honderden facturen per dag is dit een tijdrovende en foutgevoelige klus.
Handmatige matching leidt tot vertragingen in betalingen, gemiste kortingen voor vroegtijdige betaling, en frustratie bij zowel de financiele afdeling als leveranciers. Met geautomatiseerde PO-matching worden deze problemen verleden tijd.
Soorten factuur-matching
📋 2-Way Matching
Vergelijking tussen factuur en inkooporder. Ideaal voor diensten en terugkerende leveringen.
- Leveranciersnaam controleren
- Ordernummer matchen
- Bedragen vergelijken
- Betalingscondities checken
- Snelle verwerking
📦 3-Way Matching
Vergelijking tussen factuur, inkooporder en goederenontvangst. De gouden standaard voor fysieke goederen.
- Alle 2-way controles
- Ontvangen hoeveelheden checken
- Kwaliteitsgoedkeuring meenemen
- Retourzendingen verwerken
- Maximale fraudepreventie
🔄 4-Way Matching
Uitgebreide matching inclusief kwaliteitsinspectie. Voor kritische of dure goederen.
- Alle 3-way controles
- Kwaliteitsinspectie rapport
- Certificaten valideren
- Batch/serienummers checken
- Compliance-documentatie
Hoe werkt automatische PO-matching?
Factuur ontvangst
Factuur komt binnen via email, scan of EDI. OCR extraheert alle relevante data.
Order identificatie
Systeem zoekt automatisch de bijbehorende PO op basis van nummer, leverancier of bedrag.
Matching & validatie
Vergelijking van prijzen, hoeveelheden en voorwaarden binnen ingestelde toleranties.
Routering
Match? Automatische goedkeuring. Mismatch? Naar de juiste medewerker voor afhandeling.
Van factuur tot betaling
OCR extractie
AI-gestuurde herkenning van factuurnummer, leverancier, regels, bedragen en PO-referentie.
ERP lookup
Real-time koppeling met je ERP voor het ophalen van inkooporders en ontvangstbewijzen.
Regel matching
Vergelijking op regelniveau: artikelen, hoeveelheden, prijzen en leveringsdata.
Workflow routing
Automatische goedkeuring of escalatie naar de juiste persoon bij afwijkingen.
Handmatig vs. automatische matching
| Kenmerk | Handmatig | EasyData PO-Matching |
|---|---|---|
| Verwerkingstijd per factuur
De tijd die nodig is van factuurontvangst tot goedkeuring voor betaling. Automatisering reduceert dit drastisch.
|
15-30 minuten | ✓ < 2 minuten |
| Foutenpercentage
Menselijke fouten bij handmatige invoer en controle. Automatische matching elimineert typefouten en vergissingen.
|
5-10% | ✓ < 1% |
| Straight-through processing
Percentage facturen dat zonder menselijke tussenkomst wordt verwerkt. Hoe hoger, hoe efficienter.
|
0% | ✓ 85-95% |
| Dubbele betalingen detectie
Automatische herkenning van duplicate facturen voorkomt kostbare dubbele betalingen aan leveranciers.
|
Beperkt | ✓ 100% |
| Audit trail
Volledige logging van alle acties voor compliance en controledoeleinden. Essentieel bij audits.
|
Handmatig bijhouden | ✓ Automatisch |
| Schaalbaarheid
Het vermogen om groeiende volumes te verwerken zonder evenredige toename van personeel of kosten.
|
Lineair met FTE | ✓ Onbeperkt |
🔌 ERP-integratie voor naadloze matching
Effectieve PO-matching vereist directe toegang tot je inkooporders en goederenontvangsten. Wij integreren met alle gangbare ERP-systemen via API, database-koppeling of bestandsuitwisseling. De matching vindt plaats in real-time of in batch, afhankelijk van je voorkeur.
Onze oplossing past zich aan jouw systemen aan, niet andersom:
- SAP: Directe RFC/BAPI-koppeling voor real-time PO-lookup en posting naar FI/MM modules.
- Oracle: REST API integratie met Oracle ERP Cloud en E-Business Suite.
- Microsoft Dynamics: Native connector voor Dynamics 365 Finance & Operations en Business Central.
- Exact: Koppeling via Exact Online API voor MKB-bedrijven.
- Overige systemen: Flexibele integratie via CSV, XML, SFTP of custom API’s.
Gebruik je een ander ERP-systeem? We maken graag een koppeling op maat. Neem contact op voor de mogelijkheden.
Voordelen van automatische PO-matching
Snellere verwerking
Verwerk facturen in minuten in plaats van uren. Nooit meer achterstand in de crediteurenadministratie.
Kortingen benutten
Betaal op tijd en profiteer van kortingen voor vroegtijdige betaling. Geen gemiste deadlines meer.
Fraudepreventie
Detecteer automatisch dubbele facturen, afwijkende prijzen en verdachte patronen.
Real-time inzicht
Dashboard met statusoverzicht, doorlooptijden en exception-rapportages.
Betere leveranciersrelaties
Snellere afhandeling en minder geschillen verbeteren de samenwerking met leveranciers.
Compliance-ready
Volledige audit trail voor interne controles, accountantsverklaringen en belastingdienst.
PO-matching in de praktijk
🏭 Productie & manufacturing
Honderden facturen per dag van grondstofleveranciers. 3-way matching met goederenontvangst en kwaliteitscontrole. Automatische blokkering bij prijsafwijkingen of leveringsproblemen. Meer over OCR voor productie.
🛒 Retail & e-commerce
Grote volumes leveranciersfacturen met veel regelposities. Matching van seizoensinkopen, promotieartikelen en standaardassortiment. Automatische verwerking van creditnota’s bij retouren.
🏥 Zorginstellingen
Complexe inkoopstructuren met raamcontracten en nacalculaties. Matching van medische hulpmiddelen, voeding en diensten. Volledige audit trail voor zorginkoopcontroles. Meer over OCR voor de zorg.
🏛️ Gemeenten & overheid
Strikte compliance-eisen en aanbestedingsregels. Matching tegen raamovereenkomsten en bestelorders. Automatische controle op budgetoverschrijdingen en mandatering. Meer over OCR voor gemeenten.
🚚 Transport & logistiek
Facturen van onderaannemers, brandstof en onderhoud. Matching van ritgegevens met facturen. Automatische verwerking van vrachtbrieven en CMR-documenten.
🏗️ Bouw & installatie
Projectgebonden facturen met termijnfacturatie. Matching van materiaallevering met werkorders. Automatische verrekening van meer- en minderwerk.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie?
Ontdek hoe andere organisaties hun factuurverwerking hebben geautomatiseerd. Van MKB tot enterprise, van 100 tot 10.000 facturen per maand.
Hoe wij PO-matching anders aanpakken
Slimme tolerantie-instellingen
Niet elke afwijking is een probleem. Een factuur van € 99,50 terwijl de PO € 100,00 vermeldt, hoeft geen manuele actie te vereisen. Onze matching engine werkt met configureerbare toleranties op meerdere niveaus:
Bedragtolerantie: Accepteer afwijkingen tot een vast bedrag of percentage. Bijvoorbeeld: automatisch goedkeuren bij afwijkingen onder € 10 of 2%.
Hoeveelheidstolerantie: Flexibiliteit voor over- of onderleveringen binnen afgesproken marges.
Leveranciersspecifiek: Verschillende toleranties per leverancier op basis van betrouwbaarheid en historie.
Fuzzy matching voor complexe situaties
In de praktijk zijn facturen zelden perfect. Ordernummers met typefouten, afwijkende artikelomschrijvingen of gesplitste leveringen. Onze AI-gestuurde fuzzy matching herkent en corrigeert deze afwijkingen automatisch:
Ordernummer variaties: “PO-2026-001234” wordt gematcht met “PO2026001234” of “2026/1234”.
Artikelomschrijvingen: “Printpapier A4 80grams” matcht met “A4 papier 80gr” uit je ERP.
Gesplitste leveringen: Automatische aggregatie van deelleveringen voor matching met de complete factuur.
📚 Meer lezen over factuurautomatisering?
Naast onze eigen expertise zijn er diverse bronnen die je kunnen helpen bij het begrijpen van factuurautomatisering en PO-matching. Voor algemene informatie over factuurverwerking kun je terecht bij Klippa’s uitleg over factuurverwerking. Zoek je informatie over softwarekoppelingen en integraties? Brincr’s overzicht van koppelingen biedt een goed startpunt.
Wij onderscheiden ons door onze focus op Nederlandse organisaties, AVG-compliant verwerking op Nederlandse servers, en 25+ jaar ervaring in documentautomatisering.
Klaar om je factuurmatching te automatiseren?
Ontdek hoe automatische PO-matching jouw crediteurenadministratie kan transformeren. Gratis demo met je eigen facturen en inkooporders.
🎯 Wat je mag verwachten
Pilot met je data Test met je eigen facturen en inkooporders
ERP-integratie Koppeling met SAP, Oracle, Dynamics of Exact
Configuratie op maat Toleranties en workflows naar jouw wensen
Nederlandse support Persoonlijke begeleiding, geen chatbots
Veelgestelde vragen over PO-matching
Wat is het verschil tussen 2-way en 3-way matching?
Bij 2-way matching vergelijk je de factuur alleen met de inkooporder: kloppen de prijzen, hoeveelheden en voorwaarden? Dit is geschikt voor diensten of terugkerende leveringen waar geen fysieke ontvangst plaatsvindt. Bij 3-way matching voeg je de goederenontvangst toe: is daadwerkelijk ontvangen wat er gefactureerd wordt? Dit is de standaard voor fysieke goederen en biedt maximale controle tegen overbetaling en fraude.
Werkt dit met mijn ERP-systeem?
Vrijwel zeker. We hebben standaard koppelingen met SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Exact Online, AFAS en vele andere ERP-systemen. Voor minder gangbare systemen bouwen we custom integraties via API, database of bestandsuitwisseling. Tijdens een verkennend gesprek brengen we de mogelijkheden voor jouw specifieke situatie in kaart.
Hoe gaat het systeem om met afwijkingen?
Je stelt zelf toleranties in voor acceptabele afwijkingen in bedragen en hoeveelheden. Facturen binnen deze marges worden automatisch goedgekeurd. Bij grotere afwijkingen routeert het systeem de factuur naar de juiste persoon voor beoordeling, met alle relevante informatie en vergelijking direct beschikbaar. Je kunt per leverancier, productgroep of bedrag verschillende escalatieniveaus instellen.
Wat als de factuur geen PO-nummer bevat?
Onze AI zoekt automatisch naar alternatieve matchingcriteria: leveranciersnaam, bedrag, artikelomschrijvingen en leveringsdata. In veel gevallen kan de juiste PO alsnog worden geidentificeerd. Lukt dit niet, dan wordt de factuur gerouteerd voor handmatige toewijzing of doorgestuurd naar de aanvrager voor identificatie van de bestelling.
Hoe snel kan ik starten?
Een standaard implementatie duurt 4-8 weken, afhankelijk van de complexiteit van je ERP-integratie en het aantal leveranciers. We starten met een pilot op een subset van leveranciers en breiden geleidelijk uit. Je bent operationeel terwijl we de oplossing verder optimaliseren.
Wat kost automatische PO-matching?
De kosten zijn afhankelijk van je factuuraantallen en de complexiteit van de ERP-integratie. We werken met maandelijkse abonnementen inclusief alle updates en support. Een pilot start vanaf € 2.500 voor een volledige proof of concept met je eigen data. De meeste klanten zien een terugverdientijd van 6-12 maanden door besparingen op handmatig werk en vroegbetalingskortingen.
Is mijn data veilig?
Absoluut. Alle verwerking vindt plaats op servers in Nederland. We tekenen een verwerkersovereenkomst en zijn ISO 27001 voorbereid (audit gepland maart 2026). Financiele data wordt versleuteld opgeslagen en we hanteren strikte toegangscontroles. Na verwerking worden documenten verwijderd tenzij je archivering wenst.
Kan ik ook facturen zonder inkooporder verwerken?
Ja, we ondersteunen ook non-PO facturen voor zaken als nutsvoorzieningen, abonnementen of ad-hoc aankopen. Deze facturen gaan door een aparte workflow met andere goedkeuringsregels en budgetcontroles. Je bepaalt zelf welke facturen welk pad volgen op basis van leverancier, bedrag of kostenplaats.
📊 Over de auteur
Disclaimer: Percentages zijn gebaseerd op gemiddelde resultaten bij vergelijkbare organisaties. Werkelijke resultaten varieren per organisatie, factuuraantallen en ERP-complexiteit.