Factuurverwerking + controle = Tijd besparen
Factuurverwerking, hoe gaan we dat automatiseren?
We beginnen met een slimme boekhoudsysteem koppeling, die ervoor zorgt dat de boeking meteen wordt aangemaakt. Zo’n koppeling is geen hogere wiskunde, praktisch alle boekhoudsystemen voorzien in standaard mogelijkheden hiervoor. Met dat vinkje actief heb je de eerste en grootste hobbel genomen! Je gaat nu tijd besparen met automatische factuurverwerking!
De mate waarin factuurverwerking geautomatiseerd gaat worden, ligt aan je wensen, complexiteit van je huidige systeem en mate waarin jijzelf en je collega’s hun bestaande werkwijze willen of durven te veranderen. Met EasyData technologie wordt je factuur herken proces uit handen genomen.
Verder dan menig concurrent kan bereiken en in combinatie met een aangename prijsstelling.
Factuurverwerking met Artificial Intelligence
Factuurverwerking begint met een goede herkenning van inkoopfacturen, scheiding voor afzonderlijke administraties, regel herkenning, splitsing van verzamelfacturen en andere handelingen die nu handmatig plaatsvinden en veel tijd kosten. Als deze processen zijn geautomatiseerd heb je een effectief factuurverwerkingsproces gerealiseerd. In dat geval hoeven dus veel minder handelingen
verricht te worden, waardoor kostbare medewerkers meer tijd krijgen voor taken waarmee ze écht waarde voor de organisatie creëren. EasyData ontwikkeld hiervoor steeds met de meest moderne technologieën die wij onze klanten als kant-en-klare diensten aanbieden.
Op verzoek passen we, naar de specifieke wensen binnen je organisatie, de algoritmen aan om beter op je proces aan te sluiten.
Automatische facturatie in je workflow
De binnenkomende facturen worden op verschillende manieren aangeboden, waarschijnlijk zit er zelfs nog wel eens een papieren factuur bij die op de scanner vervolgens als digitale factuur wordt aangeboden. We zien organisaties die veel verschillende email adressen hanteren voor de afzonderlijke administraties. Wat ons betreft, hoeft dat niet. Met één email adres voor alle binnenkomende facturen kan worden volstaan. Onze technologie is slim genoeg om zelf het onderscheid te maken welke factuur voor welke administratie bedoeld is. Gaat er toch eens een factuur de verkeerde kant op?
Dan kan je zelf het systeem bijleren hoe deze factuur de volgende keer wél meteen de juiste workflow te kiezen! De methode om automatische facturatie in je organisatie effectief toe te passen.
Factuurverwerking wordt nog effectiever met uitgebreide workflow functionaliteit. Dit hoeft in principe niet via de EasyData factuurverwerkingsoplossing te verlopen, We sluiten prima aan op de bestaande ERP structuren die al binnen je organisatie in gebruik zijn. Hoe minder veranderingen er in de factuur workflow plaatsvinden, hoe gelukkiger de gebruikers er over het algemeen mee zijn.
Automatische factuurverwerking en digitaal goedkeuren
Stel dat je complexe facturen binnenkrijgt die altijd visuele controle behoeven. Om dit artikel leesbaarheid te houden gaan we hier geen opsomming geven van de verschillende vormen wanneer hier sprake van is. Komen er in jouw organisatie facturen voor die met opmerkingen goed- of juist afkeurt moeten worden ken je de voorbeelden hiervan zelf het beste. Deze uitzonderingen vormen
geen enkel obstakel voor automatische factuurverwerking. Sterker, we dagen je uit met voorbeelden van deze uitzonderingen te komen. Zo kunnen we je makkelijk aan de hand van aansprekende voorbeelden overtuigen dat ons intelligente proces je werk uit handen neemt en ook nog eens kosten bespaart.
Om hiervan een tipje van de technologische sluier op te lichten, bestaande Machine Learning algoritmen uit onze digitale gereedschapskist kunnen getraind worden op bepaalde uitzonderingen zodat deze facturen automatisch naar de juiste persoon gedelegeerd worden. Zien hoe dat werkt? Neem contact met ons op voor een aansprekende demo!
Facturen automatisch inlezen, je eigen automatiseringstraject
Een eenvoudig factuur automatiseringstraject behoeft geen handmatige controle meer. Laat EasyData Technologie je overtuigen dat facturen foutloos verwerkt worden en treed er toch een foutje op, zijn er genoeg checks om de gebruiker opmerkzaam te maken.
Bij een meer complex factuurverwerkingstraject zal, zoals bij elk geautomatiseerd proces, uitzonderingen optreden. Dat is het punt waarop een intuïtieve, stabiele en veilige web interface essentieel wordt. EasyVerify is onze keuze en ontworpen om meer te doen dan verificatie alleen. Gebruikersinformatie wordt automatisch gelogd, wat het proces een groot voordeel geeft. Als dezelfde facturen een paar keer worden bekeken, kunnen deze facturen worden onderworpen aan specifieke automatisering. Dat is een praktisch voorbeeld waarin EasyVerify een rol speelt voor zelflerende algoritmen bij procesautomatisering!
De mate waarin factuurverwerking geautomatiseerd gaat worden, ligt aan je wensen. Complexiteit van je huidige systeem en mate waarin jijzelf en je collega’s hun bestaande werkwijze willen of durven te veranderen. speelt daarin een rol. Met EasyData technologie wordt je factuur herken proces uit handen genomen. Verder dan menig concurrent kan bereiken en in combinatie met een aangename prijsstelling.
Digitale factuurverwerking, facturen automatisch inboeken
Factuurautomatisering begint bij de factuur ontvangst. Vervolgens worden facturen gecontroleerd op leverancier, bedrag, juiste BTW en wellicht is het je keuze deze factuur visueel te laten beoordelen door de verantwoordelijke budgethouder. EasyVerify voorziet in verificatie door op de factuur, toegevoegde grootboeknummers en eventuele aanvullende informatie weer te geven. Deze stappen kunnen, indien je huidige systeem hier mogelijkheden voor geeft, ook gebruikt worden om de workflow van facturen automatisch inboeken te begeleiden. Digitale factuurverwerking houdt automatisch rekening met binnenkomende digitale facturen met XML.
Ontdek met EasyData factuurverwerking software het gemak van transparante en controleerbare digitale werkstromen.
Kies je voor het bestaande systeem hoef je niet de aanvullende mogelijkheden rond factuur automatisering te missen. Zo kan je afzonderlijke projecten in het goedkeuringstraject visualiseren. Handig als er meerdere collega’s betrokken zijn bij de factuurgoedkeuring in meerdere stappen vereist zijn.
Onze Online Dashboarding zorgt ervoor dat deze factuurstromen inzichtelijk blijven.
Toegepaste automatisering is onze ambitie
Jouw tijdsbesparing is onze ambitie, onze drive is het automatiseren van processen zodat er geen handwerk meet nodig is bij herhalende taken. Factuurautomatisering is technisch gezien een mooi voorbeeld waarin EasyData technologie tot uitdrukking komt en we zien dat bestaande klanten eigenlijk nooit meer voor concurrente producten kiezen.
Daar ligt ons uiteindelijke doel, we investeren in een langdurige relatie en laten je graag kennis maken met onze technologie, E-facturatie en technisch gedreven enthousiasme!
