UBL XML Facturatie: Nooit meer handmatig invoeren
Elimineer tijdrovende factuurverwerking met gestandaardiseerde UBL XML. 100% tekstherkenning, directe ERP-integratie en volledige AVG-compliance.
Start met UBL XML automatisering
Waarom UBL XML de toekomst is van Nederlandse factuurverwerking
UBL XML (Universal Business Language) is de internationale standaard voor elektronische facturatie die handmatig werk volledig elimineert. Nederlandse organisaties verwerken miljoenen facturen per jaar – UBL XML automatiseert dit proces met 100% nauwkeurigheid.
EasyData’s UBL XML expertise combineert 25+ jaar Nederlandse ervaring met moderne documentautomatisering. Sinds 1999 zijn we betrokken bij e-facturatie ontwikkeling, wat Nederlandse bedrijven enorme tijdsbesparing oplevert tijdens dagelijkse werkzaamheden.
Van PDF-conversie naar directe ERP-integratie, van factuurregelherkenning tot volledige boekhoudsoftware-koppeling. UBL XML maakt factureren verwerken veel eenvoudiger en efficiënter voor Nederlandse organisaties.
UBL XML impact in Nederlandse organisaties
Hoe werkt het UBL XML proces?
UBL staat voor Universal Business Language, de internationale standaard voor elektronisch factureren. XML (Extensible Markup Language) is de technische container waarin alle factuurgegevens gestructureerd worden opgeslagen volgens vastgestelde UBL-protocollen.
Het volledige UBL XML conversieproces
1. Factuuraanmaak bij leverancier
De leverancier creëert een factuur in facturatieprogramma of met PDFCommunicator. Deze factuur ondersteunt de UBL-standaard waarbij alle factuurgegevens gestructureerd worden opgeslagen in XML-formaat.
2. PDF + XML combinatie
De factuur krijgt naast de leesbare PDF ook een XML-bestand met gestructureerde data volgens de UBL open standaard. Elk gegeven krijgt een vaste plek en specifieke benaming.
3. Verzending en ontvangst
De UBL XML factuur wordt verzonden via boekhoudsoftware of PDFCommunicator. Aan de ontvangende kant wordt de factuur automatisch uitgelezen en verwerkt in het boekhoudpakket.
4. Automatische verwerking
De software leest de UBL-factuur uit en vult automatisch alle gegevens in. Dit voorkomt fouten, bespaart tijd en zorgt voor consistente factuurverwerking met snellere goedkeuring en betaling.
Begrijp UBL XML in 3 minuten
Deze animatie brengt de geschiedenis en werking van UBL XML helder in beeld, zodat je direct begrijpt waarom deze standaard zo belangrijk is voor moderne factuurverwerking.
EasyData’s UBL XML automatiseringsmogelijkheden
📄 PDF naar UBL Conversie
Automatische conversie van bestaande PDF-facturen naar gestandaardiseerde UBL XML met 100% tekstherkenning uit digitaal aangemaakte documenten.
🔗 ERP-integratie
Naadloze koppeling met alle gangbare Nederlandse boekhoudsystemen en ERP-platforms voor directe factuurverwerking zonder handmatige tussenkomst.
✅ Validatie & Controle
Automatische validatie van UBL XML structuur en inhoud volgens internationale standaarden, met foutmeldingen en correctiesuggesties.
📊 Factuurregelherkenning
Geavanceerde regelherkenning die alle factuuronderdelen identificeert en correct toewijst in de UBL XML structuur.
🔒 AVG-compliant
Volledige AVG-compliance met Nederlandse dataverwerking, encryptie en geregistreerd bij Autoriteit Persoonsgegevens (FG001914).
⚡ PDFCommunicator
Gebruiksvriendelijke tool om PDF’s met UBL XML te genereren en verzenden, zonder technische kennis. Volledig automatisch.
UBL XML toepassingen per sector
Administratiekantoren: Schaalbare factuurverwerking
EasyData’s UBL XML oplossingen helpen Nederlandse administratiekantoren om duizenden facturen per maand te verwerken zonder handmatig werk. Automatische import in alle gangbare boekhoudpakketten met volledige audit trail.
- Verwerk 500+ facturen per dag per medewerker in plaats van 50
- Elimineer invoerfouten en typos in factuurbedragen
- Directe koppeling met alle Nederlandse boekhoudpakketten
- Volledige traceerbaarheid voor accountantscontroles
Retail & E-commerce: Geautomatiseerde leveranciersadministratie
Voor Nederlandse retailers met honderden leveranciers biedt UBL XML gestandaardiseerde factuurontvangst en -verwerking. EasyData integreert met ERP-systemen voor automatische voorraad- en financiële boekingen.
- Verwerk leveranciersfacturen binnen 24 uur in plaats van 5 dagen
- Automatische koppeling facturen aan inkooporders
- Real-time inzicht in openstaande verplichtingen
- Integratie met magazijnsystemen voor voorraadmutaties
Overheidsinstellingen: Compliant en transparant factureren
Nederlandse overheidsinstanties verplichten steeds vaker UBL XML voor factuurontvangst. EasyData zorgt voor volledige compliance met Digipoort, e-herkenning en alle relevante overheidsstandaarden.
- Volledige naleving van Digipoort-eisen en EU-richtlijnen
- Audit-proof archivering gedurende 7 jaar
- Transparante verwerking voor politieke verantwoording
- Integratie met gemeentelijke financiële systemen
Middelgrote bedrijven: Efficiëntie en kostenbesparing
Nederlandse MKB-bedrijven realiseren 70-85% tijdsbesparing door UBL XML automatisering. EasyData helpt bij de transitie van papieren of PDF-facturen naar volledig geautomatiseerde verwerking.
- ROI binnen 6-12 maanden door verminderde personeelskosten
- Snellere betalingen door efficiëntere goedkeuringsprocessen
- Betere cashflow door real-time financieel inzicht
- Schaalbaarheid zonder extra administratief personeel
Waarom UBL XML technisch superieur is
🌐 Open standaard zonder kosten
UBL XML is een volledig open standaard zonder licentiekosten. Je hoeft geen rechten te betalen voor gebruik, wat de toegankelijkheid voor alle Nederlandse bedrijven vergroot.
💻 Universele compatibiliteit
Omdat alle partijen dezelfde UBL-standaard gebruiken, passen facturen automatisch in elkaars boekhoudssystemen. Dit elimineert incompatibiliteit en handmatige aanpassingen.
🎯 Gestructureerde data
In UBL XML krijgt elk factuurgegeven (nummer, datum, bedrag) een vaste plek en specifieke benaming. Computers kunnen hierdoor factuurdata perfect interpreteren zonder menselijke tussenkomst.
🔍 Traceerbaar en controleerbaar
Volledige audit trail van factuurcreatie tot betaling. Elke stap in het proces is gedocumenteerd en controleerbaar voor accountants en belastingdienst.
Naadloze integratie met je Nederlandse systemen
EasyData’s UBL XML oplossingen integreren met alle gangbare Nederlandse boekhoudsystemen en ERP-platforms. Van AFAS en Exact tot SAP en Microsoft Dynamics – we zorgen voor foutloze gegevensuitwisseling.
Ondersteunde integraties
AFAS Software
Directe koppeling met AFAS Profit voor automatische factuurimport en verwerking
Exact Online
Real-time synchronisatie met Exact voor Nederlandse MKB-administratie
Microsoft Dynamics
Enterprise-level integratie met Dynamics 365 Finance & Operations
SAP Business One
Geautomatiseerde factuurflows voor SAP-gebruikers
Yuki
Cloud-based factuurverwerking met Yuki-integratie
Custom ERP
Maatwerk koppelingen met jouw specifieke systemen via API’s
Gerelateerde EasyData factuurautomatisering oplossingen
UBL XML is onderdeel van ons complete portfolio aan intelligente factuurverwerking. Ontdek ook onze factuurregelherkenning voor gedetailleerde line-item extractie, of leer meer over PDFCommunicator voor eenvoudige UBL XML creatie.
Voor specifieke implementatie-uitdagingen kun je onze succesverhalen bekijken om te zien hoe andere Nederlandse organisaties UBL XML hebben geïmplementeerd voor meetbare tijdsbesparingen en kostenreducties.
Veel gestelde vragen over UBL XML
Wat is precies het verschil tussen een normale PDF-factuur en een UBL XML factuur?
Een normale PDF-factuur is ontworpen voor mensen om te lezen – het is in wezen een digitale afbeelding van een papieren document. Een UBL XML factuur bevat dezelfde informatie, maar dan gestructureerd in een format dat computers direct kunnen verwerken. Denk aan het verschil tussen een foto van een formulier en een invulbaar digitaal formulier. Met UBL XML kan software automatisch factuurnummers, bedragen en andere gegevens uitlezen en direct in je boekhoudsysteem plaatsen zonder handmatige invoer.
Moet ik licentiekosten betalen om UBL XML te gebruiken?
Nee, UBL XML is een volledig open standaard zonder licentiekosten. Dit is een belangrijk voordeel van de UBL-standaard – iedereen kan het gratis gebruiken. Je betaalt alleen voor de software of diensten die UBL XML voor je genereren of verwerken, maar niet voor het gebruik van de standaard zelf. Dit maakt UBL toegankelijk voor alle Nederlandse bedrijven, van MKB tot grote ondernemingen.
Hoe lang duurt het om UBL XML factuurverwerking te implementeren?
Voor Nederlandse organisaties met standaard boekhoudsoftware (zoals AFAS, Exact, Yuki) duurt implementatie typisch 2-4 weken. Dit omvat de technische koppeling, testen en training van je team. Voor complexere ERP-systemen of maatwerk situaties kan implementatie 6-8 weken duren. EasyData begeleidt je door het hele proces met een dedicated projectmanager die zorgt voor een soepele overgang zonder verstoring van je dagelijkse werkzaamheden.
Wat gebeurt er met mijn bestaande PDF-facturen? Moet ik die handmatig blijven verwerken?
Nee, je kunt bestaande PDF-facturen automatisch laten converteren naar UBL XML door EasyData’s conversie-engine. Voor digitaal aangemaakte PDF’s halen we de tekst eruit met 100% nauwkeurigheid en zetten deze om in gestructureerde UBL XML. Voor gescande facturen gebruiken we geavanceerde OCR-technologie met machine learning om dezelfde conversie te realiseren. Dit betekent dat je alle inkomende facturen – ongeacht formaat – geautomatiseerd kunt verwerken.
Is UBL XML veilig en AVG-compliant voor Nederlandse organisaties?
Ja, UBL XML verwerking bij EasyData is volledig AVG-compliant. We zijn geregistreerd bij de Autoriteit Persoonsgegevens (nummer FG001914) en al onze dataverwerking vindt plaats in Nederlandse datacenters. UBL XML bestanden worden versleuteld opgeslagen en verzonden. We hanteren strikte toegangscontroles en logging voor volledige traceerbaarheid. Daarnaast voldoen we aan alle Nederlandse archiveringsvoorschriften voor financiële documenten (7 jaar bewaarplicht).
Hoeveel tijdsbesparing kan ik realistisch verwachten met UBL XML?
Nederlandse organisaties realiseren gemiddeld 70-85% tijdsbesparing op factuurverwerking. Een medewerker die voorheen 50 facturen per dag handmatig kon invoeren, kan met UBL XML automatisering 500+ facturen per dag verwerken – vooral controle en goedkeuring. Voor een organisatie met 1000 facturen per maand betekent dit een besparing van 15-20 uur administratieve tijd per maand. De exacte besparing hangt af van je huidige proces, factuurvolume en complexiteit van je administratie.
Klaar om factuurverwerking te automatiseren met UBL XML?
EasyData’s UBL XML oplossingen leveren bewezen 100% tekstherkenning, 70-85% tijdsbesparing en elimineren invoerfouten volledig. Sluit je aan bij 400+ Nederlandse organisaties die hun factuurverwerking hebben geautomatiseerd met onze 25+ jaar ervaring in elektronische facturatie.
⭐ Over de auteur
