Regelherkenning, factuur informatie inzichtelijk gemaakt
Factuur regelherkenning
Hoe mooi zou het zijn als regelherkenning op binnenkomende facturen toegepast wordt én eveneens facturen gesplitst worden op de gewenste regel onderdelen.
Facturen bevatten vanwege de hedendaagse digitale structuur vaak veel meer informatie, dat is niet lastig, het biedt mogelijkheden overzicht in je factuur stroom te verkrijgen!
Daar gaat dit artikel over, geen lastige toevoeging in je bestaande factuurproces, minder zoeken en factuur posten combineren, juist meer tijd, aandacht en vooral gemak voor facturen op regelniveau!
Factuurregels
Een inkoopfactuur is meestal een kosten factuur. Dit kan een factuur voor een leaseauto zijn, waarvan de factuur met of juist zonder brandstofkosten binnen komt. Hoeveel tijd zal het je schelen deze facturen in een automatisch proces op afzonderlijke factuur regels te boeken?
Wil je de kosten toewijzen aan een vaste kostenplaats of grootboekrekening? De inrichting hiervan verloopt deels automatisch. Bij het inrichten van je systeem koppelen we voordat er een factuur herkend is deze kennis aan een regel herken systeem dat speciaal voor jouw organisatie wordt ingericht. Zo heb je vanaf het allereerste gebruik meteen profijt van moderne slimme regelherkenning.
Stappenplan voor factuurverwerking
Hiervoor begin je met de analyse van je factuurstroom, welke facturen komen al Digitaal met een UBL-bestand binnen? Krijg je facturen al digitaal binnen, als PDF maar zonder UBL, lees dan ons artikel over E-facturen eens. In het verlengde daarvan kan je PDFCommunicator kosteloos evalueren om zelf in de praktijk te ervaren hoeveel gemak, tijdwinst en minder fouten er in de praktijk gemaakt worden.
Deze lage instap is voor sommige organisaties van belang om de collega’s en medewerkers in het nieuwe proces mee te krijgen. Verandering betekent in de praktijk gedoe en wie zit daarop te wachten? Deze link behandelt de organisatie veranderbereidheid op een prettig leesbare wijze.
Regelherkenning met gemak
Hoe is het mogelijk om de codering van kostenfacturen vooraf in beeld te hebben, zelfs zonder facturen te hebben gezien? Toegegeven, het is altijd beter eerst facturen met hun afzonderlijke factuurregels geanalyseerd te hebben. Vaak betreft de benodigde informatie ook niet de gehele factuur regel, maar juist een onderdeel dat specifiek op de gewenst te selecteren grootboekrekening betrekking heeft. Precies bij dit aspect komt factuur regelherkenning goed van pas!
Die factuurregel kenmerken leggen we vast in jouw organisatie specifieke dataset. Daarin staan alle relevante gegevens die betrekking hebben op binnenkomende facturen en het gewenste boekingsvoorstel. Fijne bijkomstigheid voor je dagelijkse administratieve belasting, de inrichting van factuurregels koppelen aan je grootboekrekening gaat praktisch vanzelf en is visueel inzichtelijk.
Moderne techniek voor jouw gemak
Ons voorgestelde factuurgemak komt voort uit ons Machine Learning model. Anders gezegd hebben EasyData Data specialisten heel veel verschillende facturen met verschillende aandachtspunten en details de software (een Machine Learning algoritme) voorgehouden. Op basis van die ‘kennis’ is er bij EasyData een dataset ontstaan dat als fundament zal dienen voor precies jouw factuur(regel) inrichting. Voor de goede orde, die dataset bevat geen factuur informatie van derden. Het mooie van zo’n dataset is dat het de definities bevat van 10.000+ verschillende factuur-regels zonder deze effectief opgeslagen te hebben. De praktijk laat wel zien dat de standaard dataset altijd organisatie specifiek afgesteld moet worden. Dat dit een probleemloos proces is laten we je graag in de praktijk ervaren!
Voorbeeld factuur
De afgebeelde factuur geeft een voorbeeld van een complexe factuur met afzonderlijke regels.
Regelkorting
Er is bij één regel 10% regelkorting verleend.
Regellengte
De regels hebben een verschillende breedte waarbij regel 1 niet goed uitgelijnd staat.
Factuurkorting
Die heeft betrekking op het totaal van de netto regelbedragen.
Factuur regelniveau lastig?
EasyData heeft de afgelopen jaren verschillende technologieën ontwikkeld waar medewerkers op de financiële administratie mee uit de voeten kunnen. Een technologie voor factuur regelherkenning kan je terugvinden in PDFCommunicator. Een product met een lage drempel dat tegelijkertijd goed in staat is deze factuur goed te herkennen op regel niveau.
Kennis maken met factuur(regel)herkenning?
Heb je vragen, of kun je gewoonweg niet wachten om te starten met het bepalen en behalen van jouw administratieve doelen? Neem vrijblijvend contact met ons op. EasyData helpt je graag verder met factuurherkenning die verder gaat dan gebruikelijk is in de markt. Die aanpak stelt jou in staat direct echte resultaten te boeken bij factuurherkenning automatisering.
Zelf testen met je bestaande factuurherkenning systeem?
De afgebeelde factuur is kleiner gemaakt om sneller deze pagina te laden. Misschien heb je al een factuur herkensysteem in je organisatie?
Download dan deze testfactuur en probeer het zelf!
