RPA Kosten:
De Complete Gids voor 2026
Wat kost procesautomatisering werkelijk? Eerlijke prijsoverzichten, verborgen kosten en een praktisch ROI-framework. Zonder verrassingen achteraf.
Gratis RPA-kostenscan aanvragen
Eerlijke prijzen
Geen verborgen kosten of verrassingen achteraf. EasyData geeft altijd een compleet en transparant kostenoverzicht vooraf.
ROI-framework
Bereken zelf de return on investment van jouw RPA-project met ons praktische framework en concrete rekenvoorbeelden.
Open source optie
Elimineer licentiekosten met open source RPA. Investeer in maatwerk en expertise in plaats van in dure softwarelicenties.
Subsidiemogelijkheden
WBSO, MIT, SLIM-subsidie en innovatievouchers. Verlaag je RPA-investering met beschikbare overheidsregelingen.
Wat kost RPA in 2026?
De kosten van Robotic Process Automation varieren sterk, afhankelijk van de gekozen software, de complexiteit van het te automatiseren proces en de schaal van de uitrol. Een eenvoudige bot voor datamigratie kost aanzienlijk minder dan een intelligent automatiseringsplatform met AI-integratie. Hieronder geven we je een eerlijk en realistisch overzicht van de prijsranges in 2026.
Prijsranges per type oplossing
Voor het MKB met een of twee relatief eenvoudige processen liggen de totale kosten voor een RPA-project typisch tussen 15.000 en 40.000 euro in het eerste jaar. Dit omvat softwarelicenties (of open source tooling), ontwikkeling, testing en de eerste maanden onderhoud.
Grotere organisaties met meerdere processen en enterprise-platformen investeren doorgaans 50.000 tot 200.000 euro, afhankelijk van het aantal bots en de complexiteit.
Een slimme manier om kosten te beheersen is starten met een Proof of Concept. EasyData’s PoC-aanpak laat je eerst de waarde bewijzen met een beperkte investering, voordat je opschaalt. Zo minimaliseer je risico en maximaliseer je het rendement op je investering.
De vijf kostencomponenten van RPA
Een veelgemaakte fout is alleen naar licentiekosten kijken. De werkelijke investering in RPA bestaat uit vijf componenten die samen de Total Cost of Automation vormen. Elk component verdient aandacht bij het opstellen van je business case.
1. Software & licenties
Commerciele platformen als UiPath en Blue Prism rekenen jaarlijkse licentiekosten van 10.000 tot 50.000 euro per bot of per gebruiker. Microsoft Power Automate is goedkoper wanneer je al een Microsoft 365-licentie hebt. Open source alternatieven als OpenRPA en PythonRPA elimineren licentiekosten volledig.
EasyData-advies: Kies niet automatisch voor het duurste platform. Bekijk onze onafhankelijke RPA-vergelijking om het juiste platform voor jouw budget te vinden.
2. Ontwikkeling & configuratie
De kosten voor het daadwerkelijk bouwen van RPA-bots hangen af van de procescomplexiteit. Een eenvoudige bot voor data-invoer kost 2.000 tot 8.000 euro aan ontwikkeltijd. Complexe bots met meerdere applicaties, uitzonderingsafhandeling en AI-integratie kunnen 15.000 tot 40.000 euro kosten per proces.
EasyData-advies: Start met het proces dat de hoogste ROI oplevert. Onze implementatie-aanpak identificeert de quick wins in jouw organisatie.
3. Training & change management
Je team moet leren werken met RPA-bots. Dat kost tijd en aandacht: trainingen voor eindgebruikers, workshops voor het IT-team, en begeleiding bij de verandering in werkprocessen. Reken op 2.000 tot 8.000 euro voor een gedegen trainingsprogramma, afhankelijk van de schaal.
EasyData-advies: Investeer hier niet te weinig. Goed change management is het verschil tussen een succesvolle RPA-uitrol en een project dat in de la belandt.
4. Infrastructuur & hosting
RPA-bots hebben een omgeving nodig om te draaien: on-premise servers, cloud-instanties of een hybride setup. Cloudkosten varieren van 100 tot 500 euro per maand per bot. On-premise vereist een eenmalige investering in hardware. EasyData host alle oplossingen in Nederland, volledig AVG-conform.
EasyData-advies: Cloud is flexibeler en schaalbaarder. On-premise geeft maximale controle. Wij adviseren op basis van jouw beveiligingseisen en budget.
5. Onderhoud & doorontwikkeling
RPA is geen eenmalige investering. Applicaties veranderen, processen evolueren en bots moeten meegroeien. Reken op 15-25% van de initiiele ontwikkelkosten per jaar voor onderhoud. Dit omvat: monitoring, bugfixes bij applicatie-updates, optimalisatie en uitbreiding met nieuwe functionaliteiten.
EasyData-advies: Een goed ontworpen bot met robuuste foutafhandeling verlaagt onderhoudskosten structureel. Bekijk onze transparante kostenfilosofie.
Kostenvergelijking: commercieel vs. open source
De keuze tussen commerciele en open source RPA-platformen heeft grote impact op je kostenstructuur. Onderstaande tabel vergelijkt de typische kosten over een periode van drie jaar voor een middelgrote implementatie met drie tot vijf geautomatiseerde processen.
| Kostenpost | Commercieel (UiPath/Blue Prism) | Open Source (OpenRPA/PythonRPA) |
|---|---|---|
| Licentiekosten (jaar 1) | € 15.000 – 50.000 | € 0 |
| Licentiekosten (3 jaar) | € 45.000 – 150.000 | € 0 |
| Ontwikkelkosten | € 20.000 – 60.000 | € 25.000 – 70.000 |
| Training | € 3.000 – 8.000 | € 4.000 – 10.000 |
| Infrastructuur (3 jaar) | € 5.000 – 15.000 | € 3.000 – 10.000 |
| Onderhoud (3 jaar) | € 12.000 – 30.000 | € 15.000 – 35.000 |
| Vendor lock-in risico | Hoog | Geen |
| AI-integratie flexibiliteit | Beperkt tot platform-API’s | Volledig (Python-ecosysteem) |
| Totaal 3 jaar (indicatief) | € 85.000 – 263.000 | € 47.000 – 125.000 |
Prijzen zijn indicatief en afhankelijk van procescomplexiteit, aantal bots en organisatiegrootte. Vraag een persoonlijke offerte aan voor een exacte berekening.
Total Cost of Automation: de verborgen kosten
Wat leveranciers niet altijd vertellen
De Total Cost of Automation (TCA) is het volledige kostenplaatje van RPA. Naast de voor de hand liggende kostenposten als licenties en ontwikkeling zijn er verborgen kosten die veel organisaties verrassen. EasyData benoemt deze kosten altijd vooraf, omdat eerlijke communicatie de basis is van een succesvolle samenwerking.
Denk aan de kosten van uitzonderingsafhandeling: wanneer een bot vastloopt op een onverwachte situatie, is menselijke interventie nodig. Bij hoge volumes kan dit oplopen. Verder zijn er kosten voor change management (medewerkers moeten de verandering accepteren), monitoring en governance (wie bewaakt de bots?), en kennisborging (wat als de RPA-specialist vertrekt?).
Ook trainingskosten worden vaak vergeten: eindgebruikers en IT-beheerders moeten leren werken met de nieuwe bots en weten wanneer en hoe ze moeten ingrijpen.
Ook schaalkosten worden vaak onderschat. Wat bij drie bots nog beheersbaar is, kan bij twintig bots een heel ander kostenplaatje opleveren. Infrastructuur, licenties en beheerscapaciteit groeien niet lineair mee. EasyData’s transparante prijsmodel voorkomt dit soort verrassingen. We rekenen eerlijk en geven je altijd een realistisch beeld van de totale investering.
ROI berekenen: een praktisch framework
De return on investment van RPA bereken je door de totale besparingen af te zetten tegen de totale investering. Hieronder vind je een praktisch framework dat je direct kunt toepassen op je eigen situatie. Voor een gedetailleerde berekening kun je ook onze ROI-calculator gebruiken.
Stap 1: Bereken de tijdsbesparing
Tel het aantal uren dat medewerkers besteden aan het handmatige proces. Vermenigvuldig dit met het uurtarief (inclusief overhead). Bij een proces van 4 uur per dag x 220 werkdagen x €50/uur bespaar je €44.000 per jaar aan directe tijdswinst.
Stap 2: Tel indirecte besparingen
Minder fouten betekent minder correcties en klachten. Snellere doorlooptijden verhogen klanttevredenheid. Betere compliance verlaagt auditrisico’s. Deze indirecte besparingen voegen vaak 30-50% toe bovenop de directe tijdswinst.
Stap 3: Bereken de ROI
ROI = (Totale besparing – Totale investering) / Totale investering x 100%. Bij een besparing van €57.000 en een investering van €25.000 is de ROI 128% in het eerste jaar. Vanaf jaar twee stijgt dit fors omdat ontwikkelkosten wegvallen.
Subsidiemogelijkheden voor RPA-projecten
Verlaag je investering met overheidsregelingen
RPA-projecten met een innovatief karakter komen in aanmerking voor diverse subsidie- en fiscale regelingen. Dit kan je investering flink verlagen. Veel organisaties laten deze kansen onbenut, simpelweg omdat ze niet weten dat hun automatiseringsproject kwalificeert. Dat is zonde, want de besparingen kunnen substantieel zijn en het verschil maken tussen een bescheiden pilot en een ambitieuze uitrol.
De WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) biedt een fiscaal voordeel op de loonkosten van medewerkers die aan R&D werken. RPA-projecten waarin nieuwe technologie wordt ontwikkeld of bestaande technologie op innovatieve wijze wordt toegepast, komen hiervoor in aanmerking. Het voordeel kan oplopen tot 32% van de S&O-loonkosten. Vooral projecten die RPA combineren met AI-componenten zoals machine learning of natural language processing scoren goed bij WBSO-aanvragen, omdat het innovatieve karakter duidelijk aantoonbaar is.
Daarnaast zijn er de MIT-regeling (MKB Innovatiestimulering Topsectoren) voor samenwerkingsprojecten, de SLIM-subsidie voor scholing en ontwikkeling van medewerkers, en regionale innovatievouchers van provincies en gemeenten. De exacte beschikbaarheid hangt af van je regio, branche en projectomvang.
Verdiep je in RPA
Elk aspect van RPA heeft een eigen pagina met diepgaande informatie. Kies het onderwerp dat bij jouw situatie past.
Open Source RPA
Vergelijk OpenRPA, Robot Framework en TagUI. Automatiseer zonder licentiekosten.
Python RPA
AI-gedreven RPA met PythonRPA. OCR, NLP en ML in je workflows.
RPA Implementatie
Van PoC tot productie in 5 fasen. Inclusief valkuilen en governance.
RPA Software Vergelijken
UiPath, Blue Prism, Power Automate vs. open source. Onafhankelijk advies.
RPA met AI
Van regelgestuurde bots naar intelligente automatisering met OCR, NLP en ML.
RPA Kosten & ROI
Je bent hier. Eerlijke kostengids met verborgen kosten, ROI-framework en subsidietips.
Wil je weten wat RPA voor jouw organisatie kost?
EasyData maakt een eerlijke en transparante kostenberekening op maat. Inclusief verborgen kosten, ROI-prognose en advies over de meest kosteneffectieve aanpak.
💰 Waarom EasyData voor je kostenanalyse?
Transparante prijzen – geen verborgen kosten, eerlijke communicatie over de totale investering
Open source expertise – wij adviseren ook als licentiekosten niet nodig zijn
PoC-first aanpak – bewijs de waarde met een kleine investering voordat je opschaalt
Subsidie-advies – we helpen bij het identificeren van WBSO, MIT en andere regelingen
Veelgestelde vragen over RPA kosten
Wat kost RPA implementatie in 2026?
De kosten varieren sterk afhankelijk van de gekozen aanpak. Commerciele platformen als UiPath of Blue Prism kosten tussen de 10.000 en 50.000 euro per jaar aan licenties. Open source alternatieven elimineren licentiekosten. De totale investering inclusief ontwikkeling, training en onderhoud ligt voor een MKB-project typisch tussen 15.000 en 75.000 euro. Bekijk onze RPA-vergelijking voor een gedetailleerd kostenoverzicht per platform.
Wat is Total Cost of Automation (TCA)?
Total Cost of Automation is het volledige kostenplaatje van RPA, inclusief verborgen kosten die leveranciers vaak niet benoemen: licenties, ontwikkeling, infrastructuur, training, change management, onderhoud, uitzonderingsafhandeling en opportunity costs. EasyData geeft altijd een eerlijk en compleet kostenoverzicht zodat je nooit voor verrassingen komt te staan.
Hoe bereken ik de ROI van RPA?
De ROI bereken je door de totale besparingen (tijdwinst x uurtarief + foutenreductie + compliance-winst) te delen door de totale investering. Een typisch RPA-project levert een ROI van 200-400% binnen het eerste jaar op. Gebruik onze ROI-calculator voor een berekening op maat.
Is open source RPA goedkoper dan commerciele platformen?
Op licentiekosten absoluut: tools als OpenRPA en PythonRPA hebben geen licentiekosten. De totale kosten hangen ook af van implementatie-expertise en support. Over drie jaar is open source typisch 40-55% goedkoper dan commerciele platformen. EasyData helpt bij het kiezen van de meest kosteneffectieve aanpak voor jouw situatie.
Welke subsidies zijn beschikbaar voor RPA-projecten?
Voor innovatieve RPA-projecten zijn er meerdere regelingen: WBSO (fiscaal voordeel tot 32% op R&D-loonkosten), MIT (MKB Innovatiestimulering Topsectoren), SLIM-subsidie voor scholing, en regionale innovatievouchers. De beschikbaarheid hangt af van je regio, branche en projectomvang. EasyData helpt bij het identificeren van relevante regelingen.
Wat zijn de verborgen kosten van RPA?
Verborgen kosten omvatten: change management en gebruikersacceptatie, uitzonderingsafhandeling bij onverwachte situaties, doorlopend onderhoud bij applicatie-updates, monitoring en governance, schalings- en infrastructuurkosten, en kennisborging bij personeelswisselingen. EasyData’s transparante aanpak benoemt al deze kosten vooraf.
Hoe snel verdient een RPA-investering zich terug?
Eenvoudige, hoogvolume processen verdienen zich vaak binnen 3 tot 6 maanden terug. Complexere projecten met AI-integratie hebben een terugverdientijd van 6 tot 12 maanden. EasyData’s PoC-aanpak laat je de waarde eerst bewijzen met een beperkte investering. Bekijk onze implementatie-aanpak voor meer details.
💰 Over de auteur
Disclaimer: Alle genoemde prijzen en ranges zijn indicatief en gebaseerd op markttarieven in 2026. Werkelijke kosten hangen af van procescomplexiteit, organisatiegrootte en gekozen technologie. Raadpleeg EasyData voor een offerte op maat.