Van PDF-chaos naar gestructureerde data
Transformeer je PDF documenten automatisch naar bruikbare informatie voor je bestaande systemen
Vraag een demo aan
Van PDF-chaos naar gestructureerde XML
Mailboxen vullen zich dagelijks met PDF-prijslijsten, facturen en rapporten die handmatig verwerkt moeten worden. Kopieren, plakken, corrigeren. Een groeiend leveranciersnetwerk betekent meer documenten, meer fouten en meer frustratie. Herkenbaar? Lees meer over intelligente documentverwerking en hoe documentautomatisering je processen kan versnellen.
Uren per dag kwijt
Teams besteden kostbare uren aan handmatig overtypen van PDF-data in systemen
Fouten stapelen op
Verkeerde prijzen, omgewisselde productcodes, gefrustreerde klanten als gevolg
Privacy-risico’s
Vertrouwelijke documenten uploaden naar onbekende servers? Dat voelt niet goed
Verborgen kosten
De werkelijke kosten van handwerk, correcties en gemiste deadlines blijven onzichtbaar
De zoektocht: welke tool werkt echt?
Bedrijven proberen eerst de bekende paden. Maar elk pad leidt naar dezelfde conclusie.
Overtuigende marketing, maar factuurstructuren en UBL-vereisten bleken te complex voor de standaard algoritmes. Te beperkt voor zakelijk gebruik.
Gratis en verleidelijk, maar vertrouwelijke bedrijfsgegevens naar onbekende servers? En de resultaten wisselden per document. Lees meer over datasoevereiniteit.
De uitvinder van PDF, maar hoge kosten, geen bereikbare support en tegenvallende resultaten. Je automatiseert om van handwerk af te zijn, niet om er nog mee te zitten.
Adverteert met machine learning-magie, maar na weken testen bleken de beloftes mooier dan de resultaten.
PDFCommunicator: 25 jaar ervaring die je merkt
Toen PDFCommunicator ontdekt werd, veranderde alles. Geen marketingbeloftes, maar degelijke technologie die is ontstaan uit 25 jaar ervaring met de extractie van complexe document- en tabelstructuren. Technologie die simpelweg werkt.
Waar teams voorheen uren per dag besteedden aan correcties, kost de documentverwerking nu nog maar een fractie van de tijd*
Complexe factuurformaten worden betrouwbaar herkend, ook bij wisselende documentkwaliteit*
Volledige compliance geeft rust over dataveiligheid; verwerking op je eigen systeem
Ingebouwde UBL 2.1 ondersteuning maakt je klaar voor Peppol-verplichtingen
Webshop transformeert prijslijstverwerking
De uitdaging: PDF-prijslijst chaos
Een innovatieve webshop worstelde met PDF-prijslijsten van diverse leveranciers. Ondanks pogingen met standaard OCR-software en gratis online tools, bleef het team vastlopen. In de praktijk loop je met deze aanpak aan tegen fundamentele problemen die moeilijk te voorkomen zijn:
- Uren correctiewerk per dag vanwege slechte dataherkenning
- Fouten in prijzen en productcodes veroorzaakten klantenservice-frustratie
- Verborgen jaarkosten simpelweg door werk dat gewoon blijft liggen
- AVG-compliancerisico’s door onbetrouwbare online tools
De oplossing: PDFCommunicator of EasyData Cloud
Na een grondige marktverkenning evalueerde de webshop PDFCommunicator:
- Hoge nauwkeurigheid bij uitlezing van complexe prijslijsten*
- Aanzienlijke tijdsbesparing in verwerkingstijd*
- Volledige AVG-compliance, verwerking op het eigen systeem*
- Naadloze systeemintegratie, geen vendor lock-in*
Crisis wordt doorbraak
Toen de bedrijfsserver crashte, schakelde de webshop binnen 24 uur over naar de EasyData Cloud. Alles zonder verlies van functionaliteit.
Voorbeeld resultaten*:
- Aanzienlijke tijdswinst in documentverwerking
- Potentiele kostenverlaging in operationele kosten
- Snelle ROI, afhankelijk van verwerkingsvolumes
- Hoge beschikbaarheid met SLA
Belangrijkste inzichten
IT Managers: Betrouwbare technologie + compliance
Ondernemers: Directe ROI met transparante kosten
Voorkeur: Europese data & lokale support
“Met PDFCommunicator en later EasyData Cloud kozen we voor een toekomstbestendige manier van werken: Sneller, slimmer, compliant en zonder zorgen.”
*Resultaten zijn gebaseerd op gemiddelde projecten bij klanten. Individuele projecten kunnen varieren afhankelijk van organisatiegrootte en complexiteit. Daarom nodigen we je van harte uit voor een eigen kosteloze Proof of Concept. De beste manier om zelf te ervaren welke resultaten voor jouw organisatie haalbaar zijn.
Waarom eerst een PoC voor PDFCommunicator?
We kennen de realiteit van implementatierisico’s in documentconversieprojecten. Een Proof of Concept geeft alle belanghebbenden de kans om zonder verplichtingen te zien of de geboden oplossing werkelijk past.
Implementatierisico’s
- Verkeerde aannames over documentkwaliteit en -variatie
- Onderschatting van complexiteit bij specifieke documenten
- Integratie-uitdagingen met bestaande systemen
- Onrealistische verwachtingen over nauwkeurigheid
EasyData PoC-aanpak
- Bewijs van nauwkeurigheid, test met je documenten binnen 4 weken
- Risicobeperking, investeren wanneer resultaat bewezen is
- Meetbare ROI, concrete tijdsbesparing in je werkproces
- Integratie-validatie, bewijs van compatibiliteit met je systemen
Een PoC elimineert implementatierisico’s en biedt concrete resultaten voordat je investeert in een volledige oplossing.
Bewijs de waarde met je eigen documenten, investeer pas na gevalideerde resultaten
Intelligente PDF naar XML conversie-aanpak
In tegenstelling tot eenvoudige online tools die slechts basisconversies uitvoeren, analyseert onze geavanceerde technologie de volledige documentstructuur. Het systeem herkent tabellen, hierarchieen, relaties en datatypen, waardoor complexe PDF documenten worden omgezet naar gevalideerde XML structuren. Lees meer over onze datacapture mogelijkheden.
Onze PDF-specialisten configureren de conversie specifiek voor je XML-schema vereisten, inclusief UBL (Universal Business Language) standaarden die essentieel zijn voor je bedrijfsprocessen.
Waarom PDFCommunicator geen gratis online tool is
Gratis conversietools missen de geavanceerde functionaliteiten die bedrijven nodig hebben: AVG-compliance, datavalidatie, foutendetectie en integratie met bestaande systemen. EasyData investeert in professionele oplossingen die daadwerkelijk werken. Tegelijk hebben we wel prettige aanbiedingen die je op weg helpen. Bekijk ook onze OCR API voor directe integratie.
Zes voordelen van professionele PDF naar XML conversie
Hoge nauwkeurigheid
Geavanceerde algoritmes gecombineerd met menselijke validatie zorgen voor betrouwbare resultaten die voldoen aan enterprise-standaarden.
Minuten in plaats van uren
Automatiseer documentverwerking van dagen naar minuten. Focus met je afdeling op strategische activiteiten in plaats van handmatige data-entry.
AVG-compliant verwerking
Europese datacenter, transparante verwerking en volledige controle over je gevoelige informatie volgens privacy-wetgeving.
UBL XML compatibiliteit
Ondersteuning voor Universal Business Language standaarden, essentieel voor facturen, orders en andere zakelijke documenten.
Maatwerk XML-schema’s
Configuratie op maat voor je specifieke datastructuren, inclusief complexe tabellen, hierarchieen en relationele gegevens.
ROI binnen handbereik
Kostenbesparing door efficientere processen, minder fouten en vrijgemaakte personeelscapaciteit voor waardevollere taken.
Hoe we je PDF naar XML conversie optimaliseren
1. Document analyse & schema bepaling
Grondige analyse van je PDF structuren en bepaling van het optimale XML schema voor je bedrijfsprocessen en systeemvereisten.
2. Intelligente data-extractie
Geavanceerde algoritmes herkennen complexe tabellen, tekstblokken en datavelden, zelfs in moeilijk leesbare of gescande documenten.
3. Validatie & normalisatie
Automatische controle op datakwaliteit, consistentie en compliance met je bestaande XML structuur voordat export plaatsvindt.
4. Systeemintegratie & monitoring
Naadloze integratie met je ERP, CRM of database systemen, met continue monitoring en zichtbare conversieresultaten.
Technische superioriteit van PDFCommunicator
Waar gratis tools tekortschieten
Online PDF naar XML converters hebben fundamentele beperkingen die professionele bedrijfsvoering ondermijnen:
- Beperkte documentcomplexiteit: Falen bij multi-kolom layouts, geneste tabellen en complexe hierarchieen
- Geen datavalidatie: Produceren XML bestanden die niet voldoen aan schema-vereisten
- Privacy-risico’s: Upload van gevoelige documenten naar onbekende servers
- Geen ondersteuning: Geen hulp bij problemen of maatwerkaanpassingen
- Inconsistente resultaten: Varierende kwaliteit afhankelijk van documenttype
- AVG-compliance: Je weet niet werkelijk waar je data blijft
De professionele aanpak
Met onze professionele technologie lossen we deze beperkingen stap voor stap op. Bekijk ook hoe factuurherkenning en open source componenten hierin een rol spelen:
- Slimme herkenning: Herkenning van complexe documentstructuren met eigen technologie
- Schema-validatie: Automatische controle van organisatiespecifieke XML standaarden
- On-premise opties: Verwerking binnen je eigen infrastructuur voor maximale beveiliging
- Dedicated support: Specialisten voor implementatie en ondersteuning
- Kwaliteitsgarantie: Hoge nauwkeurigheid met terugvalscenario’s, bij goede scankwaliteit
25 jaar ervaring in documentconversie
Automatische export van factuurregels naar UBL zonder extra kosten. Ontdek hoe documentautomatisering jouw processen kan optimaliseren. On-premise installatie mogelijk (geen cloud vereist), wat je privacy en veiligheid ten goede komt.
De makers van PDFCommunicator
25+ jaar PDF-conversie ervaring
Pioniers in documentintelligentie en data-analyse sinds 1999
Datasoevereiniteit
Alle data blijft op je eigen systeem of binnen Europese grenzen. Lees meer over NIS2.
Flexibele technologie
Werkt met SharePoint, M-Files, Documentum en andere systemen
Bewezen implementatiemethodiek
Streven naar operationele intelligentie
Transparante prijzen
Duidelijke kostenstructuur zonder verborgen kosten
Focus op positieve ROI
Commitment tot kosteneffectieve implementatie
*Genoemde resultaten zijn gebaseerd op gemiddelde projectduur bij klanten. Individuele projecten kunnen varieren afhankelijk van organisatiegrootte en complexiteit.
Veelgestelde vragen
Welke PDF types kunnen worden geconverteerd naar XML?
EasyData verwerkt alle PDF varianten: tekstgebaseerde PDFs, gescande documenten (met OCR), formulieren, facturen, rapporten, tabellen en multi-pagina documenten. Onze technologie herkent complexe layouts, geneste structuren en verschillende talen. Zelfs oude, moeilijk leesbare documenten kunnen succesvol worden geconverteerd, afhankelijk van de scankwaliteit.
Wat zijn de kosten van professionele PDF naar XML conversie?
Kosten varieren afhankelijk van documentcomplexiteit, volume en gewenste XML-schema specificaties. Een kosteloze analyse toont de exacte besparingen voor je eigen situatie. Bedrijven besparen doorgaans aanzienlijk door geautomatiseerde conversie. Neem contact op voor een kosteloos adviesgesprek en ROI-berekening specifiek voor je documentvolumes.
Kan de XML uitvoer direct integreren met mijn ERP systeem?
Ja, we configureren XML uitvoer specifiek voor je ERP, CRM of database vereisten. EasyData heeft integratie-ervaring met SAP, Microsoft Dynamics, Exact, AFAS en andere gangbare business software. Onze XML specialisten zorgen voor naadloze datastromen tussen je PDF documenten en bestaande systemen. Bekijk ook onze workflowsoftware mogelijkheden.
Hoe zit het met de veiligheid en privacy van mijn documenten?
EasyData werkt volledig AVG-compliant met Europese datacenters. Je documenten kunnen on-premise worden verwerkt, zodat gevoelige informatie je eigen infrastructuur nooit verlaat. Alle communicatie is end-to-end encrypted en we hanteren strikte toegangscontroles. Lees meer over ons informatiebeveiligingsbeleid en NIS2-voorbereiding.
Wat is het verschil tussen gratis online tools en PDFCommunicator?
Gratis tools missen enterprise-functionaliteiten: geen schema-validatie, beperkte documentcomplexiteit, privacy-risico’s, en geen support. PDFCommunicator biedt professionele nauwkeurigheid, maatwerk XML-schema’s, lokale verwerking, dedicated support en meetbare resultaten. Het verschil is vergelijkbaar met een eenvoudige calculator versus professionele boekhoudingsoftware.
Hoe lang duurt een typische implementatie?
Een standaard implementatie van PDFCommunicator duurt 2-4 weken, afhankelijk van de complexiteit van je documenten en gewenste integraties. Dit omvat documentanalyse, configuratie, testing en training van je team. Voor complexere enterprise-omgevingen rekenen we op 6-8 weken. We starten altijd met een Proof of Concept om de haalbaarheid en ROI te valideren.
Welke XML-standaarden worden ondersteund?
EasyData ondersteunt alle gangbare XML-standaarden: UBL 2.1 voor facturen en orders, Peppol BIS voor e-procurement, SETU voor detachering, XBRL voor financiele rapportage, en maatwerk XML-schema’s voor branchespecifieke behoeften. Onze specialisten zorgen ervoor dat de uitvoer volledig compliant is met Europese regelgeving.
Kan PDFCommunicator omgaan met meertalige documenten?
Ja, PDFCommunicator verwerkt documenten in alle Europese talen, inclusief speciale karakters en diakritische tekens. Het systeem herkent automatisch de taal en past de OCR-instellingen daaraan aan. Voor bedrijven met internationale leveranciers betekent dit dat Engelse, Duitse, Franse en andere documenten even accuraat worden verwerkt.
Wat gebeurt er als de PDF-kwaliteit slecht is?
PDFCommunicator heeft geavanceerde error-handling en document-restauratie mogelijkheden. Slechte scans worden automatisch verbeterd door image enhancement algoritmes. Bij beschadigde documenten probeert het systeem gedeeltelijke extractie met duidelijke rapportage over welke delen wel of niet verwerkt konden worden. In de meeste gevallen kunnen we bruikbare data extraheren, zelfs uit moeilijk leesbare bronnen.
Hoe werkt de pricing?
Onze pricing is transparant en gebaseerd op documentvolume en complexiteit. We bieden verschillende modellen: per-document pricing voor kleine volumes, maandelijkse licenties voor regulier gebruik, en enterprise-tarieven voor grote organisaties. Alle pakketten bevatten setup, training en support. Bekijk onze instapbundel of vraag een kosteloos adviesgesprek aan.
Is er ondersteuning beschikbaar na implementatie?
Ja, EasyData biedt uitgebreide support: telefonische helpdesk tijdens kantooruren, online documentatie en reguliere software-updates. Voor enterprise-klanten zijn er ook dedicated support-contracten beschikbaar met afgesproken response-tijden. Onze supportmedewerkers kunnen direct helpen met praktische vragen over documentverwerking.
Over de auteur
