Nooit meer overtypen!
Hoe werkt UBL XML ?
UBL staat voor Universal Business Language, de internationale standaard voor elektronisch factureren. De term XML staat voor Extensible Markup Language. Dat laatste (XML) is meer een containerbegrip. In een XML kun je alle soorten gegeven kwijt. In jouw geval spreken we over UBL XML.
Dit artikel gaat over efficiëntie
Al sinds 1999 is EasyData actief betrokken bij e-facturatie. Als je belangstelling hebt daar meer over te weten, verwijzen we naar dit filmpje.
Voor die ontwikkeling is goede reden, factureren via UBL bespaart je tijdens je dagelijkse werk enorm veel tijd.
Met een UBL XML kun je je factuur rechtstreeks per e-mail naar de administratie van je crediteur sturen. Daarnaast kun je een UBL-factuur ook uploaden, waarna deze met één druk op de knop automatisch wordt verwerkt.
Kortom, een UBL-bestand maakt factureren verwerken veel eenvoudiger en efficiënter.
Het is niet ingewikkeld
EasyData zet al je binnenkomende facturen,
dat meestal al PDF facturen zijn, vaak rechtstreeks over naar factuurregels.
100% herkenning
Van digitaal aangemaakte PDF-facturen schrapen we de tekst die de factuur eigenschappen zo uniek je eigen binnenkomende factuur maken. Door die gegevens te gebruiken slaan we een foutgevoelig OCR-factuur herkenningsproces over
UBL XML Standaardisatie
Doordat we allemaal hebben afgesproken met UBL aan elkaar te factureren, passen alle facturen die we tegenwoordig elkaar toesturen in elkaars boekhoud systemen.
Bekijk de video
Deze vrolijke animatie brengt de geschiedenis van UBL in beeld.
Hoe werkt het UBL XML proces
Het factuur conversie proces begint bij de leverancier die in facturatieprogramma of met behulp van PDFCommunicator een factuur maakt.
Die door de leverancier aangemaakte factuur ondersteund dan de UBL-standaard. In dit bestand worden alle factuurgegevens gestructureerd opgeslagen, dat is dus de UBL XML, waardoor de factuur in de praktijk veel gemakkelijk te verwerken is.
De UBL-XML-factuur in wording krijgt dan naast de bekende PDF, altijd handig om gewoon je factuur te kunnen lezen een XML-code. Dat XML-bestand is opgemaakt volgens de standaard afgesproken in het UBL-formaat. Voor de volledigheid, die UBL-standaard is open en meer informatie daarover vind je hier.
In dat nieuw te vormen XML-bestand zijn niet alleen de afbeeldingen van de factuur opgenomen, maar ook elk tekstueel onderdeel. Denk daarvoor aan het factuurnummer, de datum en natuurlijk het totaalbedrag. Elk gegeven krijgt een vaste plek en een specifieke benaming binnen het document.
Voor mensen is een factuur makkelijk te lezen, maar computers hebben moeite met natuurlijke taal. Dankzij de UBL XML-structuur volgens het UBL-protocol kan boekhoudsoftware precies begrijpen welke informatie waar staat en wat ermee moet gebeuren. Het mooie van de UBL-standaard is dat het dit een open standaard betreft.
je hoeft dus geen rechten te betalen door een UBL XML te gebruiken!
Zodra de UBL XML factuur klaar is…
Dan is de logische volgende stap in het UBL XML proces om de gereed gekomen UBL factuur te verzenden. Dat verzenden kan op allerlei manieren. Denk aan je boekhoudsoftware of de handige PDFCommunicator toepassing. Met PDFCommunicator ben je als vanzelf in staat een PDF met UBL XML te versturen. Helemaal automatisch!
Aan de ontvangende kant wordt de factuur automatisch verwerkt in het boekhoudpakket. De software leest de UBL-factuur uit en vult automatisch de belangrijkste gegevens in.
Deze manier van werken voorkomt natuurlijk fouten, bespaart tijd en zorgt ervoor dat alle facturen op dezelfde manier worden verwerkt.
Tot slot volgt de goedkeuring en betaling. Omdat de gegevens al correct en compleet zijn, kan de factuur sneller worden goedgekeurd en betaald. Dit maakt het hele proces efficiënter en betrouwbaarder.
