OCR voor zorg, onderwijs & publieke sector
Digitaliseer gevoelige documenten veilig en efficiënt
100% in Nederland
100% Nederlands
Geen buitenlandse cloud. Uw data blijft op Nederlandse servers, verwerkt door een Nederlands team.
AVG & NIS2 compliant
Verwerking voldoet aan de strengste privacy-eisen. Geschikt voor bijzondere persoonsgegevens.
99% nauwkeurigheid
Kritische data vereist perfectie. Onze AI-modellen zijn getraind op Nederlandse documenten.
Flexibele koppelingen
REST API, webhooks, SFTP of handmatige upload. Wij passen ons aan uw werkwijze aan.
Waarom OCR voor uw organisatie?
Medewerkers in de zorg, onderwijs en publieke sector besteden gemiddeld 30-40% van hun tijd aan administratieve taken. Papieren dossiers, formulieren, externe rapporten en correspondentie kosten kostbare tijd die beter aan cliënten, leerlingen of burgers besteed kan worden. OCR-technologie automatiseert de digitalisering van deze documenten en maakt informatie direct toegankelijk.
De uitdaging
Organisaties ontvangen dagelijks tientallen tot honderden documenten: intakeformulieren, externe rapporten, aanvraagformulieren en correspondentie. Het handmatig invoeren van deze gegevens is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig.
Administratieve fouten kunnen grote gevolgen hebben — van verkeerde dossiervorming tot gemiste deadlines. Geautomatiseerde documentverwerking met ingebouwde validatie verkleint dit risico drastisch en geeft uw medewerkers tijd terug voor het werk dat er écht toe doet.
Documenten die wij verwerken
Intakeformulieren
Automatische extractie van persoonsgegevens, vragen en antwoorden uit papieren of gescande intakes.
Dossiers & rapporten
Externe rapporten, verslagen en correspondentie digitaliseren met behoud van structuur en doorzoekbaarheid.
Aanvraagformulieren
Wmo-aanvragen, subsidieformulieren, inschrijvingen en andere gestructureerde formulieren verwerken.
Officiële documenten
Beschikkingen, vergunningen en besluiten indexeren en koppelen aan de juiste dossiers.
Onderzoeksrapporten
Externe onderzoeken, assessments en evaluaties doorzoekbaar maken en archiveren.
Identiteitsdocumenten
ID-verificatie via paspoort, ID-kaart of rijbewijs. BSN-controle met ingebouwde validatie.
Handgeschreven notities
Aantekeningen en notities omzetten naar doorzoekbare tekst met handschriftherkenning.
Archieven
Bulk-digitalisering van bestaande papieren archieven. Doorzoekbaar en toegankelijk maken.
Privacy & compliance
🔐 Gegevensbeveiliging
- TLS 1.3 encryptie in transit
- AES-256 encryptie at rest
- Zero-retention: direct verwijderen
- Geen data naar derden
- ISO 27001 datacenter
- Penetratietests jaarlijks
📋 Compliance
- AVG/GDPR compliant
- NIS2-richtlijn voorbereid
- Verwerkersovereenkomst
- DPIA ondersteuning
- Audit logging (90+ dagen)
- Nederlandse servers
🔗 Integratie & export
- REST API beschikbaar
- Webhook notificaties
- SFTP / beveiligde overdracht
- PDF/A archivering
- Excel / CSV export
- XML / JSON output
Voordelen voor uw organisatie
Tijdsbesparing
Medewerkers winnen gemiddeld 2 uur per dag terug die ze kunnen besteden aan cliënten, leerlingen of burgers.
Minder fouten
Geautomatiseerde extractie met validatie vermindert invoerfouten met meer dan 90%. Betrouwbare dossiervorming.
Sneller zoeken
Gedigitaliseerde documenten zijn direct doorzoekbaar. Vind relevante informatie in seconden, niet minuten.
Kostenbesparing
Minder handmatige invoer, snellere doorlooptijden en minder herbewerkingen door fouten.
Altijd beschikbaar
Digitale dossiers zijn overal toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers. Werkt ook mobiel en op locatie.
Betere samenwerking
Deel informatie eenvoudig tussen afdelingen en externe partners. Gestructureerde data, geen losse papieren.
OCR in de praktijk
🏠 Thuiszorg & VVT
Mobiele scanning van zorgplannen en rapportages. Digitalisering van cliëntdossiers. Compliance-documentatie voor Wlz en Wmo verantwoording. Minder papierwerk, meer tijd aan bed.
🧠 GGZ & verslavingszorg
Verwerking van externe rapporten en diagnostiek. Intake-formulieren digitaliseren. Behandelplannen en evaluaties doorzoekbaar archiveren.
👶 Jeugdzorg & jeugdhulp
Dossiervorming bij complexe casussen. Externe onderzoeken en rapporten koppelen. Beschikkingen en besluiten indexeren voor snelle toegang.
🎓 Onderwijs
Inschrijfformulieren, diploma’s en certificaten verwerken. Leerlingdossiers digitaliseren. Externe rapporten en onderzoeken archiveren.
🏛️ Gemeenten & overheid
Wmo-aanvragen, vergunningen en bezwaarschriften verwerken. Burgercorrespondentie digitaliseren. Archieven toegankelijk maken.
🏢 Semi-overheid & uitvoering
Aanvraagformulieren en bijlagen verwerken. Documenten koppelen aan dossiers. Bulk-verwerking van grote aantallen.
Klaar om uw administratie te transformeren?
Ontdek hoe OCR uw organisatie kan helpen. Gratis assessment van uw documentstromen, zonder verplichtingen.
📋 Wat u mag verwachten
AVG-proof implementatie — Verwerkersovereenkomst en DPIA-ondersteuning inbegrepen
Pilot binnen 2 weken — Test met uw eigen documenten voordat u beslist
Flexibele koppeling — Wij passen ons aan uw systemen en werkwijze aan
Persoonlijke begeleiding — Nederlands team voor implementatie en support
Veelgestelde vragen
Hoe veilig is de verwerking van gevoelige gegevens?
Uiterst veilig. Alle documenten worden verwerkt op servers in Nederland met TLS 1.3 encryptie. Na verwerking worden bestanden direct verwijderd (zero-retention policy). We tekenen altijd een verwerkersovereenkomst en ondersteunen bij DPIA’s. Ons datacenter is ISO 27001 gecertificeerd.
Voldoet de oplossing aan de NIS2-richtlijn?
Ja, we zijn NIS2-voorbereid. Dit betekent dat we voldoen aan de aankomende Europese cybersecurity-eisen voor essentiële diensten. Dit omvat incidentrapportage, risicobeheer en supply chain security. We kunnen documentatie leveren voor uw compliance-dossier.
Kan de OCR handgeschreven tekst lezen?
Ja, met onze ICR-technologie (Intelligent Character Recognition) kunnen we handschrift herkennen. De nauwkeurigheid varieert van 85-95% afhankelijk van de leesbaarheid. Voor kritische velden adviseren we altijd een menselijke verificatiestap.
Hoe koppelen jullie met onze bestaande systemen?
We bieden meerdere opties: REST API voor directe integratie, webhooks voor real-time notificaties, SFTP voor batch-verwerking, of simpelweg handmatige upload via een beveiligde portal. We analyseren uw situatie en adviseren de beste aanpak voor uw workflow.
Wat kost OCR-verwerking?
Prijzen zijn afhankelijk van volume en complexiteit. We hanteren vaak maandelijkse abonnementen met vaste prijzen per documenttype. Een pilot start vanaf €500 voor een volledige test met uw eigen documenten. Neem contact op voor een maatwerkofferte.
Hoe lang duurt een implementatie?
Een standaard pilot draait binnen 2 weken. Volledige implementatie met systeemintegratie duurt 4-8 weken, afhankelijk van de complexiteit. We bieden persoonlijke begeleiding gedurende het hele traject.
Kunnen we bestaande papieren archieven digitaliseren?
Ja, we verzorgen ook bulk-digitalisering van bestaande archieven. Dit kan on-site met mobiele scanapparatuur of via beveiligd transport naar onze verwerkingslocatie. Alle documenten worden geïndexeerd en doorzoekbaar gemaakt conform uw classificatiesysteem.
Is er Nederlandse support beschikbaar?
Absoluut. Ons team zit in Apeldoorn en spreekt Nederlands. Geen chatbots of offshore helpdesks. U krijgt een vaste contactpersoon die uw situatie kent.
📝 Over de auteur
Disclaimer: Percentages zijn gebaseerd op gemiddelde resultaten bij vergelijkbare organisaties. Werkelijke resultaten variëren per organisatie en documenttype.
Voor actuele compliance-documentatie en certificeringen, neem contact op.