Digitaliseer je proces
Van papier en handwerk naar data-gestuurde, geautomatiseerde workflows. Sneller, veiliger en overal toegankelijk.
Plan een kennismakingsgesprek
Procesautomatisering
Handmatige taken elimineren met slimme automatisering
Business Process Management
Processen ontwerpen, monitoren en continu verbeteren
Digitaal Transformeren
Organisatiebrede verandering naar een digitale werkwijze
Document Transformatie
Fysieke documenten omzetten naar doorzoekbare digitale data
Waarom je processen digitaliseren?
Digitaliseren is het omzetten van analoge, vaak papieren of handmatige werkzaamheden naar data-gestuurde, elektronische workflows. Informatie wordt toegankelijk, doorzoekbaar en direct verwerkbaar.
Het einde van papier en handwerk
Organisaties die nog met papieren processen werken, verliezen dagelijks uren aan zoeken, overtypen en corrigeren. Facturen die op een bureau blijven liggen, contracten die kwijtraken in mappen, werkbonnen die onleesbaar zijn. Het kost niet alleen tijd, maar ook geld en kwaliteit.
Centrale, realtime data. In een gedigitaliseerd proces werkt iedereen met dezelfde informatie. Geen verschillende versies meer van hetzelfde document, geen verouderde spreadsheets. Wat je collega in Apeldoorn invoert, ziet je collega in Yerevan direct.
Toegankelijk vanaf elke locatie. Werkprocessen kunnen vanaf elk apparaat en elke locatie worden doorlopen. Of je nu op kantoor zit, thuiswerkt of onderweg bent: je hebt altijd toegang tot de informatie die je nodig hebt.
Minder fouten, snellere doorlooptijden. Handmatige invoer is foutgevoelig. Bij elk overschrijfmoment sluipen vergissingen in. Geautomatiseerde workflows elimineren die fouten en versnellen het hele proces. Een factuur die voorheen drie dagen door de organisatie zwierf, wordt nu binnen uren verwerkt.
Beveiligd en compliant. Papieren dossiers zijn lastig te beveiligen. Digitale data kan je versleutelen, autoriseren en auditen. Dat maakt het eenvoudiger om te voldoen aan de AVG, NEN 7510 of ISO 27001.
Hoe digitaliseer je een proces?
Van analyse naar implementatie in vijf bewezen stappen
In kaart brengen
Analyseer de huidige werkwijze en identificeer knelpunten
Tools selecteren
Kies software die past bij je behoefte en bestaande systemen
Stap voor stap
Begin niet met alles tegelijk, start met het proces dat het meest oplevert
Team trainen
Zorg dat medewerkers de nieuwe werkwijze begrijpen en accepteren
Optimaliseren
Digitalisering is een continu proces: blijf verbeteren op basis van data
🛠️ Onze digitaliseringsaanpak
Vijf specialismen die samen het complete digitaliseringstraject vormen. Van strategisch advies tot technische implementatie: elk onderdeel heeft een eigen pagina met diepgaande informatie.
Procesautomatisering
Het hart van digitalisering: handmatige, repetitieve taken vervangen door geautomatiseerde workflows. Van factuurverwerking tot goedkeuringsprocessen. We analyseren welke stappen zich lenen voor automatisering en implementeren de juiste tooling.
Business Process Management
BPM is de discipline achter succesvolle digitalisering. Processen modelleren, meten, analyseren en continu verbeteren. Zonder BPM automatiseer je chaos. Met BPM automatiseer je efficientie. We helpen je processen eerst te begrijpen, dan te optimaliseren.
Bedrijfsprocessen Automatiseren
Van facturatie en urenregistratie tot klachtenafhandeling en onboarding: elk bedrijfsproces dat regels volgt, kan worden geautomatiseerd. We beginnen met de processen die het meeste opleveren en breiden stap voor stap uit naar de rest van je organisatie.
Digitaal Transformeren
Digitale transformatie is meer dan technologie. Het is een fundamentele verandering in hoe je organisatie werkt, communiceert en waarde levert. Wij begeleiden het hele traject: van visie en strategie tot implementatie en adoptie door je team.
Digitale Document Transformatie
Het fundament van elk digitaliseringstraject: fysieke documenten omzetten naar gestructureerde digitale data. Met OCR, classificatie en indexering maken we je archieven doorzoekbaar en je documentstromen automatisch verwerkbaar.
Workflow Software
De motor achter je gedigitaliseerde processen. Professionele workflowsoftware die taken automatisch doorzet, deadlines bewaakt en bottlenecks zichtbaar maakt. Van eenvoudige goedkeuringsflows tot complexe multi-afdeling processen met SLA-bewaking.
Klaar om je eerste proces te digitaliseren?
We beginnen altijd met een inventarisatie. Waar liggen de grootste kansen? Welke processen leveren het meeste op? We helpen je prioriteren.
🔧 Technologie achter de digitalisering
Digitalisering draait om de juiste combinatie van technologie. We zetten bewezen tools in die samen een naadloos geheel vormen.
OCR & Documentherkenning
Tekst en data automatisch extraheren uit gescande documenten, facturen en formulieren.
RPA (Robotic Process Automation)
Software robots die data-invoer, kopieertaken en systeemhandelingen overnemen.
n8n Workflow Automatisering
Open source platform waarmee je honderden applicaties koppelt zonder programmeerkennis.
ESV Platform
Ons eigen platform voor documentclassificatie, extractie, validatie en routering.
AI & Large Language Models
Intelligente software die ongestructureerde tekst begrijpt, classificeert en verwerkt.
Legacy Systemen Koppelen
Verbind bestaande systemen met nieuwe digitale workflows. Zonder risicovol migratieproject.
Waarom stap-voor-stap digitaliseren werkt
De grootste fout die organisaties maken bij digitalisering is alles tegelijk willen veranderen. Een big bang-aanpak klinkt efficient, maar leidt in de praktijk tot weerstand, verwarring en dure mislukkingen. Onze aanpak is anders.
Begin waar het het meest oplevert. We identificeren samen het proces dat de meeste impact heeft. Vaak is dat facturatie, inkomende post of contractbeheer. Een tastbaar resultaat binnen weken motiveert het hele team om door te gaan.
Proof of Concept met je eigen data. Geen PowerPoint-beloftes maar werkend bewijs. We testen de oplossing met jouw documenten, jouw processen, jouw uitzonderingen. Zo weet je vooraf precies wat je kunt verwachten aan nauwkeurigheid en snelheid.
Change management is cruciaal. Technologie implementeren is het makkelijke deel. Het echte werk zit in het meekrijgen van je team. Wij begeleiden die verandering: van eerste introductie tot volledige adoptie. Mensen moeten het voordeel ervaren, niet alleen horen.
Meten en bijsturen. Na implementatie meten we de resultaten: hoeveel tijd bespaar je? Hoeveel fouten zijn er minder? Welke bottlenecks zijn er nog? Op basis van harde data optimaliseren we verder. Digitalisering is geen project met een einddatum, het is een continu verbeterproces.
Kennisoverdracht maakt je onafhankelijk. We documenteren alles, trainen je team en zorgen dat je na implementatie zelfstandig verder kunt. Geen vendor lock-in, geen afhankelijkheid. Maar we staan klaar wanneer je ons nodig hebt.
Digitalisering in de praktijk
Van facturatie tot productie: zo digitaliseren verschillende organisaties hun processen met onze hulp.
Facturatie & Boekhouding
Papieren facturen en bonnetjes worden gescand, automatisch herkend met OCR en direct ingeboekt in je boekhoudpakket. Van scan tot boeking zonder handmatige data-invoer. UBL-export naar Exact, AFAS en meer.
Contractbeheer
Contracten digitaal opstellen, ondertekenen en automatisch archiveren in een doorzoekbaar DMS. Einddatum-alerts, versiebeheer en compliance-rapportages. Nooit meer een verlenging missen.
Inkomende Post
Fysieke en digitale post automatisch classificeren en naar de juiste afdeling routeren. Van vergunningsaanvragen bij gemeenten tot verwijsbrieven in de zorg. Documentclassificatie met AI.
Productie & Werkbonnen
Werkbonnen die via een tablet worden bijgewerkt in plaats van op papier. Productiedata direct beschikbaar voor analyse. Kwaliteitscontroles digitaal afvinken en automatisch rapporteren.
Zorg & Patientdossiers
Papieren patientdossiers digitaliseren, verwijsbrieven herkennen en medische formulieren automatisch verwerken. NEN 7510 compliant, met handschriftherkenning voor medische notities.
Gemeenten & Overheid
WOZ-bezwaren, vergunningsaanvragen en subsidieformulieren digitaal verwerken. Van ontvangst tot beschikking in een doorlopende workflow. Common Ground-compatibel.
Herken je deze situaties in je organisatie?
We hebben ze waarschijnlijk al eerder opgelost. Vertel ons over je processen en we laten zien wat er mogelijk is.
Voordelen van digitalisering met EasyData
Klaar om je processen te digitaliseren?
Of je nu wilt starten met facturatie, je hele documentstroom wilt automatiseren of een complete digitale transformatie nastreeft: we helpen je verder. Vrijblijvend en zonder verplichtingen.
🛡️ Wat je mag verwachten
Vrijblijvend kennismakingsgesprek – 30 minuten om je situatie te bespreken en kansen te identificeren
Proof of Concept – Test met je eigen documenten en processen voordat je beslist
100% datasoevereiniteit – Alle verwerking in Nederlandse datacenters, op eigen infrastructuur
Transparante kosten – Vaste projectprijzen of heldere uurtarieven. Geen verborgen licentiekosten
Veelgestelde vragen over procesdigitalisering
Waar begin ik met digitaliseren?
Begin met het proces dat de meeste impact heeft. Vaak is dat facturatie, inkomende post of contractbeheer. We helpen je met een inventarisatie: welke processen kosten het meeste tijd? Waar worden de meeste fouten gemaakt? Op basis daarvan prioriteren we samen en starten we met een Proof of Concept dat direct resultaat laat zien.
Wat is het verschil tussen digitalisering en digitale transformatie?
Digitalisering is het omzetten van een specifiek analoog proces naar een digitaal proces. Denk aan het scannen en automatisch verwerken van facturen. Digitale transformatie gaat verder: het is een organisatiebrede verandering in hoe je werkt, communiceert en waarde levert. Digitalisering is een stap in het transformatieproces.
Hoe lang duurt het om een proces te digitaliseren?
Een eenvoudig proces zoals factuurverwerking kan binnen 4-6 weken gedigitaliseerd zijn, inclusief testen en training. Complexere trajecten met meerdere afdelingen en systemen duren doorgaans 2-4 maanden. We werken agile, zodat je al vroeg resultaten ziet en kunt bijsturen.
Moeten we onze bestaande systemen vervangen?
Nee, in de meeste gevallen niet. We zijn gespecialiseerd in het verbinden van bestaande systemen met nieuwe digitale workflows. Je ERP, CRM of DMS blijft in gebruik. We bouwen er omheen en koppelen alles naadloos via API’s, database-koppelingen of bestandsuitwisseling.
Hoe gaan jullie om met weerstand van medewerkers?
Weerstand is normaal en begrijpelijk. Onze aanpak: betrek medewerkers vroeg, laat ze het voordeel ervaren met een pilot en zorg voor goede training. Door stap voor stap te werken en successen zichtbaar te maken, groeit het draagvlak organisch. We hebben 25+ jaar ervaring met verandermanagement bij digitaliseringstrajecten.
Wat kost het om processen te digitaliseren?
De kosten varieren afhankelijk van de complexiteit. Een Proof of Concept start typisch vanaf een paar duizend euro. Een volledige implementatie hangt af van het aantal processen, systemen en gebruikers. We werken met transparante prijzen: vaste projectprijzen of heldere uurtarieven, zonder verborgen kosten. De investering verdient zich doorgaans binnen het eerste jaar terug.
Hoe zit het met de beveiliging van gedigitaliseerde data?
Digitale data is vaak veiliger dan papieren dossiers. We werken conform ISO 27001, slaan alle data op in Nederlandse datacenters en zijn onze eigen ISP. Dat betekent volledige controle over je data: versleuteling, autorisatie per gebruiker en een complete audit trail. Veiliger dan een archiefkast met een slotje.
Kan EasyData ook handgeschreven documenten digitaliseren?
Ja, dat is een van onze specialismen. Met Handwritten Text Recognition (HTR) digitaliseren we handgeschreven formulieren, medische notities, werkbonnen en historische documenten. Van moderne handschriften tot 19e-eeuws cursief: onze AI-modellen zijn getraind op uiteenlopende schrijfstijlen.
🛠️ Over de auteur
