Workflow Software, de kracht van eenvoud…
Workflow software, waar gaat dat over?
Het internet staat vol met diepzinnige antwoorden op de vraag wat Workflow software is. We gaan je daarover in dit artikel niet lastigvallen en nemen voor het gemak aan dat je weet wat workflow software is. Namelijk een applicatie die regelmatige voorkomende taken in je organisatie in een vaste volgorde automatisch uitvoert.
Dat gesteld hebbende, wandelen we als vanzelf het domein van Workflow Consultants binnen die met een variatie aan verschillende applicaties. Al die afzonderlijke workflow applicaties gaan je de oplossing beloven. Wij bij EasyData zijn daar natuurlijk geen uitzondering op. Hoewel de praktijk is dat we het zwaartepunt van procesbeschrijving bij voorkeur bij jou en je organisatie neerleggen.
Workflow route
Hierin zie je dan we een andere afslag nemen dan de meeste Consultants, we stimuleren allereerst dat je zelf je te verbeteren in kaart brengt. Dat scheelt ons tijd en jouw kostbare uren. Met deze werkwijze hoef je een externe medewerker niet precies uit te leggen hoe en waarom jij specifieke stappen in het proces zet. Dat laat onverlet dat we, bij het bestuderen van je Workflow Proces Stappen, wel degelijk vragen zullen stellen over het aan ons gepresenteerde procesplan.
Onze workflow software laten werken voor jouw optimalisatie
Automatiseer handmatig werk
Dat is de kern van Workflow software, die kan je overal inzetten waar je handmatige taken tegenkomt. Of het punt waar verschillende databases binnen het workflow proces tot dezelfde conclusie moeten komen. Daarin zal onze Workflow software je ten dienste staan.
Workflow software? Easy!
Waarom we dat zo simpel stellen en met gemak presenteren brengt ons naar het concept ‘Workflow Software’. Met respect tot al onze ingewikkelde ingeregelde complexe workflow processen, in de basis is workflow automatisering gebaseerd op regels gebaseerde logica. Die logica, of Workflow software, neemt stap voor stap de handmatige handelingen over die je meer overzicht en efficiënte gaan opleveren!
Automatiseren is accepteren
Dat proces doen we stap-voor-stap, dit om het overzicht en de uiteindelijke gebruikers niet in het proces te verliezen. Zodra de eerste geautomatiseerde processen tijd besparen bij het voltooien van taken en de gebruikelijke menselijke fouten niet meer voorkomen, kunnen we ons concentreren op de meer complexe workflows, idealiter aangereikt door de gebruikers zelf.
Wat zijn mijn mogelijkheden met Workflow software?
Het applicatielandschap op het gebied van Workflow software is heel divers te noemen. Je kan stellen dat er inmiddels een uitgebreide pallet aan mogelijkheden bestaat. Het is interessant te vermelden dat EasyData met steeds meer fabrikanten van workflow software samenwerkt om hun doelen te bereiken.
Met die kennis in huis, wat is dan het advies voor Workflow software?
Tja, dat is een beetje lastig te benoemen, alle fabrikanten hebben allemaal hun eigen specialisatie op het gebied van Workflow Automatisering ontwikkeld. Heb je vragen over onze technologie en wil je weten met wie we die gebruiken? Neem dan contact met ons op, we kunnen je vast helpen bij het maken van deze belangrijke beslissingen.
We adviseren je zelf eens te oriënteren op de mogelijkheden!
Naast de ontwikkeling van ‘gesloten’ Workflow software is er ook de optie om te kiezen voor de Open Source variant, deze Open Source modellen bespreken we hier. Hoewel de benaming Open Source niet altijd zo ‘open’ is als je zou kunnen verwachten. Open Source Workflow software is vaak niet zo ‘Open’ als het in eerste instantie lijkt.
Het is denkbaar dat je in een aantal gevallen als organisatie als vanzelf gaat betalen zodra je meer werkelijke bedrijfsmatige functionaliteit ambieert. In dat geval zijn bepaalde cruciale modules géén Open Source en word je bij effectief gebruik zo gedwongen tot aankoop. Best lastig als je dat bij aanvang van je eerste evaluatie niet geheel duidelijk is geworden. Zorg er zodoende voor dat het verdienmodel je van te voren duidelijk is.
Bouw zelf kennis op
Dat gezegd hebbende… Ga eens zoeken naar ‘Open Source Workflow software‘ niet meteen te gaan testen. Ga eerst eens de voorwaarden en gewenste losse modules beoordelen. Voordeel van deze aanpak is dat je kennis opbouwt van wat er allemaal mogelijk is, ook handig als je straks toch tot de betaalde variant kiest. Vind je het lastig of heeft je organisatie niet de capaciteit om een zinvolle evaluatie van Open Source Workflow software mogelijk te maken? Neem dan contact met ons op. We maken graag een Workflow software Engineer voor je vrij. Die kan vervolgens in een exclusief voor jouw organisatie afgesloten Cloudomgeving de verschillende systemen in korte tijd operationeel voor je afleveren.
Wat te verwachten van Open Source workflow software?
Workflow automatiseringssoftware met een open-sourcefaciliteit betekent dat je de broncode kunt gebruiken, wat meer veel meer controle over het de applicatie zelf geeft. Deze tools zijn geschikt voor het efficiënt uitvoeren van arbeidsintensieve processen, zoals marketing, verkoop, human resources en IT-activiteiten.
Waar moet je zoal op letten tijdens je workflow software evaluatie?
Best belangrijk van tevoren een aantal doelstellingen te definiëren. Het kiezen van de juiste open-source workflow beheer- en automatiseringstool is van cruciaal belang omdat het direct van invloed is op de activiteiten van je organisatie. Het is van cruciaal belang dat de technische en zakelijke vereisten zorgvuldig worden afgewogen om de integratie op de lange termijn met bestaande systemen te verzekeren. De vijf factoren die je wat ons betreft in gedachten moet houden tijdens je onderzoek naar de afzonderlijke workflow softwareapplicaties staan hieronder beschreven.
Waar moet je zoal op letten tijdens je workflow software evaluatie?
Best belangrijk van te voren een aantal doelstellingen te defineren. Het kiezen van de juiste open-source workflowbeheer- en automatiseringstool is van cruciaal belang omdat het direct van invloed is op de activiteiten van je organisatie. Het is van cruciaal belang dat de technische en zakelijke vereisten zorgvuldig worden afgewogen om de integratie op de lange termijn met bestaande systemen te verzekeren. De vijf factoren die je wat ons betreft in gedachten moet houden tijdens je onderzoek naar de afzonderlijke workflow software applicaties staan hieronder beschreven.
-
Functies en functionaliteit
De software moet je helpen je workflow te automatiseren, zoals taakplanning, procesvisualisatie en integratiemogelijkheden. De automatiseringstool moet ook kunnen schalen om de werklast en complexiteit van uw organisatie te verminderen zonder dat het de prestaties beïnvloedt.
-
Gebruiksgemak
Geautomatiseerde workflow tools helpen je sneller te werken, maar het hangt af van hoe makkelijk je ze kunt gebruiken. De software moet makkelijk te gebruiken zijn voor mensen die geen technische achtergrond hebben. Het moet ook goed documenteren, tutorials en community-ondersteuning bieden, zodat je sneller begrijpt wat de Workflow software je in de praktijk te bieden heeft.
-
Community en ondersteuning
Een sterke gebruikers community is belangrijk voor het verbeteren van de open-sourcecode van het geautomatiseerde workflow systeem. Kijk eens wanneer de laatste update is verstrekt en of er positieve YouTube filmpjes over aanwezig zijn. Zorg dat je software regelmatig wordt bijgewerkt en updates krijgt. Iemand binnen je eigen organisatie zal je hiervoor verantwoordelijk moeten maken. Bij voorkeur denken we dan aan je interne ICT-collega’s. Dragen die je keuze geen positief draagvlak toe? Bedenk dan waar de negatieve houding vandaan komt. Het resultaat van die overwegingen kan heel goed een andere eind keuze tot gevolg hebben, precies de reden waarom je überhaupt de evaluatie gestart bent!
-
Integratiemogelijkheden
Naadloze integratie met je huidige gegevensinfrastructuur is cruciaal voor soepele bewerkingen en continue gegevensstroom. Het geselecteerde workflow automatiseringsplatform moet een eenvoudige verbinding mogelijk maken met je bestaande systemen, zoals BI-tools, CRM, ERP of andere zakelijke applicaties, en knelpunten voorkomen. Dit zorgt ervoor dat al je tools coherent werken en een soepele workflow mogelijk maken zonder uitgebreide aanpassingen of tijdelijke oplossingen, waardoor tijd en middelen worden bespaard.
-
Beveiliging en governance
Informatiebeveiliging is van cruciaal belang bij het werken met geautomatiseerde workflows, vooral als ze gevoelige gegevens verwerken. In de algemene zien moet alle automatiseringssoftware krachtige beveiligingsfuncties bieden. Denk dan aan factoren zoals encryptie en op rollen gebaseerde autorisatie.
Zo’n ICT-fundament helpt je om de gegevens van je organisatie te beschermen tegen ongeautoriseerde
toegang en inbreuken.
Workflow software maatwerk aanpassingen
Heb je een keuze gemaakt voor je workflow software? Dan begint de inrichting waarmee je precies krijgt wat aan je verwachtingen voldoet. Die keuze kan voorkomen uit de voorgestelde Open Source producten, of een fabrikant van je keuze. De ervaring leert dat er dan maatwerk nodig is om de gekozen workflow software naar je wensen te voegen. Hiervoor kan je een beroep doen op EasyData Engineers. Die zijn in staat effectief maatwerk te leveren aan een uitgebreide variatie van Workflow softwareapplicatie.
Waarom maatwerk bij workflow software nodig is
Organisaties die gebruik maken van Workflow software ervaren een aanzienlijke efficiëntieverbetering in een dagelijkse werkzaamheden. Die situatie wordt niet gerealiseerd met de keuze of aankoop van Workflow software. Je ziet die blije gezichten pas na een succesvolle implementatie! Zo’n implementatie is in de praktijk een passende positie van de Workflow software tussen je bestaande applicaties. Die nieuwe Workflow software moet leren samenwerken met de andere reeds in gebruik zijnde applicaties. Die samenwerkingsfase noemen we de ‘implementatie’ en dat proces vraagt nu eenmaal maatwerk.
Maatwerk voor wensen
Je zal merken, of daar vast al ervaring mee hebben, dat op maat gemaakte oplossingen specifieke uitdagingen aanpakken, waardoor ze precies passen bij de wensen en eisen die jouw organisatie juist zo uniek maakt. Dat is een aanpak die een tegenstelling met generieke software heeft. Deze op maat gemaakte aanpak verbetert de productiviteit door routinematige taken te automatiseren, tijd te besparen en fouten te verminderen voor een soepelere werking. Met de implementatie van workflow kies je voor een aanpak die is gebaseerd op jouw unieke wensen. Die aanpak zal met de je een duidelijker pad naar succes leveren.