Documentverwerking: van papier naar digitale workflows
Automatiseer, classificeer en stroomlijn al je documenten met Nederlandse expertise
Plan een vrijblijvend adviesgesprek
Intelligente Documentverwerking
AI-gedreven IDP software die documenten begrijpt, niet alleen leest
Document Classificatie
Automatisch sorteren en categoriseren met AI-nauwkeurigheid
Document Workflows
Geautomatiseerde routering, goedkeuring en archivering
Scan & Herken
OCR-technologie die elk document digitaal toegankelijk maakt
Wat is documentverwerking?
Documentverwerking omvat alle activiteiten die nodig zijn om documenten te ontvangen, herkennen, classificeren, verwerken en archiveren. Van een simpele factuur tot een complex contract: elk document doorloopt een traject van binnenkomst tot definitieve opslag of actie.
Waarom documentverwerking automatiseren?
Nederlandse organisaties verwerken dagelijks honderden tot duizenden documenten. Handmatige verwerking kost niet alleen tijd, maar introduceert ook fouten en compliance-risico’s. Moderne documentverwerking lost deze problemen op:
Tijdwinst realiseren – Wat handmatig uren duurt, verwerkt software in seconden. Medewerkers focussen op werk dat er echt toe doet.
Fouten elimineren – AI maakt geen typefouten, vergeet geen velden en werkt consistent. Elke keer, elk document.
Compliance waarborgen – Automatische audit trails, toegangscontrole en retentiebeleid zorgen dat je voldoet aan AVG en sectorspecifieke regelgeving.
Kosten verlagen – Minder handmatige handelingen betekent lagere operationele kosten en snellere doorlooptijden.
Hoe documentverwerking werkt
Van binnenkomend document tot gestructureerde data in vijf stappen
Ontvangen
Documenten binnenhalen via scan, email, upload of API
Herkennen
OCR leest tekst, AI herkent documenttype en structuur
Classificeren
Automatisch categoriseren en routeren naar juiste workflow
Verwerken
Data extraheren, valideren en doorzetten naar systemen
Archiveren
Veilig opslaan met metadata en zoekfunctionaliteit
📄 Documentverwerking Oplossingen
Van intelligente herkenning tot geautomatiseerde workflows: ontdek welke oplossing past bij jouw documentuitdaging.
Intelligente Documentverwerking (IDP)
AI-gedreven documentverwerking die verder gaat dan OCR. Onze IDP-oplossingen begrijpen context, extraheren data en triggeren workflows automatisch. Maatwerk software gebouwd door Nederlandse engineers.
Document Automatisering
Transformeer handmatige documentprocessen naar geautomatiseerde workflows. Van generatie tot distributie: documenten die zichzelf verwerken volgens jouw bedrijfsregels.
Document Classificatie
AI die documenten automatisch sorteert en categoriseert. Van chaos naar controle: facturen, contracten, correspondentie, elk document op de juiste plek binnen seconden.
Document Workflow
Geautomatiseerde documentstromen met intelligente routering, goedkeuringsprocessen en escalaties. Documenten die 24/7 doorwerken, zonder menselijke interventie.
Benieuwd wat documentverwerking voor jouw organisatie kan betekenen?
Plan een vrijblijvend gesprek met een van onze specialisten. We bespreken je uitdagingen en verkennen de mogelijkheden.
🛠️ Technologie & Software
De juiste technologie voor elk documenttype. Van OCR-engines tot complete verwerkingsplatforms.
Scan en Herken Software
OCR-technologie die papieren documenten omzet naar doorzoekbare digitale bestanden.
Scan en Herken Leveranciers
Vergelijk de beste OCR-leveranciers en vind de oplossing die past bij jouw eisen.
Document Software
Complete softwareoplossingen voor documentbeheer, van DMS tot capture platforms.
OCR Software
Optical Character Recognition die tekst uit afbeeldingen en scans extraheert.
ESV Platform
Ons eigen documentverwerkingsplatform: flexibel, schaalbaar en volledig aanpasbaar.
EasyVerify
Human-in-the-loop validatie voor documenten die extra controle vereisen.
Van document naar actie
Documentverwerking is geen doel op zich. De waarde zit in wat je ermee doet: snellere factuurbetalingen, betere klantservice, minder compliance-risico’s. Bij EasyData zorgen we dat documenten niet blijven liggen maar direct actie triggeren.
Onze aanpak combineert technische expertise met praktische implementatie. We helpen niet alleen bij het digitaliseren, maar ook bij het integreren in je bestaande werkprocessen. Van ERP-koppeling tot workflow-automatisering.
Te vaak zien we organisaties die documenten wel scannen maar vervolgens handmatig blijven verwerken. Dat is zonde van de investering. Daarom begeleiden we het hele traject: van papier tot procesoptimalisatie.
Onze implementatie-aanpak: We starten met een kosteloze Proof of Concept op jouw echte documenten. Zo zie je concrete resultaten voordat je investeert. Typische implementatie duurt 6-8 weken tot productie.
Meetbare resultaten als uitgangspunt: We definiëren vooraf KPI’s en meetmomenten. Verwerkingstijd, nauwkeurigheid, kosten per document. Zo weet je precies wat de automatisering oplevert.
🔄 Transformatie & Digitalisering
Van papieren archief naar digitale toekomst. Strategische transformatie voor langetermijnwaarde.
Digitale Document Transformatie
Strategische aanpak voor organisatiebrede digitalisering van documentprocessen.
Archieven Transformeren
Digitaliseer historische documenten en legacy archieven voor moderne toegankelijkheid.
Digitaal Transformeren
Breder perspectief op digitale transformatie met documenten als fundament.
Data Capture
Geautomatiseerde data-extractie uit documenten, formulieren en externe bronnen.
Procesautomatisering
End-to-end automatisering van bedrijfsprocessen waarin documenten centraal staan.
Workflow Software
Platforms voor het ontwerpen en beheren van documentgerichte workflows.
Documentverwerking in de Praktijk
Hoe zetten verschillende sectoren documentverwerking in? Praktijkvoorbeelden uit onze 25+ jaar ervaring.
Gemeenten & Overheid
Vergunningen, WOZ-documenten, burgerzaken en archiefdigitalisering. Financial Search voor fraudedetectie en bezwaarschriften-verwerking met Common Ground integratie.
Zorg & Welzijn
Patientdossiers, declaraties, recepten en medische correspondentie. AVG-compliant verwerking met extra aandacht voor privacy en bewaartermijnen.
Financiele Dienstverlening
Hypotheekaanvragen, KYC-documentatie, polissen en schadeformulieren. Snelle verwerking voor betere klantervaring en compliance.
Transport & Logistiek
CMR’s, vrachtbrieven, pakbonnen en douanedocumenten. Real-time verwerking voor directe koppeling met TMS en WMS systemen.
Industrie & Productie
Technische tekeningen, kwaliteitscertificaten en onderhoudsdocumentatie. Legacy-digitalisering en CAD-integratie.
Accountancy & Administratie
Factuurverwerking, bonnetjes, bankafschriften en jaarrekeningen. Bulk-verwerking met directe boekhoudkoppeling.
Waarom kiezen voor EasyData?
Al 25+ jaar helpen we Nederlandse organisaties met documentverwerking en automatisering. Onze aanpak combineert diepgaande technische expertise met praktische implementatie.
Klaar om je documentverwerking te transformeren?
Plan een vrijblijvend gesprek met een van onze documentspecialisten. We bespreken je uitdagingen en verkennen samen de mogelijkheden.
📄 Wat je mag verwachten
Kosteloze Proof of Concept – Test met jouw echte documenten, zie concrete resultaten
6-8 weken implementatie – Van eerste gesprek tot productie in korte sprints
Geen vendor lock-in – Open standaarden, jouw data blijft van jou
Nederlandse support – Persoonlijke begeleiding door ervaren specialisten
Veelgestelde vragen over documentverwerking
Wat kost documentverwerking automatiseren?
De kosten variëren sterk afhankelijk van documentvolume, complexiteit en gewenste integraties. Eenvoudige factuurverwerking start rond €500/maand, complexe maatwerk oplossingen vanaf €2.500/maand. We werken met transparante prijsmodellen en geven na een eerste gesprek altijd een concrete indicatie. Het goede nieuws: de meeste projecten verdienen zichzelf terug door tijdwinst en foutreductie.
Welke documenttypen kunnen jullie verwerken?
Vrijwel alle documenttypen: facturen, contracten, offertes, orders, formulieren, technische tekeningen, correspondentie, medische documenten en meer. We werken met PDF, Word, Excel, afbeeldingen en gescande documenten. Onze OCR-technologie herkent Nederlandse tekst met hoge nauwkeurigheid, inclusief handgeschreven notities.
Hoe nauwkeurig is geautomatiseerde documentverwerking?
Moderne systemen behalen 95-99% nauwkeurigheid op gestructureerde documenten zoals facturen. Voor complexere documenten ligt dit lager, maar onze human-in-the-loop validatie (EasyVerify) vangt uitzonderingen op. Belangrijk: de AI leert van correcties, dus nauwkeurigheid verbetert continu met elk verwerkt document.
Hoe lang duurt een implementatie?
Een standaard implementatie duurt 6-8 weken van eerste gesprek tot productie. We starten altijd met een kosteloze Proof of Concept (1-2 weken) zodat je resultaten ziet voordat je investeert. Complexe maatwerk projecten kunnen 3-6 maanden duren, afhankelijk van integraties en documentvariatie.
Integreren jullie met bestaande systemen?
Ja, we hebben uitgebreide ervaring met koppelingen naar SAP, Microsoft Dynamics, Exact, AFAS, Unit4 en tientallen andere ERP/boekhoud/DMS systemen. Onze API-first aanpak maakt integratie met vrijwel elk systeem mogelijk. Ook legacy systemen koppelen we via RPA of custom connectors.
Is documentverwerking AVG-compliant?
Absoluut. Alle verwerking vindt plaats op servers in Nederland. We werken volgens ISO 27001 richtlijnen en tekenen standaard een verwerkersovereenkomst. Automatische retentiebeleid en recht op vergetelheid zijn ingebouwd. Rob Camerlink is geregistreerd bij de Autoriteit Persoonsgegevens onder nummer FG001914.
Kan ik ook on-premise draaien?
Ja. We bieden cloud (in Nederlandse datacenters), hybride en volledig on-premise implementaties. Voor organisaties met strenge security requirements kunnen we ook Azure “disconnected containers” inzetten. Je data verlaat dan nooit je eigen netwerk terwijl je wel profiteert van AI-functionaliteit.
Wat is het verschil tussen OCR en IDP?
OCR (Optical Character Recognition) converteert afbeeldingen van tekst naar machine-leesbare tekst. IDP (Intelligent Document Processing) gaat verder: het begrijpt de structuur en betekenis van documenten. IDP herkent dat “€1.250” het factuurtotaal is, koppelt dit aan de leverancier en triggert de juiste workflow. OCR ziet alleen karakters, IDP ziet context.
📄 Over de auteur
Disclaimer: Resultaten variëren per organisatie en zijn afhankelijk van documentkwaliteit en implementatie.