Document automatisering, breng je werkdruk naar beneden

Laat de techniek voor je werken!

Document automatisering,  je systeem dat documenten op basis van je wensen genereert of aanvult.  Dat is wat we je leveren, technologie die je zonder na te denken kan gebruiken en die is ingesteld op basis van jouw wensen.

Best handig zodra je meer complexe documenten samenstelt. Dan speelt dit aspect van Document automatisering een rol in de consistentie van je documenten zonder er verder over te hoeven nadenken!

Dat maakt van document automatisering een proces waar je eigenlijk niet meer buiten kunt. Technologie die je ondersteund bij het opstellen van documenten via vooropgestelde schrijf en beleidsregels.

Heb je veel documenten die min of meer hetzelfde van inhoud zijn?
Dan zal deze vorm van document automatiseringje zogenoemde repetitieve taken helpen om te reduceren.

Maak je documenten waarin wettelijke voorschriften, voorbehouden en regels genoemd moeten worden?
Dan borgt deze techniek van document automatisering dit onderdeel van je werk.

Verbeter je organisatie

Herken je de handmatige handelingen bij het openen van emails die steeds hetzelfde zijn? 
Besteedt je tijd aan het controleren van emails om er zeker van te zijn dat de juiste bijlagen erin zitten?

Door gebruik te maken van slimme oplossingen voor document automatisering worden deze vragen automatisch naar het tijdperk van voor je digitalisering terug verwezen.

Organisaties die denken dat ze documenten handmatig moeten maken, verwerken en versturen, vergeten misschien dat dit de motivatie en productiviteit van hun medewerkers kan beïnvloeden. Bij EasyData zijn we er in ieder geval van overtuigd dat repetitieve handmatige taken het gedrag en de prestaties van medewerkers na verloop van tijd gaan beïnvloeden.

Als je steeds opnieuw hetzelfde eentonige, handmatige werk doet, dan zal dat consequenties voor de nauwkeurigheid hebben. Dat is in ieder geval onze overtuiging. We worden als vanzelf minder gemotiveerd bij het uitvoeren van steeds opnieuwd dezelfde herhalende werkzaamheden. We willen juist met ons allen betrokken zijn bij wat we doen!  En dat maakt onze projecten zo belangrijk, we brengen effeciente documentautomatisering naar onze klanten. Dat is onze focus en hebben daarvoor onze eigen document automatisering alvast goed op orde!

Document automatisering specialisten

Organisaties maken gebruik van verschillende applicaties om een document op te stellen en te verwerken. Bijvoorbeeld een documentgenerator zoals ChatGPT, een e-mailapplicatie zoals Outlook, of een portal met een document management systeem zoals SharePoint.  Natuurlijk zijn er vele variaties op bovenstaande voorbeelden mogelijk. We vermijden dan ook nadrukkelijk om de applicaties van onze afzonderlijke partners te benoemen. Microsoft levert alle afzonderlijke componenten waar we probleemloos mee koppelen.

Tegelijkertijd weten we dat iedere organisatie op eigen wijze functioneert en techniek toepast. Hierin zie je de toegevoegde waarde van externe partijen met een specifiek expertise. Aanbieders van full-service diensten zoals Microsoft kunnen qua licentie structuur op de korte termijn aantrekkelijk zijn.  Maar relatief kostbaar ten opzichte van gespecialiseerde bedrijven die kern technologie leveren met een persoonlijke aankap en aanvullende dienstverlening. Ondertussen groeit ook het aanbod van Open Source oplossingen.

Een goede documentoplossing integreert de afzonderlijke componenten met elkaar. De oplossing voor jouw organisatie zorgt ervoor dat ze soepel samenvloeien. Dus, je hebt er geen omkijken meer naar. Is het niet te mooi om waar te zijn? EasyData werkt samen met verschillende partners in het domein van documentautomatisering om je ook mee te laten doen aan deze unieke ervaring.