Data entry vormt nog steeds een significante uitdaging voor bedrijven. We zien in onze dagelijkse praktijk nog steeds dat werknemers aanzienlijk tijd besteden aan het overzetten van data van de ene naar de andere plek. En waar we ons als IT’ers over verbazen is dat een substantieel deel van de professionals spendeert tijd aan het corrigeren van data entry fouten. We nemen het hele artikel van hrtecharena.nl op ter lering van waar het (makkelijk) beter kan.

Wij voorspellen dat 2026 wat betreft data entry aan de vooravond van een (r)evolutie. Waar bedrijven vroeger afhankelijk waren van tijdrovende handmatige invoer, maken AI-gestuurde oplossingen nu automatisering mogelijk die substantiele tijdsbesparing* oplevert.

0%+ Tijdsbesparing door automatisering*
€0K Je mogelijke verborgen bedrijfskosten per jaar*
0% Haalbare nauwkeurigheid met AI-oplossingen*
0x Werk afhankelijk is je terugverdien tijd binnen een jaar*

*Resultaten gebaseerd op interne metingen bij verschillende klanten en EasyData zelf. We trainen voor onze AI-gerelateerde opdrachten zelf ook. Zodoende is onze boodschap vanuit de praktijk; individuele resultaten varieren per organisatie en implementatie scope.

Op deze pagina presenteren we je een gids die je helpt te navigeren door het data entry software landschap van 2026. We vergelijken 15+ oplossingen, van traditionele spreadsheets tot geavanceerde AI-platforms, en tonen hoe Nederlandse bedrijven de transitie maken naar volledig geautomatiseerde documentverwerking.

Wat vervangt data entry software eigenlijk?

Data entry software is een digitale oplossing die het proces van gegevensinvoer automatiseert en optimaliseert. In plaats van handmatig data over te typen van documenten naar systemen, gebruiken we tegenwoordig moderne technologieen zoals Optical Character Recognition (OCR), Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML) om informatie automatisch te herkennen, extraheren en verwerken.

Om vervolgens documenten met bestaande database gegevens zichtbaar te maken wordt een zogenoemde Human in the Loop interface gebruikt.

Voor Nederlandse bedrijven brengt dit concrete voordelen*:

  • AVG-compliantie: Automatische databehandeling met Europese privacystandaarden
  • Kostenbesparing: Significante reductie van operationele kosten*
  • Schaalbaarheid: Groei zonder evenredige toename van administratief personeel
  • Nederlandse taalondersteuning: Herkenning van Nederlandse documenten en formaten
  • Integratie met lokale systemen: Koppeling met Nederlandse boekhoudpakketten en ERP-systemen

*Voordelen gebaseerd op implementaties bij Nederlandse klanten, specifieke resultaten afhankelijk van organisatie grootte en proces complexiteit.

Nederlandse bedrijven die data entry automatisering implementeren

De evolutie van data entry

Nederlandse bedrijven hebben de afgelopen jaren een significante verschuiving doorgemaakt. Waar in 2020 nog een groot deel van de productiebedrijven handmatige data-invoer gebruikte, is dit percentage in 2026 aanzienlijk gedaald. We constateren dat simpelweg door het toegenomen gebruik van onze technologie in diverse sectoren. Deze transitie wordt gedreven door:

1

Subsidie

Nederlandse overheidsstimulering voor digitale transformatie

2

Competitiedruk

Internationale concurrentie vereist efficientere processen

3

Personeelstekort

Automatisering compenseert gebrek aan personeel

4

Compliance-eisen

Striktere regelgeving vereist nauwkeurige data-behandeling

De verschillende data entry software vormen:

In 2026 onderscheiden we vier hoofdcategorieen van data entry software, elk met specifieke voordelen voor verschillende bedrijfsbehoeften:

📊

Handmatige data entry

Voorbeelden: Microsoft Excel, Google Sheets, Zoho Forms

Best voor: Kleine teams, eenvoudige data-structuren, laag volume

Geschikt als startpunt, maar bij meer dan 50 documenten per week loop je tegen schaalbaarheid aan. Fouten nemen toe naarmate volume groeit. Bekijk alternatieven →
🔄

Semi-geautomatiseerd

Voorbeelden: Zapier, Microsoft Power Automate, Airtable

Best voor: Workflow-automatisering, systeem-integraties

Ideaal voor het koppelen van systemen, maar beperkt in documentherkenning. Werkt goed als aanvulling op AI-OCR oplossingen. Meer over workflows →
🤖

AI-gestuurde OCR

Voorbeelden: EasyVerify, Klippa DocHorizon, UiPath

Best voor: Documentverwerking en formulier-extractie

De sweet spot voor de meeste bedrijven. Combineert snelheid met nauwkeurigheid en leert bij elk document. EasyVerify biedt dit volledig AVG-compliant. Meer over AI-OCR →
🧠

Intelligente Processing

Voorbeelden: EasyData Cloud Platform, Rossum, Docsumo

Best voor: Complexe documenten, multi-formaat verwerking

Voor organisaties met hoge volumes en diverse documenttypen. Zelflerende algoritmes verbeteren continu. Ideaal bij 500+ documenten per week. Bekijk IDP →

De 2026 vergelijking: 15+ data entry software oplossingen

We hebben de belangrijkste data entry software oplossingen geanalyseerd op basis van functionaliteit, gebruiksgemak, Nederlandse marktgeschiktheid en kosteneffectiviteit. Hover over een rij voor meer context.

SoftwareTypeNauwkeurigheidNederlandse SupportAVG CompliantPrijsklasseBest voor
✓ EasyData ⓘ
25+ jaar ervaring in documentverwerking. Data blijft in Nederland. Directe lijn met experts, geen callcenter. Flexibele contracten zonder lock-in.
 AI-IDPHoog*✓ Volledig✓ Ja€€Nederlandse bedrijven en compliance-kritische sectoren
Klippa DocHorizon ⓘ
Nederlandse scale-up, sterk in multi-document verwerking. Hogere prijsklasse maar breed inzetbaar voor diverse documenttypen.
 AI-OCRHoog*✓ Ja✓ Ja€€€Multi-document verwerking
UiPath Document Understanding ⓘ
Enterprise RPA-platform met document AI module. Krachtig maar complex en kostbaar. Beperkte Nederlandse support, vereist vaak implementatiepartner.
 RPA-OCRGoed*⚠ Beperkt✓ Ja€€€€Enterprise automatisering
Rossum ⓘ
Tsjechisch AI-platform, gespecialiseerd in financiele documenten. Sterke zelflerende engine maar alleen Engelstalige support.
 AI-IDPGoed*⚠ Engels✓ Ja€€€€Financiele documenten
AutoEntry ⓘ
Specifiek gericht op boekhouding en MKB. Goede integratie met Nederlandse boekhoudpakketten. Beperkt tot financiele documenten.
 OCRGoed*✓ Ja✓ Ja€€MKB boekhouding
Parseur ⓘ
Niche-oplossing voor e-mail parsing. Haalt gestructureerde data uit e-mails en bijlagen. Beperkt tot e-mail als bron.
 AI-ParsingGemiddeld*⚠ Engels✓ Ja€€E-mail data extractie
Docsumo ⓘ
Amerikaans platform, sterk in gestructureerde documenten. Geen Nederlandse support of taaloptimalisatie. Data verwerking buiten EU mogelijk.
 ML-OCRGemiddeld*✘ Nee✓ Ja€€€Structuur documenten
Forms On Fire ⓘ
Mobiel-eerst platform voor veldwerk. Ideaal voor inspecteurs, monteurs en buitendienst. Beperkte documentverwerking.
 Mobile FormsGoed*⚠ Engels✓ Ja€€Veldwerk data collectie
Ninox ⓘ
Duits low-code database platform. Goed voor custom applicaties, maar geen OCR of documentherkenning. Je bouwt je eigen formulieren.
 Database BuilderN/A⚠ Beperkt✓ Ja€€Custom applicaties
Microsoft Excel ⓘ
Universeel beschikbaar, iedereen kent het. Maar: geen automatische herkenning, foutgevoelig bij hoge volumes, lastig te auditen.
 SpreadsheetHandmatig✓ Volledig⚠ Afhankelijk€Eenvoudige data-analyse
Google Sheets ⓘ
Gratis en goed voor samenwerking. Let op: data staat op Amerikaanse servers. Voor AVG-gevoelige data niet ideaal.
 Cloud SpreadsheetHandmatig✓ Ja⚠ Afhankelijk€Gedeelde data entry
Airtable ⓘ
Krachtige hybride tussen spreadsheet en database. Goed voor gestructureerde data, maar geen documentherkenning. Amerikaans platform.
 Database-SpreadsheetHandmatig✓ Ja✓ Ja€€Gestructureerde databases
Zapier ⓘ
De lijm tussen je applicaties. Verbindt 5000+ apps maar doet zelf geen documentherkenning. Ideaal als aanvulling op OCR-software.
 AutomationN/A✓ Ja✓ Ja€€Workflow automatisering
Typeform ⓘ
Mooie, gebruiksvriendelijke formulieren. Sterk voor enquetes en klantdata verzameling. Geen documentverwerking of OCR.
 Form BuilderGoed*✓ Ja✓ Ja€€Enquetes en formulieren
Zoho Forms ⓘ
Onderdeel van het Zoho ecosysteem. Betaalbaar voor MKB maar beperkte Nederlandse support. Goed als je al Zoho gebruikt.
 Form BuilderGemiddeld*⚠ Beperkt✓ Ja€MKB formulier-data

Legenda prijsklassen: € = 0-50 euro/maand, €€ = 50-500 euro/maand, €€€ = 500-2000 euro/maand, €€€€ = 2000+ euro/maand

*Nauwkeurigheidsscores gebaseerd op leverancier specificaties en interne evaluaties, werkelijke prestaties kunnen varieren per document type en implementatie.

Waarom EasyData de expertise voor Data Entry Automatisering levert

EasyData combineert 25+ jaar expertise in documentverwerking met moderne AI-technologie

Als Nederlandse software ontwikkelaar bieden we je volledige AVG-compliance, Nederlandse taalondersteuning en lokale implementatieondersteuning.

Unieke voordelen van EasyVerify:

Technische capaciteiten:

  • Multi-modal AI: Combinatie van OCR, NLP en computer vision
  • Zelflerende algoritmes: Verbetert automatisch naarmate meer documenten worden verwerkt
  • Verificatie: Geintegreerde verificatie en authenticiteitscontroles
  • Mobile SDK: Transformeer smartphones tot professionele document scanners
EasyVerify platform interface met Nederlandse documenten

Het implementatieproces: Data entry geautomatiseerd binnen weken*

Een succesvolle transitie naar geautomatiseerde data entry volgt een gestructureerde aanpak:

*Implementatietijdframe gebaseerd op gemiddelde projectduur bij Nederlandse klanten, individuele projecten kunnen varieren afhankelijk van organisatie grootte en complexiteit.

1

Analyse en Assessment

Week 1-2: Documentatie huidige processen, identificatie verbeterpunten*, ROI-berekening en technische requirements

2

Proof of Concept (PoC)

Week 3-4: Test met echte documenten, kwaliteitsmeting, integratie-test met bestaande systemen

3

Pilotimplementatie

Week 5-6: Beperkte rollout, training van gebruikers, fine-tuning van algoritmes, workflow optimalisatie

4

Volledige Deployment

Week 7-8: Organisatie-brede uitrol, monitoring en optimalisatie, kennisoverdracht en documentatie

*Verbeterpunten en ROI berekeningen gebaseerd op EasyData’s assessment methodologie, ontwikkeld uit 25+ jaar implementatie-ervaring bij Nederlandse bedrijven.

Verdiep je in data entry en automatisering

EasySeparate PlatformDocumentscheiding, classificatie en data-extractie FactuurherkenningAutomatische verwerking van inkomende facturen OCR TechnologieOptische tekenherkenning voor documentverwerking Cloud OplossingenNederlands datacenter met volledige AVG-compliance ROI BerekenenBereken de concrete besparing van automatisering Proof of ConceptTest de haalbaarheid kosteloos voordat je investeert