Documentverwerkingssoftware
binnen handbereik
Ontdek waarom organisaties kiezen voor professionele documentverwerkingssoftware met hoge nauwkeurigheid, volledige on-premise zodat je documenten in eigen huis blijven
- On-premise installatie
- Hoge OCR-nauwkeurigheid
- Nederlandse support
- AVG-compliant
- Geen vendor lock-in
- C#-scripting mogelijk
- 25+ jaar ervaring
Het probleem dat elke IT-manager herkent
De stapels papieren documenten zijn verleden tijd: alles komt nu digitaal binnen, van e-facturen tot contracten en transportformulieren. Toch blijft handmatig gegevens overnemen uit gescande documenten of PDF’s een tijdrovend en foutgevoelig proces, dat veel frustraties en inefficientie oplevert.
Bovendien wordt het verschil tussen standaard SaaS-oplossingen en on-premise documentverwerkingssoftware steeds relevanter nu bedrijven meer aandacht geven aan privacy, compliance en volledige controle over hun eigen data.
EasySeparate: je documentverwerkingssoftware
EasySeparate en EasyVerify zijn volledig Nederlandse oplossingen die specifiek ontwikkeld zijn voor organisaties die waarde hechten aan controle, compliance en kosteneffectiviteit. Na 25+ jaar ervaring in documentautomatisering begrijpen we precies waar de uitdagingen liggen.
Onze documentverwerkingssoftware geeft je de mogelijkheid om documenten volledig automatisch te verwerken terwijl je volledige controle houdt over je eigen gegevens. Of het nu gaat om facturen, contracten, formulieren of welk documenttype dan ook, EasySeparate verwerkt en extraheert de data met hoge nauwkeurigheid*.
*Zelf ervaren welke resultaten voor jouw organisatie haalbaar zijn? Daarvoor nodigen we je uit voor een eigen kosteloze Proof of Concept.
Waarom een PoC voor documentverwerkingssoftware?
Laten we de realiteit van implementatierisico’s nader bekijken…
Implementatierisico’s
- Verkeerde aannames
Over documentkwaliteit en -variatie - Onderschatting van complexiteit
Specifieke documenten - Integratie-uitdagingen
Met bestaande systemen - Onrealistische verwachtingen
Over nauwkeurigheid
EasyData PoC-aanpak
- Bewijs van nauwkeurigheid
Van intake tot werkende PoC in 4 weken - Risicobeperking
Investeren wanneer resultaat bewezen is - Meetbare ROI
Concrete tijdsbesparing in je werkproces - Integratie-validatie
Bewijs van compatibiliteit met je systemen
Een PoC elimineert implementatierisico’s en biedt concrete resultaten voordat je investeert in een volledige oplossing.
Bewijs de waarde met je eigen documenten, investeer pas na gevalideerde resultaten
Documentverwerkingssoftware vergelijking
De keuze voor documentverwerkingssoftware is groot. We hebben een eerlijke vergelijking gemaakt met de top 5 alternatieven. De verschillen zijn verrassend duidelijk:
| Software | On-premise | NL support | C# scripting | Kosten | AVG-controle |
|---|---|---|---|---|---|
| EasySeparate en EasyVerifyDe enige volledig Nederlandse on-premise oplossing met C#-scripting, directe support en competitieve prijsstelling. | ✔ Volledig | ✔ 25+ jaar NL | ✔ Volledig | ✔ Competitief | ✔ Volledig eigen beheer |
| Kofax CaptureMarktleider in enterprise capture, maar met hoge licentiekosten en beperkte lokale support in Nederland. | ✔ Ja | ⚠ Internationaal | ❌ Beperkt | ❌ Duur | ⚠ Afhankelijk |
| ABBYY FlexiCaptureSterke OCR-technologie, maar kostbaar en geen directe Nederlandse supportorganisatie. | ✔ Ja | ⚠ Internationaal | ⚠ Beperkt | ❌ Duur | ⚠ Afhankelijk |
| UiPath Document UnderstandingOnderdeel van het UiPath RPA-platform; vereist RPA-kennis en heeft beperkte on-premise-opties. | ⚠ Beperkt | ⚠ Internationaal | ✔ RPA scripting | ❌ Duur | ⚠ Cloudafhankelijk |
| Klippa DocHorizonNederlands bedrijf met competitieve SaaS-oplossing, maar geen on-premise-optie beschikbaar. | ❌ Alleen SaaS | ✔ Nederlands | ❌ Geen | ✔ Competitief | ❌ SaaS-beperking |
| RossumAI-gestuurde cloudoplossing; geen on-premise, geen Nederlandse support, beperkte scriptmogelijkheden. | ❌ Alleen cloud | ⚠ Internationaal | ❌ Zeer beperkt | ⚠ Gemiddeld | ❌ Cloudbeperking |
Zoals je ziet, biedt onze documentverwerkingssoftware de combinatie van volledige controle, expertise en bewezen kosteneffectiviteit. Terwijl concurrenten je vragen concessies te doen, krijg je bij ons alle elementen die een documentverwerkingsproces nodig heeft.
Technische mogelijkheden die het verschil maken
Je wilt weten wat deze documentverwerkingssoftware technisch kan leveren. Hier zijn de concrete specificaties* die ertoe doen:
Krachtige documentverwerkingsfeatures
| Meerdere OCR-engines:Combineer engines voor het beste resultaat per documenttype. Automatische fallback als een engine onvoldoende scoort. | 5 engines | ABBYY FineReader, Tesseract, Microsoft Azure, Yandex en EasyData’s eigen OCR-technologie. |
| Slimme documentclassificatie:AI herkent documenttypen op basis van layout, inhoud en kenmerken. Routeert automatisch naar de juiste verwerkingsflow. | Smart algoritme | Automatische herkenning en routing van verschillende documenttypen zonder handmatige tussenkomst. |
| Ingebouwde fraudedetectie:Detecteert dubbele facturen, afwijkende bedragen en verdachte patronen. Voorkomt kostbare fouten en fraude. | Security | Dubbele factuurbewaking en validatieregels om fouten en fraude te voorkomen. |
| Flexibele exportopties:Export naar elk denkbaar formaat. Van gestructureerde Excel met formules tot XML voor systeemintegratie. | 100+ formaten | Excel met calculaties, Word met structuurbehoud, XML, CSV, databases en 100+ andere formaten. |
| Eigen OCR-SDK:Bouw je eigen verwerkingsflows met de EasyData SDK. Volledige controle voor ontwikkelaars. | Developer | Programmeerbare interface voor ontwikkelaars om custom documentverwerkingsoplossingen te bouwen. |
| Service- en applicatiemodus:Draai als achtergrondservice voor onbemande 24/7 verwerking, of als applicatie wanneer interactie gewenst is. | 24/7 | Draait als Windows-service voor onbemande verwerking of als applicatie voor interactief gebruik. |
| Uitgebreide logging:Elk document, elke actie en elke wijziging wordt gelogd. Ideaal voor compliance-audits en foutanalyse. | Compliance | Volledig audit trail en procescontrole voor compliance en troubleshooting. |
| Data-anonimisering:Automatische detectie en maskering van BSN-nummers, IBAN’s en andere persoonsgegevens conform de AVG. | AVG | Automatische maskering van privacy-gevoelige informatie in verwerkte documenten. |
*Zelf ervaren welke resultaten voor jouw organisatie haalbaar zijn? Daarvoor nodigen we je uit voor een eigen kosteloze Proof of Concept.
Integratie en connectiviteit
EasySeparate is ontworpen om naadloos samen te werken met bestaande IT-infrastructuur. Of je nu werkzaam bent in een kleine organisatie of een grote enterprise met complexe systemen, wij hebben de connectoren!
Implementatie: van start tot resultaat
Een van de grootste zorgen bij nieuwe documentverwerkingssoftware is de implementatietijd. Met EasySeparate hoef je daar geen zorgen over te maken. Onze plug-and-play-benadering zorgt ervoor dat je snel effectieve resultaten ziet.
Praktijkvoorbeeld: zorgorganisatie
Een middelgrote zorgorganisatie verwerkte maandelijks 15.000+ documenten handmatig. Na implementatie van onze documentverwerkingssoftware:
- Significante tijdsbesparing: van vele uren naar een fractie per maand door automatisch scannen
- Hoge nauwkeurigheid: praktisch geen handmatige correcties meer nodig na scanning
- Merkbare kostenbesparing: op personeelskosten en procesefficiientie
- Volledige AVG-compliance: alle gescande data blijft in eigen beheer
Jouw implementatie roadmap
Training en ondersteuning
Je krijgt meer dan alleen software; we verzorgen een compleet ondersteuningspakket. Onze specialisten zorgen ervoor dat je team volledig vertrouwd raakt met alle mogelijkheden. Van basis gebruikerstraining tot geavanceerde C#-scripting-workshops.
ROI-berekening: wanneer verdient documentverwerkingssoftware zich terug?
Laten we de financiele realiteit bekijken. EasySeparate is niet alleen technisch goed, het is ook financieel aantrekkelijker dan andere oplossingen. Onderstaand is een indicatieve ROI-berekening weergegeven. Deze cijfers geven een indicatie en zijn niet direct voor je eigen situatie toepasbaar.
Rekenvoorbeeld: MKB-bedrijf (50 medewerkers)
Situatie: 5.000 documenten per maand scannen en verwerken, 2 FTE bezig met handmatige verwerking
Kosten handmatige verwerking: significant jaarlijks budget
Documentverwerkingssoftware: implementatie + jaarlicentie
Resultaat na automatisering: aanzienlijke reductie in handmatige uren
Verwachte terugverdientijd: afhankelijk van volume, vaak binnen 6-12 maanden
*Dit is een indicatief voorbeeld. De werkelijke resultaten zijn afhankelijk van jouw specifieke situatie en volume. Start met een kosteloze Proof of Concept om jouw business case te berekenen.
Klaar om te starten?
Organisaties vertrouwen al op EasySeparate voor hun documentverwerking. Ontdek dat zelf met onze gratis testversie, geen verplichtingen, geen verborgen kosten.
Verborgen kostenbesparingen
Compliance en security
Als organisatie heb je te maken met strenge privacy- en compliance-eisen. EasySeparate is vanaf de basis opgebouwd met Europese regelgeving in gedachten.
Terwijl Amerikaanse SaaS-oplossingen je dwingen om data naar cloudservers te sturen, houdt je met onze documentverwerkingssoftware alle controle in eigen hand. Je data blijft waar het hoort: in je eigen IT-omgeving.
Neem contact op: 055-5344886
Voor al je vragen over EasySeparate documentverwerkingssoftware
Klaar om de volgende stap te zetten?
Onze experts staan klaar om je te begeleiden naar een efficientere documentverwerkingsworkflow.
Veelgestelde vragen over documentverwerkingssoftware
Hoe lang duurt de implementatie?
Dit is afhankelijk van de situatie. Een standaard implementatie start bij 2 uur en loopt door tot een paar weken. Dit omvat configuratie, template-ontwikkeling, testing en training.
Kan EasySeparate integreren met ons bestaande ERP-systeem?
Ja, onze software heeft uitgebreide integratiemogelijkheden via ODBC, WebDAV, SharePoint, REST API’s en directe connectoren voor ERP-systemen zoals AFAS, Exact Online, Unit4 en andere applicaties. Bekijk ook onze API-documentatie.
Wat gebeurt er als de OCR-scanning niet volledig nauwkeurig is?
EasyVerify biedt een elegante human-in-the-loop-oplossing. Documenten met lage confidence scores worden automatisch doorgestuurd voor menselijke validatie via een gebruiksvriendelijke webinterface.
Zijn er beperkingen aan het aantal documenten?
Nee, EasySeparate schaalt van enkele honderden tot miljoenen documenten per maand. Het systeem is ontworpen voor zware servertoepassingen en kan 24/7 draaien.
Welke ondersteuning krijgen we na implementatie?
Je krijgt toegang tot Nederlandse support, uitgebreide documentatie, updates en optionele consultancy voor verdere optimalisaties.
Kunnen we eerst testen voordat we kopen?
Ja! We bieden een gratis evaluatielicentie. Je kunt de software installeren en testen met je eigen documenten zonder enige verplichting. Je kunt ook starten met een kosteloze Proof of Concept.
Hoe zit het met updates en nieuwe functies?
Klanten met een geldig supportcontract ontvangen automatisch alle updates en nieuwe functies. We luisteren actief naar klantfeedback voor onze productroadmap.
Is training beschikbaar voor ons team?
Ja, we bieden zowel standaard gebruikerstraining als geavanceerde technische training voor beheerders. Ook hebben we uitgebreide documentatie beschikbaar.
Over de auteur
