RPA Implementatie:
In 5 Stappen van PoC tot Productie
Start klein, bewijs de waarde en schaal met vertrouwen. EasyData begeleidt je RPA-traject van eerste assessment tot succesvolle uitrol.
Start met een gratis Proof of Concept
PoC-first aanpak
Bewijs de waarde voordat je investeert. Een gratis Proof of Concept laat concreet zien wat RPA oplevert voor jouw proces.
5-fasenmodel
Van assessment tot productie in een gestructureerd stappenplan. Geen verrassingen, wel voorspelbare resultaten.
Legacy-integratie
RPA koppelt oudere systemen zonder aanpassingen aan de bestaande software. Ideaal voor complexe IT-landschappen.
25+ jaar ervaring
EasyData implementeert procesautomatisering sinds 1999. Die ervaring voorkomt veelgemaakte fouten en versnelt resultaat.
Waarom starten met een Proof of Concept?
De meeste RPA-trajecten die mislukken, delen een gemeenschappelijk probleem: ze beginnen te groot. Organisaties investeren maanden in een uitgebreide businesscase, selecteren een platform en proberen direct meerdere processen tegelijk te automatiseren. Het resultaat? Vertragingen, budgetoverschrijdingen en teleurgestelde stakeholders.
Bewijs voor je investeert
RPA-implementaties vragen om een weloverwogen balans tussen investering en rendement. Net als de muntstapel op de afbeelding: het evenwicht moet kloppen voordat je er vertrouwen op bouwt. Te snel opschalen zonder bewezen resultaten is een risico dat veel organisaties onderschatten.
EasyData draait die aanpak om. Wij starten elk RPA-traject met een gratis Proof of Concept. Binnen 2 tot 4 weken automatiseren we een afgebakend proces en laten we concreet zien wat de bot doet, hoeveel tijd het bespaart en welke foutreductie je bereikt. Geen theoretische berekeningen, maar meetbare resultaten op basis van jouw eigen data.
De PoC dient drie doelen tegelijk: het valideert of RPA technisch werkt voor jouw specifieke situatie, het levert harde cijfers op voor de businesscase, en het creert intern draagvlak bij management en eindgebruikers die de bot in actie zien. Die combinatie van technisch bewijs en organisatorisch draagvlak is precies wat je nodig hebt om een RPA-traject succesvol door te zetten.
Pas wanneer de PoC overtuigt, ga je verder met de volledige implementatie. Op dat moment heb je een geteste oplossing, realistische verwachtingen en een team dat weet wat er komt. Die handdruk tussen technologie en business, dat is waar echte automatisering begint. Je investeert dus nooit blind, maar altijd op basis van bewezen waarde.
Het 5-fasenmodel voor RPA-implementatie
Een beheerste RPA-implementatie volgt vijf duidelijke fasen. Elke fase heeft eigen deliverables, zodat je altijd weet waar je staat en wat de volgende stap is. Dit voorkomt scope creep en houdt het project beheersbaar.
Van assessment tot productie in 5 stappen
Fase 1: Assessment
In het assessment brengen we samen jouw processen in kaart. Welke taken kosten de meeste tijd? Waar zitten de meeste fouten? Welke processen raken meerdere systemen? Op basis van deze analyse selecteren we het proces met de hoogste automatiseringspotentie en de snelste terugverdientijd.
Deliverable: Procesanalyse met prioriteitenmatrix en automatiseringsscore per kandidaat-proces.
Fase 2: Proof of Concept
De PoC automatiseert het geselecteerde proces in een afgebakende omgeving. Je ziet de bot in actie op jouw eigen data en systemen. Na afloop heb je harde cijfers over verwerkingstijd, foutreductie en geschatte jaarlijkse besparing. Vraag hier je gratis PoC aan.
Deliverable: Werkende bot, resultaatrapport met KPI’s en go/no-go advies voor volledige implementatie.
Fase 3: Ontwikkeling
Na een succesvolle PoC bouwen we de productieversie. Dat betekent: robuuste foutafhandeling, logging, integratie met alle relevante systemen en optimalisatie voor volume. We werken in sprints zodat je elke twee weken voortgang ziet en kunt bijsturen.
Deliverable: Productiewaardige bot met volledige documentatie, foutafhandeling en systeem-integraties.
Fase 4: Testing en acceptatie
Grondige testing op functioneel, technisch en gebruikersniveau. We testen met productiedata, simuleren foutscenario’s en laten eindgebruikers de bot valideren. Pas wanneer alle acceptatiecriteria zijn behaald, plannen we de livegang.
Deliverable: Testrapport, gebruikersacceptatie en migratieplan voor livegang.
Fase 5: Uitrol en hypercare
De livegang is niet het einde maar het begin. Tijdens de hypercare-periode monitoren we de bot intensief, lossen we eventuele kinderziektes op en optimaliseren we de performance. Na de hypercare-fase draag je over naar regulier beheer, met een compleet overdrachts- en onderhoudsdocument.
Wil je meer weten over de kosten van een RPA-traject? Op onze kostenpagina vind je een eerlijke uitsplitsing van investering en verwachte terugverdientijd.
Welke processen zijn geschikt voor automatisering?
Niet elk proces is een goede kandidaat voor RPA. De beste resultaten behaal je met processen die aan specifieke criteria voldoen. Tijdens het assessment scoren we elk kandidaat-proces op deze factoren om de juiste prioriteiten te stellen.
Hoog volume en herhaling
Processen die dagelijks of wekelijks in grote aantallen voorkomen leveren de snelste ROI op. Denk aan factuurverwerking, data-invoer of rapportages genereren.
Regelgebaseerd
Taken die vaste regels en beslislogica volgen zijn ideaal. Als je het proces in een flowchart kunt beschrijven, kan een bot het uitvoeren. Voor complexere beslissingen combineer je RPA met AI.
Meerdere systemen
Processen die data overtypen tussen twee of meer applicaties zijn perfecte RPA-kandidaten. De bot navigeert moeiteloos tussen systemen die onderling niet gekoppeld zijn.
Attended, unattended of hybride?
De keuze tussen attended, unattended en hybride RPA bepaalt hoe je bots worden ingezet en beheerd. Het juiste model hangt af van je processen, je IT-infrastructuur en de mate van menselijk toezicht die je nodig hebt.
Welk model past bij jouw organisatie?
Attended RPA draait op het werkstation van de medewerker. De bot voert deeltaken uit terwijl de medewerker toezicht houdt en beslissingen neemt. Ideaal voor klantenservice, waar de bot gegevens opzoekt terwijl de medewerker het gesprek voert. Ook bij complexe dossierbehandeling is attended RPA waardevol: de bot verzamelt en structureert informatie uit meerdere systemen, zodat de medewerker direct kan beoordelen en beslissen zonder zelf te hoeven zoeken.
Unattended RPA werkt volledig zelfstandig op een server, zonder menselijke tussenkomst. Perfect voor batchverwerking, nachtelijke rapportages en processen met hoge volumes. Dit model levert de grootste tijdsbesparing op. Denk aan het verwerken van honderden facturen per nacht, het automatisch consolideren van data uit verschillende bronnen of het genereren van dagelijkse managementrapportages die ‘s ochtends klaarliggen wanneer het team begint.
Hybride RPA combineert beide modellen en is in de praktijk het meest voorkomende scenario bij organisaties die serieus opschalen. De bot verwerkt het reguliere werk onbemand, maar escaleert uitzonderingen naar een medewerker voor beoordeling. Zo automatiseer je het voorspelbare bulkwerk volledig, terwijl je menselijke expertise inzet waar die het meest waardevol is: bij uitzonderingen, complexe gevallen en kwaliteitscontrole. EasyData adviseert op basis van jouw procesanalyse welk model het beste past. Benieuwd naar de softwareopties? Vergelijk de platformen op onze overzichtspagina.
Valkuilen bij RPA-implementatie (en hoe je ze vermijdt)
Na 25+ jaar ervaring met procesautomatisering weten we precies waar implementaties vastlopen.
Deze vijf valkuilen zien we het vaakst, inclusief de aanpak om ze te voorkomen.
Te groot beginnen
De verleiding is groot om direct tien processen tegelijk aan te pakken. Maar complexiteit vermenigvuldigt risico. Start met een enkel, duidelijk afgebakend proces. Bewijs de waarde en schaal vervolgens op basis van bewezen succes.
Onvoldoende draagvlak
RPA raakt medewerkers direct in hun dagelijks werk. Zonder vroege betrokkenheid van eindgebruikers ontstaat weerstand. Betrek het team vanaf het assessment, laat ze de bot testen en communiceer helder dat RPA hen ontlast in plaats van vervangt.
Geen meetbare doelen
Zonder duidelijke KPI’s is het onmogelijk om succes te meten. Definieer vooraf wat je wilt bereiken: verwerkingstijd, foutpercentage, FTE-besparing. De PoC levert de baseline, de productiebot bewijst de verbetering.
Vergeten onderhoud
Een bot is geen set-and-forget oplossing. Systemen veranderen, schermen worden aangepast, processen evolueren. Zonder governance en gepland onderhoud degradeert de performance. Investeer in structureel beheer vanaf dag een.
Legacy systemen verbinden met RPA
Veel organisaties werken met systemen die tien, twintig of zelfs dertig jaar oud zijn. Deze legacy-applicaties vormen de ruggengraat van de operatie, maar missen moderne koppelingen en API’s. Dat maakt integratie met nieuwere software lastig en kostbaar. Vervangen is vaak geen optie: de systemen bevatten jarenlang opgebouwde bedrijfslogica, historische data en processen die diep verankerd zijn in de dagelijkse werkwijze. Een volledige migratie kost miljoenen, duurt jaren en brengt enorme risico’s met zich mee.
RPA biedt hier een elegante oplossing. In plaats van de legacy-software aan te passen, plaatst de bot zich er als het ware bovenop. De bot bedient het systeem via dezelfde schermen als een medewerker, maar dan sneller, foutloos en 24/7. Daarmee verleng je de levensduur van je bestaande investering en creeer je een brug naar modernere systemen, zonder dat je de legacy-applicatie hoeft te openen, aan te passen of te vervangen. De bot kopieert gegevens van het ene systeem naar het andere, voert controles uit en signaleert afwijkingen, precies zoals een ervaren medewerker dat zou doen.
Voor meer geavanceerde integraties zet EasyData de Business Connector in, waarmee je gestructureerd data uitwisselt tussen legacy-applicaties en moderne systemen. Deze connector fungeert als een intelligente tussenlaag die data transformeert, valideert en doorstuurt naar de juiste bestemming. Zo ontstaat een naadloze informatiestroom tussen oud en nieuw, zonder dat je applicaties zelf hoeft te wijzigen.
Lees meer over hoe wij legacy systemen koppelen zonder ingrijpende software-aanpassingen. Of bekijk onze succesverhalen voor concrete voorbeelden uit de praktijk.
Governance en onderhoud na livegang
De livegang van je eerste bot markeert het begin van je RPA-programma, niet het einde van een project. Zonder goede governance raakt je botlandschap versnipperd en onbeheersbaar. EasyData helpt je bij het opzetten van een duurzaam beheerkader.
RPA Center of Excellence
Een centraal team dat verantwoordelijk is voor standaarden, best practices en de roadmap voor verdere automatisering. Hoeft niet groot te zijn: vaak volstaan twee tot drie mensen.
Monitoring en alerting
Dashboards die real-time inzicht geven in de status van elke bot. Automatische alerts bij fouten, zodat je proactief ingrijpt in plaats van reactief herstelt.
Change management
Een gestructureerd proces voor het doorvoeren van wijzigingen. Systeemupdates, procesaanpassingen en nieuwe versies worden gecontroleerd uitgerold om downtime te voorkomen.
Verdiep je in RPA
Elk aspect van RPA heeft een eigen pagina met diepgaande informatie. Kies het onderwerp dat bij jouw situatie past.
Open Source RPA
Vergelijk OpenRPA, Robot Framework en TagUI. Automatiseer zonder licentiekosten.
Python RPA
PythonRPA als AI-gedreven automatiseringsplatform. EasyData is officiele partner.
RPA Implementatie
Je bent hier. Van PoC tot productie in 5 fasen. Inclusief valkuilen en governance.
RPA Software Vergelijken
UiPath, Blue Prism, Power Automate vs. open source. Onafhankelijk advies.
RPA met AI
Intelligente automatisering: RPA + AI + ML voor complexe processen.
RPA Kosten & ROI
Eerlijke kostengids met verborgen kosten, ROI-framework en subsidietips.
Start met een gratis Proof of Concept
Ontdek binnen 2 tot 4 weken wat RPA oplevert voor jouw organisatie. Zonder risico, zonder verplichtingen. Alleen resultaat.
🚀 Waarom RPA implementeren met EasyData?
Gratis Proof of Concept zodat je de waarde ziet voor je investeert
25+ jaar ervaring in procesautomatisering en documentverwerking
AVG-compliant hosting op lokale servers in Nederland
Van PoC tot governance volledige begeleiding door het hele traject
Veelgestelde vragen over RPA-implementatie
Hoe lang duurt een RPA-implementatie?
Een Proof of Concept duurt doorgaans 2 tot 4 weken. De volledige implementatie van assessment tot productie varieert van 6 tot 16 weken, afhankelijk van de complexiteit van het proces en het aantal systemen dat gekoppeld moet worden. Door te starten met een PoC heb je al binnen enkele weken concreet resultaat.
Waarom starten met een Proof of Concept?
Een Proof of Concept beperkt je risico doordat je met minimale investering valideert of RPA werkt voor jouw specifieke proces. Je ziet concreet resultaat binnen weken in plaats van maanden, en het creert intern draagvlak bij stakeholders die de bot in actie zien. Bij EasyData is de PoC gratis.
Wat kost een RPA Proof of Concept?
EasyData biedt een gratis Proof of Concept aan. Daarmee valideer je zonder financieel risico of RPA geschikt is voor jouw proces. Pas wanneer de PoC succesvol is, bespreek je de investering voor een volledige implementatie. Meer informatie over de kosten van een compleet RPA-traject vind je op onze RPA kostenpagina.
Welke processen zijn geschikt voor RPA?
De beste kandidaten zijn processen die regelmatig voorkomen, vaste regels volgen, meerdere systemen raken en veel handmatige handelingen vereisen. Denk aan factuurverwerking, data-invoer, rapportages genereren en klantgegevens synchroniseren tussen systemen. Tijdens het assessment helpen we je de juiste processen te selecteren.
Wat is het verschil tussen attended en unattended RPA?
Attended RPA werkt samen met een medewerker op diens werkstation. Unattended RPA draait volledig zelfstandig op een server, zonder menselijke tussenkomst. Hybride combineert beide modellen. Welk model het beste past, hangt af van je proces en je IT-infrastructuur. Benieuwd naar de platformen die dit ondersteunen? Bekijk onze RPA-softwarevergelijking.
Kan RPA worden gekoppeld aan legacy systemen?
Ja, RPA is bij uitstek geschikt om legacy systemen te verbinden zonder aanpassingen aan de bestaande software. De bot werkt via de gebruikersinterface of via API-koppelingen. EasyData heeft ruime ervaring met het koppelen van oudere systemen via de Business Connector.
Hoe voorkom ik dat een RPA-project mislukt?
De belangrijkste succesfactoren zijn: start klein met een duidelijk afgebakend proces, zorg voor steun van het management, betrek de eindgebruikers vroeg in het traject, en investeer in governance en onderhoud na livegang. Een ervaren implementatiepartner zoals EasyData helpt je deze valkuilen te vermijden. Bekijk onze succesverhalen voor praktijkvoorbeelden.
💡 Over de auteur
Disclaimer: Resultaten varieren per organisatie, sector en procestype. Genoemde doorlooptijden zijn indicatief en afhankelijk van de complexiteit van het te automatiseren proces. Raadpleeg EasyData voor een inschatting op maat.