Echt besparen op IT: Datamanagement in de Cloud
Laat bedrijfstaken zelfstandiger werken
Procesautomatisering, we zijn daar allemaal in gedachten mee bezig zodra we ons vervelen aan steeds dezelfde klusjes die maar blijven terugkomen. Hoe fijn zou het zijn als die routineklussen zichzelf regelen? Dan houd je opeens ruimte over voor werkzaamheden die echt belangrijk zijn! Tijd voor een slimmere methode om je bedrijfsprocessen te automatiseren en met eenvoudige data-analyse de vorderingen te beoordelen.
In dit artikel laten we zien hoe het automatiseren van processen ook in jouw organisatie past!
Met geautomatiseerde processen binnen je organisatie gaat alles soepeler. Je hele organisatie voelt organisatorisch beter aan en je werkzaamheden wordt consistenter. Dat merk je door minder fouten te maken. Simpel gesteld doordat de focus komt te liggen bij processen waar mensen echt goed in zijn en software toch wat minder toegerust is.
Automatiseren van processen met Open Source
Op de site van EasyData tref je verschillende artikelen aan waarin automatiseren en bedrijfsprocessen centraal staan. Dat is een belangrijk bedrijfsonderdeel voor moderne organisaties waar de digitale transformatie een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering uitmaakt. Het automatiseren van processen en het monitoren van processen bepaalt uiteindelijk je snelheid van reageren. Naast het gegeven dat je nauwkeurigheid door procesautomatisering vooruitgaat, neemt het aspect van kostenbeheersing een belangrijke plaats in. Je wilt immers met procesautomatisering kosten besparen en juist niet een kostbaar probleem binnenboord halen.
Procesautomatisering ondersteuning
Een aantrekkelijke manier om dit te doen natuurlijk allereerst je bedrijfsproces in kaart te brengen. Is dat een moeilijke stap? EasyData specialisten kunnen je daarin helpen.
Zodra bekend is welke processen te automatiseren zijn komt de daarbij behorende applicatie in beeld. Je zult namelijk struikelen over alle beschikbare applicaties die beloven je digitale transformatie vorm te geven. Dat is voor ons de motivatie om, bedrijfsproces in kaart is gebracht, in een aantal gevallen voor Open Source software te kiezen. Dit zijn vaak krachtige automatiseringsoplossingen, in de basis geen hoge kosten met zich meebrengen en door een actieve community worden ondersteund.
(Open Source?) voor procesautomatisering
Een van de meest gebruikte tools voor robotprocesautomatisering (RPA) is UiPath. Natuurlijk wil de marktleider op het gebied van RPA Automatisering meeliften op de populariteit van open source RPA-applicaties. Zo is er de ‘UiPath Community Edition’, een gratis versie van de meest bekende RPA-software waarmee repetitieve taken zoals data-invoer en e-mailverwerking geautomatiseerd kunnen worden. Een HR-afdeling kan bijvoorbeeld automatisch sollicitatieformulieren verwerken en kandidaten doorsturen naar de juiste afdeling.
Let wel op dat er allerlei restricties zijn bij het gebruik van deze commerciële RPA-software in een zogenaamd open source software jasje. Zelf hebben we qua RPA open source software een voorkeur voor OpenRPA. Een kwalitatief hoogstaand werkelijk ‘Open Source’ product met een actieve Community die je organisatie zal ondersteunen met vragen die tijdens je proces automatisering aan de orde komen.
Open source RPA applicaties, je kan kiezen!
We willen niet te ver inzoomen op OpenRPA, er zijn vele meer van die tools beschikbaar. De oudst bekende applicatie is AutoIT. Dat bestaat al vele jaren en is in een aantal gevallen nog steeds actueel. Of dat ook in jouw geval zo is, kunnen we pas beoordelen nadat je bedrijfsproces in kaart gebracht is. Dat blijft als een rode draad door dit artikel lopen. Je bedrijfsproces in kaart brengen is cruciaal voor het beoordelen welke applicatie het beste bij je te automatiseren proces past.
Procesautomatisering is meer dan RPA
Zodra we de wonderlijke wereld van digitale transformatie ingaan worden de afzonderlijke pijlers nog weleens platgeslagen tot RPA. Zo komt de metafoor in beeld dat als je alleen een hamer hebt, de neiging ontstaat dat je elk probleem gaat zien als een spijker.
We gaan in dit artikel niet onze hele gereedschapkist behandelen. Dat maakt dit artikel onleesbaar en in sommige gevallen tegenstrijdig. Om de metafoor nog maar even vast te houden, sommige gereedschappen liggen qua functionaliteit zo dicht bij elkaar dat het lastig is de afzonderlijke verschillen te duiden aan personen die niet is het gebruik daarvan geschoold zijn. En daar is die weer: Ga je bedrijfsproces in kaart brengen. Aan de hand van de werkelijke situatie in je organisatie kunnen we de, wel of niet open source, oplossingen duiden die het beste in je eigen digitale transformatie passen.
Procesautomatisering kan zonder open source
Let op, we propageren hier geen open source oplossingen als de enige optie. EasyData ondersteund verschillende betaalde RPA-fabrikanten met groot genoegen en veel respect. Naast de al eerder aangehaalde marktleider heeft EasyData ook verschillende goede ervaringen met Python RPA. Welke toepassing, in het geval van RPA, voor je situatie het best passend is, blijft afhankelijk van het specifieke bedrijfsproces in kaart te brengen.
Procesautomatisering met Apache Airflow
Als voorbeeld een geheel andere insteek dan de RPA oplossingen die vaak genoemd worden bij het automatiseren van processen. Airflow is een krachtig platform dat je helpt om complexe processen te plannen en monitoren. Data Analyse en het daarbij visueel zichtbaar maken van het proces is een belangrijk component in het proces van procesautomatisering.
Dat gezegd hebbende, wat is het voordeel van Apache Airflow? Airflow is vooral nuttig als je regelmatig taken moet uitvoeren die uit meerdere stappen bestaan, afhankelijkheden hebben of op een vast schema draaien (bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of na een bepaalde gebeurtenis).
Wat zijn de alternatieven voor Airflow?
Zelf hebben we 25 jaar geleden EasySeparate ontwikkeld. Nog steeds een innovatieve oplossing voor data capture, data analyse en vastgestelde workflow taken. Een video over die ontwikkeling van deze oplossing over de jaren heen kun je hier bekijken. Nu is EasySeparate niet helemaal open source, maar wel volledig transparant. Daarbij kan je andere EasyData modules zoals PDFCommunicator makkelijk koppelen aan EasySeparate. Nar als open source, EasySeparate kan je zelf te programmeren op relatief eenvoudige wijze. Natuurlijk zijn er nog andere tools beschikbaar zoals Luigi. De onderlinge verschillen kun je goed beoordelen in dit artikel.
Open source document beheer
Procesautomatisering en documentbeheer of documentverwerking zijn nauw aan elkaar verwant in een aantal bedrijfsprocessen. Je kan documentbeheer in je procesautomatisering stroomlijnen met bijvoorbeeld Mayan documentbeheer. Mayan is een open source systeem voor het archiveren, indexeren en doorzoeken van documenten. Juridische afdelingen of accountantskantoren kunnen hiermee contracten en facturen automatisch categoriseren en opslaan.
Voor IT-ondernemingen en ontwikkelaars kan Ansible een goed passende oplossing zijn. Ansible is een veelgebruikte tool die helpt bij het configureren van servers, het implementeren van software en het beheren van infrastructuur. Als je in de lijn van je digitale transformatie deze applicatie goed inricht, kan deze oplossing veel tijd en ergernis besparen. Zodra je een goede IT-structuur in je organisatie hebt neergelegd, zul je daar in het algemene kader van digitale transformatie voordeel uit halen. Zelf gebruiken we bij EasyData een andere open source oplossing voor IT-beheer.
Je IT-afdeling en het bedrijfsproces in kaart brengen
Ben je benieuwd welke (Open Source) oplossing bij EasyData in gebruik is en waarom we precies daarvoor gekozen hebben? Neem dan contact met ons op! We informeren je daar graag nader over. Ook interne Data analyseren bespaart. Data analyse is niet alleen in de uitvoering belangrijk. Bespaar je eigen IT-afdeling uren aan handmatig werk met een slimme datastructuur. Dat is meteen een knipoog naar het in kaart brengen van je bedrijfsproces.
Voordelen van Open Source in procesautomatisering
Opensourcesoftware biedt flexibiliteit, lage kosten en aanpasbaarheid. Omdat de broncode openbaar is, kunnen bedrijven de software precies (laten) aanpassen naar hun eigen wensen. Bovendien profiteren gebruikers van een wereldwijde community die continu verbeteringen en ondersteuning biedt.
Hoe te beginnen met procesautomatisering?
Organisaties beginnen bij voorkeur door één repetitief proces te identificeren en een geschikte open source oplossing daarvoor te testen. Van belang is dat je daarvoor je bedrijfsproces in kaart brengt. Veel oplossingen bieden uitgebreide documentatie en tutorials, waardoor implementatie toegankelijk is, zelfs voor niet-technische teams.
De voordelen zijn makkelijk te identificeren, door slimme procesautomatisering kun je als organisatie bedrijven efficiënter werken en daarmee kosten besparen. Open source software maakt je drempel om in te stappen lager en geeft een transparanter beeld, doordat de gebruikers fundamenteel anders aankijken tegen het delen van informatie en gebruikerservaringen.
De mogelijkheden zijn eindeloos. het is alleen een kwestie van beginnen.
