Inkoopfactuur-matching: automatisch orders koppelen
Van handmatige controle naar
automatische 2-way en 3-way matching
Automatische matching
Koppel facturen automatisch aan inkooporders en ontvangstbewijzen.
Tolerantie-instellingen
Stel acceptabele afwijkingen in voor bedragen en hoeveelheden.
Exception handling
Slimme routering van afwijkingen naar de juiste medewerker.
AVG-compliant
Servers in Nederland. Je financiele data blijft in eigen land.
Wat is inkoopfactuur-matching (PO-matching)?
Inkoopfactuur-matching, ook wel PO-matching (Purchase Order matching) genoemd, is het automatisch koppelen van binnenkomende facturen aan de bijbehorende inkooporders en goederenontvangsten. Dit proces zorgt ervoor dat je alleen betaalt voor wat je daadwerkelijk hebt besteld en ontvangen, en voorkomt fouten, dubbele betalingen en fraude. Three-way matching facturen is de gouden standaard voor fysieke goederen.
De uitdaging in de crediteurenadministratie
Financiele afdelingen besteden gemiddeld veel uren per week aan het handmatig controleren van inkoopfacturen. Elke factuur moet worden vergeleken met de oorspronkelijke bestelling en de ontvangstbon. Bij organisaties met honderden facturen per dag is dit een tijdrovende en foutgevoelige klus.
Het handmatige proces begint bij de postbus of de gedeelde mailbox, waar facturen in uiteenlopende formaten binnenkomen: PDF, scan, e-facturatie of zelfs nog papier. Een medewerker opent de factuur, zoekt het bijbehorende ordernummer op in het ERP-systeem, vergelijkt regel voor regel de prijzen en hoeveelheden, en controleert of de levering daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Bij afwijkingen moet er worden gebeld met de leverancier of intern worden overlegd met de afdeling inkoop. Dit hele traject kost al snel twintig minuten per factuur, en bij complexe orders met meerdere regels of deelleveringen kan dat oplopen.
Handmatige matching leidt tot vertragingen in betalingen, gemiste kortingen voor vroegtijdige betaling, en frustratie bij zowel de financiele afdeling als leveranciers. Bovendien maakt het de organisatie kwetsbaar voor fouten: een verkeerd overgetypt bedrag, een over het hoofd geziene prijswijziging of een dubbel ingeboekte factuur zijn dagelijkse risico’s. Met geautomatiseerde PO-matching en slimme validatie worden deze problemen verleden tijd.
Soorten factuur-matching
📋 2-Way Matching
Vergelijking tussen factuur en inkooporder. Ideaal voor diensten en terugkerende leveringen.
- Leveranciersnaam controleren
- Ordernummer matchen
- Bedragen vergelijken
- Betalingscondities checken
- Snelle verwerking
📦 3-Way Matching
Vergelijking tussen factuur, inkooporder en goederenontvangst. De gouden standaard voor fysieke goederen.
- Alle 2-way controles
- Ontvangen hoeveelheden checken
- Kwaliteitsgoedkeuring meenemen
- Retourzendingen verwerken
- Maximale fraudepreventie
🔄 4-Way Matching
Uitgebreide matching inclusief kwaliteitsinspectie. Voor kritische of dure goederen.
- Alle 3-way controles
- Kwaliteitsinspectie rapport
- Certificaten valideren
- Batch/serienummers checken
- Compliance-documentatie
Hoe werkt automatische PO-matching?
Order identificatie
Systeem zoekt automatisch de bijbehorende PO op basis van nummer, leverancier of bedrag.
Matching en validatie
Vergelijking van prijzen, hoeveelheden en voorwaarden binnen ingestelde toleranties.
Van factuur tot betaling
OCR extractie
AI-gestuurde herkenning van factuurnummer, leverancier, regels, bedragen en PO-referentie.
ERP lookup
Real-time koppeling met je ERP voor het ophalen van inkooporders en ontvangstbewijzen.
Regel matching
Vergelijking op regelniveau: artikelen, hoeveelheden, prijzen en leveringsdata.
Workflow routing
Automatische goedkeuring of escalatie naar de juiste persoon bij afwijkingen.
Handmatig vs. automatische matching
| Kenmerk | Handmatig | EasyData PO-Matching |
|---|---|---|
| Verwerkingstijd per factuur De tijd van factuurontvangst tot goedkeuring. Automatisering reduceert dit merkbaar. | 15-30 minuten | ✓ Minuten |
| Foutenpercentage Menselijke fouten bij handmatige invoer en controle. Automatische matching vermindert typefouten. | Variabel | ✓ Laag |
| Straight-through processing Percentage facturen dat zonder menselijke tussenkomst wordt verwerkt. | 0% | ✓ Hoog |
| Dubbele betalingen detectie Automatische herkenning van duplicate facturen voorkomt kostbare dubbele betalingen. | Beperkt | ✓ Standaard ingebouwd |
| Audit trail Volledige logging van alle acties voor compliance en controledoeleinden. | Handmatig bijhouden | ✓ Automatisch |
| Schaalbaarheid Het vermogen om groeiende volumes te verwerken zonder evenredige toename van FTE. | Lineair met FTE | ✓ Flexibel schaalbaar |
Resultaten varieren per organisatie, factuuraantallen en ERP-complexiteit.
ERP-integratie voor naadloze matching
Effectieve PO-matching vereist directe toegang tot je inkooporders en goederenontvangsten. Wij integreren met gangbare ERP-systemen via API, database-koppeling of bestandsuitwisseling.
Onze Business Connector past zich aan jouw systemen aan:
- SAP: Directe RFC/BAPI-koppeling voor real-time PO-lookup en posting naar FI/MM modules.
- Oracle: REST API integratie met Oracle ERP Cloud en E-Business Suite.
- Microsoft Dynamics: Native connector voor Dynamics 365 Finance & Operations en Business Central.
- Exact: Koppeling via Exact Online API voor MKB-bedrijven.
- Overige systemen: Flexibele integratie via CSV, XML, SFTP of custom APIs.
Gebruik je een ander ERP-systeem? We maken graag een koppeling op maat. Start een Proof of Concept.
Voordelen van automatische PO-matching
Snellere verwerking
Verwerk facturen in minuten in plaats van uren. Minder achterstand in de crediteurenadministratie.
Kortingen benutten
Betaal op tijd en profiteer van kortingen voor vroegtijdige betaling. Bereken je ROI.
Fraudepreventie
Detecteer automatisch dubbele facturen, afwijkende prijzen en verdachte patronen.
Real-time inzicht
Dashboard met statusoverzicht, doorlooptijden en exception-rapportages via datavisualisatie.
Betere leveranciersrelaties
Snellere afhandeling en minder geschillen verbeteren de samenwerking met leveranciers.
Compliance-ready
Volledige audit trail conform het ISO 27001 traject voor interne controles.
PO-matching in de praktijk
🏭 Productie en manufacturing
Honderden facturen per dag van grondstofleveranciers. 3-way matching met goederenontvangst en kwaliteitscontrole. Meer over OCR voor productie en logistiek.
🛒 Retail en e-commerce
Grote volumes leveranciersfacturen met veel regelposities. Matching van seizoensinkopen en standaardassortiment. Automatische verwerking van creditnota’s bij retouren.
🏥 Zorginstellingen
Complexe inkoopstructuren met raamcontracten en nacalculaties. Volledige audit trail voor zorginkoopcontroles. Meer over OCR voor de zorg.
🏛️ Gemeenten en overheid
Strikte compliance-eisen en aanbestedingsregels. Matching tegen raamovereenkomsten en bestelorders. Meer over oplossingen voor gemeenten.
🚚 Transport en logistiek
Facturen van onderaannemers, brandstof en onderhoud. Matching van ritgegevens met facturen en vrachtbrieven.
🏗️ Bouw en installatie
Projectgebonden facturen met termijnfacturatie. Matching van materiaallevering met werkorders en meer-/minderwerk.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Ontdek hoe andere organisaties hun factuurverwerking hebben geautomatiseerd.
Hoe wij PO-matching anders aanpakken
Slimme tolerantie-instellingen
Niet elke afwijking is een probleem. Een factuur van 99,50 euro terwijl de inkooporder 100,00 euro vermeldt, hoeft geen manuele actie te vereisen. Toch sturen veel organisaties zo’n factuur standaard door naar een medewerker voor handmatige controle, met alle vertragingen van dien. Onze matching engine werkt met configureerbare toleranties op meerdere niveaus, zodat je zelf bepaalt welke afwijkingen automatisch worden goedgekeurd en welke aandacht vereisen:
Bedragtolerantie: Accepteer afwijkingen tot een vast bedrag of percentage. Stel bijvoorbeeld in dat facturen met een afwijking onder 10 euro of 2% automatisch worden goedgekeurd, ongeacht de leverancier.
Hoeveelheidstolerantie: Flexibiliteit voor over- of onderleveringen binnen afgesproken marges. Bij bulkgoederen is een afwijking van 3-5% gebruikelijk, en je systeem houdt daar automatisch rekening mee.
Leveranciersspecifiek: Verschillende toleranties per leverancier op basis van betrouwbaarheid en historie. Een leverancier met jarenlange foutloze leveringen kan ruimere marges krijgen dan een nieuwe partij.
Fuzzy matching voor complexe situaties
In de praktijk zijn facturen zelden perfect. Onze AI-gestuurde fuzzy matching met machine learning herkent en corrigeert afwijkingen automatisch:
Ordernummer variaties: “PO-2026-001234” wordt gematcht met “PO2026001234” of “2026/1234”.
Artikelomschrijvingen: “Printpapier A4 80grams” matcht met “A4 papier 80gr” uit je ERP.
Gesplitste leveringen: Automatische aggregatie van deelleveringen voor matching met de complete factuur.
Meer lezen over factuurautomatisering?
Wij onderscheiden ons door onze focus op organisaties in Nederland, AVG-compliant verwerking op servers in Nederland, en 25+ jaar ervaring in documentautomatisering.
Interesse in automatische factuurmatching?
Ontdek hoe automatische PO-matching jouw crediteurenadministratie kan verbeteren.
Verwerking op servers in Nederland, ISO 27001 traject, 25+ jaar ervaring
Wat je mag verwachten
Pilot met je data Test met je eigen facturen en inkooporders
ERP-integratie Koppeling met SAP, Oracle, Dynamics of Exact
Configuratie op maat Toleranties en workflows naar jouw wensen
Persoonlijke support Begeleiding door experts, geen chatbots
Transparant prijsmodel Bekijk ons flexibele prijsmodel
Data in Nederland Datasoevereiniteit standaard
Veelgestelde vragen over PO-matching
Over de auteur
