Van PDF naar volledig geautomatiseerd facturatieproces
E-facturatie: significant goedkoper. Automatisch van PDF naar UBL, direct in je ERP.
Start met e-facturen automatisering
Waarom e-facturen de standaard worden
E-facturen transformeren de manier waarop bedrijven factureren en facturen verwerken. Met EasyData’s PDFCommunicator zet je handmatige factuurverwerking om in een volledig geautomatiseerd proces dat tijd en geld bespaart.
De overheid stimuleert actief de overstap naar elektronisch factureren, en steeds meer bedrijven maken de stap. EasyData’s e-facturenoplossing maakt deze transitie moeiteloos, ook als je huidige ERP-systeem niet direct geschikt is voor digitale facturatie.
Met 25+ jaar expertise in documentautomatisering helpt EasyData je organisatie naar een toekomstbestendig facturatieproces. Van PDF-conversie naar UBL XML tot volledige integratie met je bestaande systemen. Bekijk ook hoe factuurherkenning en regelherkenning hierbij ondersteunen.
EasyData e-facturatie in cijfers
Organisaties die overstappen naar geautomatiseerde e-facturatie met EasyData behalen meetbare resultaten. Onze PDFCommunicator integreert naadloos met bestaande systemen en levert direct waarde.
E-facturatie per sector
Accountancy: verwerk duizenden facturen automatisch
EasyData’s e-facturenoplossing helpt accountantskantoren bij het verwerken van grote volumes facturen van diverse clienten. PDFCommunicator converteert automatisch alle inkomende PDF-facturen naar UBL XML, ongeacht het formaat of de afzender.
- Automatische conversie van PDF naar gestructureerd UBL XML-bestand
- Direct importeren in alle gangbare boekhoudsystemen
- Intelligente herkenning van factuurgegevens met hoge nauwkeurigheid
- Volledige audittrail voor compliance en controleerbaarheid
Groothandel: verstuur professionele e-facturen naar alle klanten
Voor groothandels biedt EasyData de mogelijkheid om automatisch professionele e-facturen te versturen. PDFCommunicator sluit aan op je bestaande facturatieproces en maakt naast de PDF ook direct een UBL XML-bestand aan.
- Automatische generatie van UBL XML bij elke factuur
- Geen wijzigingen nodig in je bestaande ERP-systeem
- Klanten kunnen facturen direct automatisch verwerken
- Snellere betaling door gestroomlijnd proces
Overheid: NLCIUS-compliant factureren voor aanbestedingen
EasyData ondersteunt overheidsinstanties en hun leveranciers bij NLCIUS-compliant e-factureren. Onze oplossing voldoet aan alle relevante standaarden voor elektronisch factureren in de publieke sector.
- Volledige NLCIUS (PEPPOL) compliance voor overheidsaanbestedingen
- Automatische validatie van factuurformaten en verplichte velden
- Integratie met Digipoort en andere overheidsportalen
- Ondersteuning voor alle publieke inkoopprocessen
Dienstverlening: professioneel en efficient factureren
Voor dienstverleners maakt EasyData factureren eenvoudig en professioneel. PDFCommunicator zorgt ervoor dat je klanten direct kunnen profiteren van geautomatiseerde factuurverwerking, wat de klantbeleving en betalingssnelheid verbetert.
- Eenvoudige integratie met bestaande facturatiesoftware
- Automatische conversie naar e-factuurformaat
- Professionele uitstraling door moderne facturatiemethode
- Geen installatie nodig bij klanten
De EasyData e-facturenmethode
Van OCR-herkenning tot volledige ERP-integratie: zes stappen naar geautomatiseerd factureren.
Automatische PDF-conversie
PDFCommunicator converteert automatisch alle inkomende PDF-facturen naar gestructureerde UBL XML-bestanden die je ERP-systeem begrijpt en direct kan verwerken.
E-facturen versturen
Genereer automatisch UBL XML-bestanden bij elke factuur die je verstuurt. Sluit aan op je bestaande printproces zonder wijzigingen in je systeem.
ERP-integratie
Naadloze koppeling met alle gangbare ERP-systemen. Geen complexe API’s of kostbare systeemaanpassingen nodig.
NLCIUS-compliance
Volledige ondersteuning voor standaarden zoals NLCIUS (PEPPOL) voor overheidsfacturatie en UBL 2.1 voor zakelijke transacties.
Datasoevereiniteit
Alle verwerking vindt plaats binnen je eigen infrastructuur. Geen cloudoplossingen of externe verbindingen nodig voor maximale controle en veiligheid.
Dashboard en rapportage
Inzicht in alle verwerkte facturen met uitgebreide rapportages. Monitor status, validatie en verwerking van al je e-facturen.
Van intake naar operationeel in 4-8 weken
Week 1-2: Intake en analyse
We analyseren je huidige facturatieproces, ERP-systeem en specifieke wensen. Samen bepalen we de optimale implementatiestrategie en configuratie voor PDFCommunicator.
Week 3-4: Installatie en configuratie
PDFCommunicator wordt geinstalleerd en geconfigureerd volgens je specifieke eisen. We richten de koppeling met je ERP-systeem in en testen de factuurstromen.
Week 5-6: Training en testen
Je team wordt getraind in het gebruik van het systeem. We voeren uitgebreide tests uit met echte facturen om alles af te stellen op je processen.
Week 7-8: Golive en ondersteuning
Het systeem gaat live en we monitoren de eerste weken nauwgezet. Je krijgt directe ondersteuning en we optimaliseren waar nodig.
Gerelateerde oplossingen
E-facturen zijn onderdeel van ons complete portfolio voor factuurautomatisering. Ontdek ook onze UBL-expertise voor diepgaande kennis over elektronische factuurstandaarden, of leer meer over procesautomatisering in organisaties.
Voor specifieke implementatievragen kun je ook onze succesverhalen bekijken. Zie daarnaast onze pagina’s over scan- en herkensoftware, datacapture, informatiebeveiliging en cloud versus on-premise verwerking.
Veelgestelde vragen over e-facturen
Wat is het verschil tussen een PDF-factuur en een e-factuur?
Een PDF-factuur is een visuele weergave die mensen kunnen lezen, maar computers moeten handmatig verwerken. Een e-factuur is een gestructureerd XML-bestand (zoals UBL) waarin alle factuurgegevens op een vaste plek staan. Dit maakt automatische verwerking mogelijk zonder menselijke tussenkomst. EasyData’s PDFCommunicator converteert PDF-facturen automatisch naar e-facturen en omgekeerd.
Kan ik e-facturen versturen als mijn ERP-systeem dit niet ondersteunt?
Ja, PDFCommunicator is speciaal ontworpen voor organisaties met oudere ERP-systemen zonder native e-factuurondersteuning. De software sluit aan op je bestaande printproces en maakt automatisch naast de PDF ook een UBL XML-bestand aan. Je hoeft niets te wijzigen in je huidige systeem.
Hoe nauwkeurig is de automatische conversie van PDF naar e-factuur?
PDFCommunicator bereikt hoge nauwkeurigheid bij het herkennen en converteren van factuurgegevens uit PDF’s, dankzij geavanceerde OCR-technologie gecombineerd met machine learning. Voor uitzonderingen biedt het systeem via EasyVerify validatie- en correctiemogelijkheden.
Is PDFCommunicator compliant met e-factuurstandaarden?
Ja, PDFCommunicator ondersteunt alle relevante standaarden voor elektronisch factureren: UBL 2.1 voor zakelijke transacties, NLCIUS (PEPPOL) voor overheidsfacturatie, en branchespecifieke standaarden. Het systeem wordt continu bijgewerkt om te voldoen aan nieuwe regelgeving.
Hoe zit het met de beveiliging van factuurgegevens?
Veiligheid staat voorop bij EasyData. PDFCommunicator werkt volledig on-premise binnen je eigen infrastructuur. Er zijn geen cloudverbindingen of externe opslag betrokken. Alle data blijft binnen je organisatie en onder jouw controle. Het systeem is volledig AVG-compliant. Bekijk ook onze informatiebeveiligingsaanpak.
Wat zijn de kosten van e-facturen implementatie?
De investering in PDFCommunicator varieert afhankelijk van je factuurvolume, aantal gebruikers en specifieke integratie-eisen. De meeste organisaties behalen ROI afhankelijk van verwerkingsvolumes, door besparingen op handmatige verwerking en minder fouten. We bieden een kosteloze haalbaarheidsanalyse om de verwachte kosten en besparingen voor jouw situatie in kaart te brengen.
Kan ik e-facturen combineren met mijn bestaande factuurverwerking?
Ja, PDFCommunicator integreert naadloos met bestaande ERP- en boekhoudsystemen. De software werkt als tussenlaag die PDF-facturen converteert naar UBL XML zonder wijzigingen aan je huidige systeem. Bekijk onze API-mogelijkheden voor systeemintegratie.
Hoe lang duurt een e-facturen implementatie?
Een typische implementatie duurt 4-8 weken, afhankelijk van de complexiteit van je facturatieproces en ERP-integratie. We starten altijd met een proof of concept op je eigen facturen, zodat je vooraf de resultaten kunt valideren.
Interesse in e-facturen automatisering?
EasyData’s PDFCommunicator transformeert je facturatieproces. Profiteer van 25+ jaar expertise in documentautomatisering en AVG-conforme verwerking in Europese datacenters.
*Resultaten afhankelijk van organisatiespecifieke factoren en verwerkingsvolume.
E-facturatie bij EasyData
Kosteloze haalbaarheidsanalyse op basis van je eigen facturen
On-premise verwerking: data blijft binnen je organisatie
25+ jaar expertise in documentautomatisering
AVG-compliant verwerking in Europese datacenters
Naadloze integratie met bestaande ERP-systemen
Implementatie in 4-8 weken inclusief training
*Resultaten afhankelijk van organisatiespecifieke factoren en verwerkingsvolume.