E-Facturen, makkelijker gemaakt met PDFCommunicator
E-Facturen
E-Facturen bestaan uit een gestructureerd, digitaal bestand dat we een XML noemen.
Hierbij staan alle factuur gegevens op een vaste plek zoals afgesproken in dat bewuste XML-bestand, vastgelegd in een standaard. Voordeel van deze afspraken is dan een E-factuur vanuit het geautomatiseerde verzendende systeem digitaal wordt verzonden naar het ontvangende systeem.
Zodra de verzender en ontvanger allebei de afspraken omtrent elektronisch factureren nakomen is handmatige verwerking voltooid verleden tijd. Zo’n XML is lastig te lezen voor mensen, dat is de reden dat we er een PDF met het XML-bestand meesturen. Dat stelt de medewerker die facturen in staat de factuur, net als je boekhoudsysteem, te begrijpen en als organisatie tijd te besparen.
Modern Facturen en oudere ERP-Systemen
Je organisatie heeft een ouder ERP-systeem in gebruik dat niet overweg kan met E-Facturen? Geen probleem, met PDFCommunicator lossen we dat probleem effectief op. PDFCommunicator is in staat een computer leesbare bestand (De XML) te verwerken of zelf aan te maken,
precies op de wijze zoals het bestaande ERP systeem dat wenst!
Innoveer met E-Facturatie zonder grote veranderingen…
PDFCommunicator, je factuurproces Game Changer
Met PDFCommunicator haal je de mediator tussen je ERP-systeem en digitaal facturen naar je administratieve proces. Dit is de oplossing voor organisaties die willen besparen zonder grotere veranderingen in hun facturatieproces en ondertussen wel willen meeliften op het gemak dat E-Facturatie te bieden heeft. Bijkomend voordeel is dat binnenkomende PDF facturen automatisch worden omgezet naar het digitale bestand dat het bestaande boekhoud systeem begrijpt. Indien gewenst worden de PDF facturen hernoemt op een wijze die binnen de organisatie gewenst is.
Eenvoudig E-Factureren, bewezen kostenbesparend!
E-Facturen versturen met PDFCommunicator
Met PDFCommunicator kan het ook andersom, E-Facturen verzenden! Zodra een factuur gemaakt wordt zal deze naar een PDF “geprint” worden in sommige gevallen zelfs nog
naar papier. Dat hoeft niet meer met PDFCommunicator, die sluit aan op je bestaande factuur print proces, makkelijker kan niet. Door PDFCommunicator in het bestaande printproces te plaatsen wordt niet alleen een Factuur PDF gemaakt, maar ook een
digitaal bestand voor E-Facturatie. Standaard is dit E-Factuur bestand een UBL,
maar kan afwijken op basis van de organisatie en gewenste E-Facturatie methodiek.
Zelf factuurgegevens automatisch omzetten naar PDF en E-facturatie bestand.
PDF’s omzetten naar een E-Factuur
Om administratieve kosten te besparen zijn E-Facturen wel de meest voor de hand liggende manier van werken, daar zijn de meningen niet over verdeelt, wel is E-Facturatie bij de meeste bedrijven helaas nog geen realiteit en dat maken we met PDFCommunicator bereikbaar. Best eenvoudig in dit voorbeeld, als je een PDF ontvangt zonder digitaal E-Factuur bestand, neemt PDFCommunicator deze taak over. Dit unieke product kan de meest complexe facturen automatisch converteren naar een bestand dat geschikt is voor
E-facturatie. Automatisch, zonder handmatige handelingen.
PDF’s geschikt maken voor E-Facturatie, gewoon op je desktop!
Waarom zou ik elektronisch factureren?
Allereerst voor de tijdsbesparing die dit brengt, daarnaast geeft elektronisch factureren je facturen een professionele uitstraling en toegevoegde waarde die je klanten zeker kunnen waarderen. De meeste factuurprocessen zijn inmiddels gedigitaliseerd, waarom zou je klanten op kosten jagen door ze te dwingen je factuur handmatig te verwerken? (In het geval dat de PDFCommunicator niet kennen natuurlijk). Laat zien dat je klant centraal staat, ook na de geleverde dienst die in dit geval tastbaar wordt met de factuur. Een professionele en innovatieve manier van facturen versturen geeft klanten het positieve gevoel zoals je zelf wilt ervaren bij betalen.
Facturatie en veiligheid
Een geautomatiseerd facturatieproces moet behalve efficiënt ook veilig zijn. Natuurlijk begrijpen we de bedenkingen die overwonnen moeten worden op het gebied van factuur automatisering.
Met PDFCommunicator blijft data binnen de organisatie, er zijn geen Cloud of externe verbindingen betrokken
E-Factuur acceptatie
Wanneer je een E-factuur wilt ontvangen, voorzien we daarin.
Als je zelf geen software wilt installeren kunnen we hierin assisteren.
Wij verzorgen de installatie van PDFCommunicator bij je leveranciers. Die vervolgens digitaal gaan factureren.
Een PDF is geen E-Factuur
Sommige mensen denken dat een PDF-factuur een elektronische factuur is. Zoals dit artikel in detail uitlegt: dat is niet het geval. Een elektronische factuur bestaan uit een machine leesbaar bestand dat zich automatisch laat boeken. Dat is het voordeel van PDFCommunicator, maak het verzenden en ontvangen van facturen eenvoudig.