RPA of AI: wanneer kies je welke technologie?
Waarom je strategie staat of valt met de juiste keuze tussen RPA en AI
Ja, help mij kiezen →
Veel organisaties worstelen met de keuze tussen RPA en AI. De technologieen lijken op elkaar, maar lossen fundamenteel andere problemen op.
Wat is RPA en wanneer zet je het in?
Robotic Process Automation (RPA) is software die menselijke handelingen nabootst in digitale systemen. Denk aan het kopieren van gegevens van het ene systeem naar het andere, het invullen van formulieren, of het verplaatsen van bestanden volgens vaste regels.
RPA werkt het beste bij processen die regelgebonden en voorspelbaar zijn, geen interpretatie of beoordeling vragen, herhaalbaar zijn met hoge volumes, en over meerdere systemen heen lopen die niet direct gekoppeld zijn.
Een goed voorbeeld: een factuurdatum en bedrag uit een ERP-systeem kopieren naar een boekhoudsysteem, elke dag, honderden keren. Daar hoeft geen intelligentie aan te pas te komen, alleen snelheid en betrouwbaarheid. Bekijk onze RPA-pillar page voor een compleet overzicht van mogelijkheden.
Wat is AI en wanneer kies je daarvoor?
Artificial Intelligence gaat verder dan vaste regels. AI-modellen analyseren patronen in data, herkennen variaties en nemen beslissingen op basis van context. Bij documentverwerking betekent dit: ongestructureerde informatie omzetten naar bruikbare data.
AI is de juiste keuze wanneer documenten variabel van opmaak zijn (denk aan facturen van honderden leveranciers), je tekst moet classificeren of interpreteren, handgeschreven of slecht gescande documenten verwerkt moeten worden, of je patronen wilt herkennen die mensen over het hoofd zien.
Bij EasyData gebruiken we machine learning en OCR-technologie om documenten te verwerken die voor regelgebonden systemen te complex zijn. Onze eigenontwikkelde algoritmes werken zonder afhankelijkheid van Amerikaanse clouddiensten.
RPA of AI: de kernverschillen op een rij
De onderstaande tabel helpt je bepalen welke technologie past bij jouw specifieke situatie. Hover over een rij voor extra toelichting.
| Criterium | RPA | AI |
|---|---|---|
| Geschikt voor RPA is ideaal voor taken die elke keer identiek verlopen. AI is geschikt wanneer je invoer varieert en het systeem zelf moet bepalen hoe te handelen. |
Regelgebonden, repetitieve taken | Complexe, variabele data |
| Leervermogen Dit is het kernverschil. RPA doet exact wat je programmeert. AI leert van voorbeelden en verbetert na verloop van tijd, vergelijkbaar met hoe een nieuwe medewerker inwerkt. |
Volgt geprogrammeerde regels | Leert van data en verbetert zichzelf |
| Datatype Gestructureerde data heeft vaste velden op vaste posities, zoals een Excel-bestand. Ongestructureerde data varieert in opmaak, zoals e-mails of facturen van verschillende leveranciers. |
Gestructureerde data | Gestructureerd en ongestructureerd |
| Implementatietijd Een RPA-bot kan vaak binnen weken draaien. AI-modellen hebben trainingsdata nodig en vragen daardoor meer voorbereiding, maar leveren ook robuustere resultaten bij complexe processen. |
Kort (weken) | Langer (training nodig) |
| Foutafhandeling RPA stopt bij onverwachte situaties en vraagt menselijke tussenkomst. AI kan veel variaties zelf verwerken, maar heeft human-in-the-loop nodig voor uitzonderingen. |
Stopt bij afwijkingen | Past zich aan |
| Onderhoud Verandert een schermindeling of formulier? Dan breekt de RPA-bot. AI-modellen zijn robuuster bij dergelijke wijzigingen, maar moeten periodiek bijgetraind worden. |
Gevoelig voor systeemwijzigingen | Robuuster bij veranderingen |
| Voorbeeldproces Concreet: data kopieren van systeem A naar B is RPA-werk. Facturen herkennen van leveranciers met elk een andere opmaak is AI-werk. Beide zijn automatisering, maar fundamenteel anders. |
Data overzetten tussen systemen | Facturen herkennen van onbekende leveranciers |
| Kosten initieel RPA vereist minder investering vooraf. AI vraagt een trainingsperiode, maar levert op termijn vaak een hoger rendement bij complexe processen. Bekijk onze RPA-kostengids voor meer details. |
Laag tot gemiddeld | Gemiddeld tot hoog |
Wil je weten welke technologie past bij jouw processen?
Ja, plan mijn adviesgesprek →Wanneer combineer je RPA en AI?
De krachtigste automatisering ontstaat vaak door RPA en AI samen in te zetten. In de praktijk zien we dit bij organisaties die zowel gestructureerde als ongestructureerde datastromen verwerken. Op onze pagina RPA met AI lees je meer over deze synergie.
Voorbeeld van een gecombineerde workflow
1. AI herkent en extraheert – Een inkomende factuur wordt door AI-gestuurde OCR verwerkt. Het systeem herkent leverancier, bedrag, factuurnummer en btw, ongeacht de opmaak.
2. RPA transporteert en boekt – De geextraheerde data wordt door RPA overgenomen en automatisch in het ERP- of boekhoudsysteem geboekt, gecontroleerd tegen inkooporders en doorgestuurd voor goedkeuring.
3. AI bewaakt de kwaliteit – Machine learning monitort de nauwkeurigheid en signaleert afwijkingen die menselijke aandacht vragen.
Dit hybride model levert het beste van twee werelden: de intelligentie van AI voor complexe herkenning, en de betrouwbaarheid van RPA voor repetitieve systeemhandelingen. EasyData heeft ruime ervaring met het ontwerpen van dergelijke gecombineerde workflows.
Bekijk onze succesverhalen voor concrete voorbeelden uit de praktijk, waaronder hybride RPA- en AI-implementaties voor financiele instellingen en gemeenten.
Hoe EasyData je helpt met de juiste keuze
Bij EasyData werken we al meer dan 25 jaar met documentautomatisering en dataverwerking. We zien dagelijks organisaties die te snel kiezen voor AI waar RPA volstaat, of juist vasthouden aan regelgebonden systemen terwijl hun data te variabel is geworden.
Onze aanpak begint altijd met een procesanalyse: we brengen je huidige workflows in kaart en bepalen per processtap welke technologie past. Waar nodig ontwerpen we oplossingen die RPA en AI combineren in een hybride architectuur. Al je data blijft daarbij in ons eigen datacenter in Nederland, volledig AVG-compliant. Onze ontwikkelaars met wiskundige achtergrond bouwen algoritmes op maat, geen kant-en-klare tools van derden.
Of je nu facturen verwerkt voor een gemeente, medische dossiers digitaliseert in de zorg, of inkoopprocessen wilt stroomlijnen, wij helpen je de juiste balans vinden.
Veelgemaakte fouten bij de keuze tussen RPA en AI
⚠️ “Alles met AI oplossen”
AI is krachtig, maar overkill voor eenvoudige, regelgebonden taken. Een simpele data-overdracht tussen twee systemen hoeft geen neuraal netwerk.
⚠️ “RPA inzetten voor variabele data”
RPA breekt zodra de input afwijkt van het verwachte formaat. Bij ongestructureerde documenten is dat onvermijdelijk. Hier heeft AI de overhand.
⚠️ “Technologie kiezen voor het proces”
Begin bij het proces, niet bij de technologie. Analyseer eerst wat je wilt bereiken, dan bepaal je welk gereedschap past bij het resultaat.
⚠️ “Onderhoud onderschatten”
RPA-bots zijn gevoelig voor interface-wijzigingen. AI-modellen moeten periodiek bijgetraind worden. Beide vragen doorlopende aandacht en governance.
Herken je een van deze situaties? Onze specialisten denken vrijblijvend mee.
Ja, ik wil een demo →In vijf stappen naar de juiste automatiseringsstrategie
Breng je processen in kaart
Welke taken kosten de meeste tijd? Waar zitten de fouten? Maak onderscheid tussen regelgebonden en variabele stappen. Een datagedreven aanpak helpt hier.
Classificeer per processtap
Is de input gestructureerd of ongestructureerd? Is het proces voorspelbaar of variabel? Dit bepaalt of RPA, AI of een combinatie past.
Start met een pilot
Kies een afgebakend proces met meetbaar resultaat. Test de gekozen technologie in de praktijk voordat je opschaalt. EasyData biedt een Proof of Concept op basis van jouw eigen data.
Meet en optimaliseer
Vergelijk verwerkingstijd, foutpercentage en kosten voor en na de automatisering. Gebruik ROI-berekeningen om de impact te onderbouwen.
Schaal op met vertrouwen
Na een succesvolle pilot breid je uit naar vergelijkbare processen. Met een bewezen aanpak en goede governance minimaliseer je risico’s bij opschaling.
Ontdek welke automatisering bij jouw processen past
We analyseren je situatie en adviseren vrijblijvend over de juiste aanpak. Geen verplichtingen, wel direct bruikbaar advies.
Veelgestelde vragen over RPA en AI
