OCR voor transport & logistiek
Van CMR tot vrachtbrief: automatisch verwerken, direct integreren
Test met je eigen documenten
CMR-specialist
Alle 24 velden van internationale vrachtbrieven automatisch extraheren en valideren.
TMS/WMS integratie
Directe koppeling met je transport- en warehouse management systemen via API.
Hoge nauwkeurigheid
AI getraind op Nederlandse en Europese transportdocumenten voor optimale herkenning.*
Meertalig
Documenten in alle Europese talen, inclusief Cyrillisch en niet-Latijnse schriften.
Waarom OCR voor logistiek?
In de transport- en logistieksector stromen dagelijks honderden documenten binnen: CMR-vrachtbrieven, bills of lading, pakbonnen, douaneaangiftes en afleverbewijzen. Het handmatig invoeren van deze gegevens kost tijd, veroorzaakt fouten en vertraagt de doorlooptijd van zendingen. OCR-technologie automatiseert dit proces en maakt real-time tracking en tracing mogelijk.
De uitdaging in transport
Transportbedrijven en expediteurs worstelen dagelijks met arbeidsintensieve papieren processen die de bedrijfsvoering vertragen. Chauffeurs leveren aan het einde van hun rit stapels vrachtbrieven in die stuk voor stuk handmatig moeten worden overgetypt in het systeem. Dit is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig: een verkeerd overgetypt gewicht, een gemiste postcode of een foutief referentienummer kan leiden tot facturatiefouten en discussies met klanten.
Douanedocumenten vormen een extra uitdaging. Bij internationale transporten vereisen CMR-vrachtbrieven, T1-documenten en exportverklaringen uiterst nauwkeurige data-invoer. Een typefout kan resulteren in vertragingen bij de grens, boetes of zelfs vastgehouden ladingen. De druk op de administratie is enorm, zeker tijdens piekperiodes.
Pakbonnen en afleverbewijzen moeten handmatig gematcht worden met inkooporders en verzendinstructies. Medewerkers spenderen uren aan het vergelijken van documenten, het opsporen van afwijkingen en het corrigeren van fouten. Elke vertraging in dit proces kost direct geld: facturen blijven liggen, creditnota’s stapelen zich op en de klanttevredenheid daalt.
De oplossing: intelligente OCR-automatisering
Met OCR-automatisering van EasyData wordt elke vrachtbrief direct bij binnenkomst gedigitaliseerd en verwerkt. Of de documenten nu per e-mail, scan of mobiele foto binnenkomen, de software herkent automatisch het documenttype en extraheert alle relevante gegevens: afzender, ontvanger, gewichten, aantallen en referentienummers.
De data stroomt automatisch en foutloos naar je TMS of ERP-systeem, waardoor je real-time zicht hebt op alle zendingen. Facturatie kan dezelfde dag nog plaatsvinden in plaats van dagen later. De administratieve last vermindert drastisch, waardoor je medewerkers zich kunnen richten op taken die echte waarde toevoegen: klantenservice, probleemoplossing en groei.
*Resultaten gebaseerd op interne metingen bij klanten. Individuele resultaten varieren per documenttype en volume.
CMR-vrachtbrief: alle velden automatisch
Beweeg met je muis over de vrachtbrief om te zien welke velden onze AI automatisch extraheert.
Documenten die wij verwerken
CMR-vrachtbrieven
Internationale vrachtbrieven met alle 24 velden, inclusief handtekeningen en stempels. Meerdere talen ondersteund.
Bill of Lading
Zeevracht cognossementen met shipper, consignee, notify party, container- en ladinggegevens.
Air Waybill
Luchtvracht documenten met IATA-codes, routing en special handling instructions.
Pakbonnen
Packing lists met artikelen, aantallen en gewichten. Automatische matching met orders.
Douanedocumenten
Invoeraangiftes, EUR.1 certificaten en T1-documenten voor snellere customs clearance.
Proof of Delivery
Afleverbewijzen met handtekening, datum/tijd en eventuele opmerkingen digitaliseren.
Vrachtfacturen
Transportfacturen met routes, tarieven en toeslagen. Directe koppeling met factuurverwerking.
Shipping labels
Barcode en QR-code scanning voor tracking numbers, adressen en service types.
Integraties & technologie
🚚 Transport systemen
- TMS (Transport Management)
- WMS (Warehouse Management)
- ERP-systemen
- Customs software
- Track & trace platforms
- Portbase / haven systemen
📤 Output formaten
- JSON via REST API
- XML (EDIFACT compatible)
- CSV / Excel
- EDI berichten
- PDF/A archivering
- Webhook notificaties
🔍 Extractie mogelijkheden
- Barcode & QR scanning
- Handschriftherkenning (ICR)
- Stempel detectie
- Tabel extractie
- Multi-page documenten
- 40+ talen ondersteund
Voordelen voor je organisatie
Snellere doorlooptijd
Documenten direct bij ontvangst verwerkt. Geen wachtrijen meer bij de administratie.
Real-time visibility
Zendinggegevens direct in je TMS. Altijd actueel overzicht van alle transporten.
Minder fouten
Geen typefouten meer bij het overtypen. Automatische validatie van kritieke velden.
Kostenbesparing
Minder handmatige uren, snellere facturatie en minder correctiewerk.*
Betere rapportage
Gestructureerde data maakt analyse mogelijk. Inzicht in routes, kosten en prestaties.
Compliance
Volledige audit trail. Digitaal archief voor douane en belastingdienst.
*Kostenbesparing afhankelijk van huidig documentvolume en procesefficiency.
OCR in de praktijk
🚚 Transportbedrijven
Chauffeurs fotograferen CMR’s onderweg. Data is beschikbaar voordat de truck terug is. Automatische koppeling met ritplanning en facturatie.
📦 Expediteurs
Verwerk documenten van tientallen carriers in een systeem. Van Bill of Lading tot douaneaangifte, alles geautomatiseerd en geintegreerd.
🏭 Warehouses & DC’s
Scan pakbonnen bij inslag voor directe voorraadupdate. Match met inkooporders en signaleer afwijkingen automatisch.
🏛️ Douane-expediteurs
Versnelde verwerking van invoerdocumenten. Automatische extractie van HS-codes, waarden en oorspronggegevens voor snellere clearance.
⚓ Haven & terminals
Bulk verwerking van scheepsdocumenten. Bill of Lading matching met manifesten. Integratie met Portbase en terminal systemen.
🛒 E-commerce fulfillment
Retourlabels scannen voor snelle verwerking. Track & trace updates automatisch naar webshop en klant.
Klaar om je documentstroom te versnellen?
Ontdek hoe OCR je logistieke processen kan transformeren. Gratis demo met je eigen documenten.
Wat je mag verwachten
Pilot met je documenten – Test met je eigen CMR’s en vrachtbrieven
TMS/WMS integratie – Wij zorgen voor koppeling met je systemen
Meertalige support – Documenten in alle Europese talen
Nederlandse support – Persoonlijke begeleiding, geen chatbots
Veelgestelde vragen over OCR in logistiek
Welke logistieke documenten kunnen jullie verwerken?
We verwerken vrijwel alle transportdocumenten: CMR-vrachtbrieven, Bills of Lading (zee), Air Waybills (lucht), pakbonnen, douanedocumenten, afleverbewijzen (POD), vrachtfacturen en shipping labels. Ook combinaties van meerdere documenten in een PDF of scan worden herkend en gescheiden.
Kunnen jullie handgeschreven CMR’s verwerken?
Ja, onze ICR-technologie (Intelligent Character Recognition) is getraind op handgeschreven transportdocumenten. De nauwkeurigheid varieert van 85-95% afhankelijk van de leesbaarheid. Voor kritieke velden zoals gewichten en adressen adviseren we een confidence threshold met menselijke verificatie bij twijfel via onze Human in the Loop interface.
Hoe werkt de integratie met ons TMS?
We bieden een REST API waarmee je documenten kunt aanleveren en gestructureerde data terugkrijgt. De output is configureerbaar in JSON, XML of EDI-formaat. We hebben ervaring met koppelingen naar alle gangbare TMS-systemen en kunnen custom integraties bouwen waar nodig. Lees meer over onze Business Connector.
Ondersteunen jullie documenten in andere talen?
Ja, we ondersteunen 40+ talen inclusief alle Europese talen, Russisch (Cyrillisch), Turks, Arabisch en Aziatische talen. Dit is essentieel voor internationale transporten waar CMR’s vaak meertalig zijn of documenten uit verschillende landen komen.
Hoe snel worden documenten verwerkt?
Gemiddeld binnen 10 seconden per document. Bij batch-verwerking kunnen we honderden documenten per minuut verwerken. Real-time processing is ook mogelijk voor tijdkritische toepassingen zoals douane-aangiftes.
Kunnen chauffeurs onderweg documenten scannen?
Ja, via onze mobiele app of webinterface kunnen chauffeurs CMR’s fotograferen en direct uploaden. De data is binnen seconden beschikbaar in je systemen, vaak voordat de truck terug is op de thuisbasis.
Wat kost OCR voor logistieke documenten?
Prijzen zijn afhankelijk van volume en documentcomplexiteit. Voor transportbedrijven bieden we vaak abonnementen op basis van aantal documenten per maand. Een pilot start vanaf 500 euro voor een volledige test met je eigen documenten. Neem contact op voor een maatwerkofferte.
Is de verwerking AVG-compliant?
Ja, alle verwerking vindt plaats op servers in Nederland. We hanteren TLS 1.3 encryptie en kunnen documenten na verwerking direct verwijderen of archiveren conform je retentiebeleid. We tekenen een verwerkersovereenkomst voor alle klanten. Lees meer over onze informatiebeveiliging.
Over de auteur
