Je ingerichte systeem gaat geld verdienen met data
Welkom bij de document workflow specialisten.
Dit artikel is bedoeld om je een praktisch beeld te vormen over een document workflow. Is het ontwikkelen van een document workflow zinvol voor je toepassing of organisatie? Of constateer je na dit artikel dat het uitwerken van een document workflow minder bij je werkzaamheden past?
Daar gaan we vanuit onze kennis en visie een antwoord op geven!
Wat is een document workflow?
Een document workflow is niets meer dan een model of systeem waarop je documenten door je organisatie leidt. Naast het ‘leiden’ gaat het eveneens over beheer. Bij iedere document workflow inrichting zonder traceerbaar beheer labels wordt ‘leiden’ in document gerelateerde processen al snel ‘lijden’. Voor de goede orde, Workflow systemen hoeven per definitie niet complex te zijn.
De elementen van een document workflow
Dat gaan we voorkomen met een goede workflow structuur. EasyData specialisten versterken de gewenste workflow structuur met innovatieve technologie. Een element daarvan kan een documentbeheersysteem zijn dat al binnen de organisatie in gebruik is. Daar gaat onze voorkeur naar uit, aansluiting vinden op de bestaande technologie die binnen je eigen organisatie al in gebruik is.
Maak gebruik van bestaande applicaties
Welk systeem heb je nu al in gebruik waarmee je collega’s toegang, controle en beheer hebben over alle documenten die u nodig hebt om optimaal te functioneren? Bij voorkeur heeft precies dat systeem onze voorkeur. Voordat we een document workflow gaan ontwerpen haken we graag aan bij applicaties die al binnen je organisatie in gebruik zijn.
De keuze is reuze!
Heb je nog helemaal geen document beheer applicatie?
Dat treft, in de wereld van document management buitelen de afzonderlijke leveranciers en fabrikanten over elkaar heen om jou duidelijk te maken dat het door hun gepresenteerde pakket vooral de juiste keuze is. EasyData heeft verschillende partners die document beheer pakketten ontwikkelen.
Onze toegevoegde waarde
In die document beheer pakketten zit, niet verrassend, natuurlijk voor een belangrijk deel EasyData technologie. In het geval er voor EasyData technologie gekozen wordt, maakt dat de keuze voor een document beheer applicatie natuurlijk wel een stukje makkelijker.
Beginnen met document workflow
Voordat je kunt beginnen met het sturen van documenten in een document workflow, komt eerst een ander aspect in beeld. Om vorm te geven aan je voorgenomen document workflow proces, is het van belang jezelf een aantal existentiële vragen te stellen over het af te leggen document traject.
Breng je automatiseringstraject in beeld
Dat brengt ons tot het fundament van je document workflow. Op welke wijze had je gedacht dit document automatiseringstraject in je eigen organisatie te implementeren? Dat klinkt misschien wat complex, maar dat is het niet.
Als stelregel hebben we bij EasyData dat voor de werkelijke automatiseringsstappen uit, er eerst een goed beeld moet ontstaan. Daarin komen de beschikbare middelen en het doel dat je wilt bereiken aan de orde. Met die parameters kunnen we je helpen je automatiseringsstrategie samen te stellen. Als je die document workflow strategie scherp hebt kan er weinig meer misgaan.
Document workflow strategie
Met het samenstellen van een automatisering strategie hebben we bij EasyData royaal ervaring. We kunnen je daarmee persoonlijk terzijde staan of we gaan over je uitgewerkte plan in gesprek. De keuze is aan jezelf. Om daar alvast een inleiding voor te geven, gaan helpen aan de hand van een aantal vragen:
Dat begint bij een pen deur die iedereen zich wel kan voorstellen:
Zijn er documenten die u ontvangt vertrouwelijk?
Dat antwoord zal natuurlijk ‘Ja’ zijn, we kennen geen enkele organisatie die geen vertrouwelijke documenten ontvangt. Ieder binnenkomend vertrouwelijk document kan op basis van de inhoud classificeren. Hiermee zou je meteen kunnen denken aan het soort document, bijvoorbeeld welke velden ervan afgelezen moeten worden om tot een effectieve document workflow te komen. Bij EasyData hebben we slimme technologie om document soorten te definiëren. Maar dat aspect parkeren we even en beperken ons tot het bepalen van de bewaartermijn.
Gebruik van persoonsgegevens
Wij hebben als uitgangspunt dat persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bewaard worden. Het is afhankelijk van het document type en de situatie welke bewaartermijn gewenst is. Je moet zelf bepalen wat het beste past bij het specifiek binnenkomende document dat persoonsgegevens bevat. Met andere woorden, de bewaartermijn is flexibel, daar is geen standaard formule voor. Wel is het zo dat je de bewaartermijn aan herleidbare doelen moet conformeren.
Stel dat een klant éénmalig een zalfje voor een bepaalde aandoening in je webshop koopt.
Is het dan wenselijk dat je deze klant 2 jaar naar dato daaraan herinnert middels een nieuwsbrief?
In Nederland hebben we de Autoriteit Persoonsgegevens die toeziet op een realistisch gebruik van persoonsgegevens. Via deze link kan je handige duidingen betreffende een bewaartermijn vinden.
Wat wij er vanuit EasyData van vinden is dat we bij het samenstellen van je document workflow alvast rekening houden met het type document in relatie tot de gegevens. Door hier een automatisch label virtueel aan vast te plakken kan je eenvoudig de document vertrouwelijkheid wegen. Als zo’n document vervolgens 2 jaar oud is kan je systeem het document automatisch verwijderen of een automatisch overzicht voor je functionaris gegevensbescherming genereren.
Stel jezelf vragen over je voorgenomen document workflow
Bedenk daarbij dat een document workflow niets meer of minder is dan je Bedrijfsproces automatiseren. Een klassiek begin is om de afzonderlijke aspecten te benoemen en vervolgens op te schrijven. Stel binnen je organisatie vragen zoals wie, wat, wanneer, waar en waarom? Ter wijl je die informatie binnen je eigen organisatie aan het uitwerken bent krijg je vast feedback van je betrokken collega’s. Als je vervolgens de feedback visueel maakt in een stroomdiagram is de basis voor je voorstelde document workflow gelegd!
Workflow stroomdiagram
In die document workflow stroomdiagram beantwoord je vragen wie er bijvoorbeeld toegang heeft tot de bewuste documenten. Het kan natuurlijk zijn dat medewerkers alleen binnen een traject gedeelte toegang nodig hebben. Met zo’n document workflow stroomdiagram breng je de noodzaak of juist onzin in beeld om met document machtigingen te gaan werken.
Welke documenten horen in je document workflow?
Stel jezelf de praktische vraag of bijvoorbeeld een automatisch aan te maken factuur ook naar de expeditie moet voor fysieke verzending. Om alle documenten die bijvoorbeeld in een web-order aangemaakt worden als vanzelfsprekend aan je document workflow te koppelen is wat te makkelijk.
Je hebt anno 2025 te maken met de AVG en de bescherming van persoonsgegevens. Zodra je documenten bij aanmaak of opname in je document workflow meteen categoriseert ondervang je daarmee een belangrijk element in je document workflow. De document soort ‘verklaart’ bij opname in de workflow zelf al in welke mate het document AVG gevoelige informatie bevat. Ook is met het direct aanmaken van Metadata geregeld wie op welk moment document-inzage kan krijgen.
Raak je wel eens onbedoeld een document kwijt?
Stel je voor dat je je voorbereidt om belangrijke gegevens en voorgestelde plannen aan je klant te presenteren. Maar als je de cruciale document historie zoekt waarin je weet dat alle benodigde achtergrondinformatie is verzameld, kan je deze belangrijke documenten niet vinden.
Ben je vergeten het document correct te archiveren? Heeft iemand anders het document gebruikt en verplaatst? Is het überhaupt de moeite waard om naar het document te zoeken of kun je beter proberen op een andere wijze met je klant in gesprek te gaan? Kortom, een vervelende situatie die bij een goed georganiseerde document workflow eigenlijk niet kan plaats vinden.
Als het verliezen van een belangrijk zakelijk document de reden is dat je bij dit gedeelte van het artikel bent aangeland kunnen we je geruststellen! In dit artikel bespreken we een aantal effectieve tips die je helpen voorkomen dat je nog eens belangrijke documenten kwijtraakt…
Als eerste, stel een consistente document naamgeving vast
Een van de meest effectieve manieren om te voorkomen dat je belangrijke documenten kwijtraakt, is door consistente naamgevingsconventies vast te stellen. Kies een duidelijk en logisch systeem voor het benoemen van al je documenten en zorg ervoor dat elke document naam relevante informatie over de inhoud bevat. Dit maakt het gemakkelijker om bestanden te vinden met behulp van zoekfuncties of bij het bladeren door mappen. Wil je bijvoorbeeld titels gebruiken met datums, documenttypen en relevante trefwoorden? Dan is een goede oplossing: 2025-01-24 Factuur_Leverancier of 2025-01-24 Offerte_Klantnaam.
Heb je verschillende versies te beheren? Dan kan “2025-01-24 01 Factuur_Leverancier” een oplossing zijn. Heb je een versie voor een specifieke collega? Denk dan aan de toevoeging van Jan, Sandra, of hoe je collega ook genaamd is.
Uiteraard is elk systeem zo sterk als de zwakste schakel. Naamgevingsconventies zijn alleen effectief als iedereen ze volgt en elk bestand de juiste titel geeft. Dat is handig te automatiseren. EasyData kan je documenten vaak automatisch classificeren. Handig om nieuwe documenten te controleren op de juiste naamgeving, of juist je historische document archief naar je nieuwe realiteit te transformeren.
Denk eens na over een Document Management System (DMS)
Zodra je Document workflow meerdere documenten reeksen omvat en in het proces regelmatig terugkomen is een DMS het overwegen waard. Daarmee kan je laagdrempelig beginnen. Overweeg de eerdergenoemde consistente document naamgeving te combineren met toegankelijke full tekst zoekmogelijkheden. Zo’n relatief eenvoudige aanpassing kan al een gamechanger zijn in je document beheer. We hebben in Nederland ongeveer 300+ aanbieders van, in sommige gevallen, specifieke Document Management Systemen. Om ze allemaal te evalueren op hun kwaliteiten en bruikbaarheid wordt daarmee best complex.
Hoe selecteer ik een passend DMS?
Dat is simpel, allereerst heb je zicht op je document workflow, en heb je de organisatie eigen visie voor het DMS in relatie tot je documenten en document workflow in beeld. Je gebruikt misschien al Microsoft 365.
Grijp je kans met Big Tech
We willen niet direct reclame maken voor Microsoft, maar SharePoint zou een handig opstapje kunnen zijn. Natuurlijk heeft Google deze diensten ook en creëert met Google Workspace een mooi platform dat, afhankelijk van je wensen, een prettige document omgeving kan bieden. Relatief nieuw voor de meeste bedrijven is NextCloud, een Open Source platform dat we bij EasyData in wisselende oplossingen succesvol inzetten.
Daarnaast heb je nog vele branche specifieke oplossingen die we nu niet de revue laten passeren. Kern van de boodschap is dat je Document workflow in principe aan en naar ieder DMS gekoppeld kan worden. EasyData levert daarvoor de techniek en ervaringsdeskundige specialisten.
Bedrijfs procesworkflow
Wij bieden je technologie om je workflow processen samen te stellen. Heb je al workflow processen operationeel? Dan helpen we je resultaatgericht deze te standaardiseren en de bestaande verwerkingstijden te verkorten. Met EasyData Technologie en expertise bieden we je organisatie effectief next-generation document workflow oplossingen.
